Ma carrière avec l’Organisation des Nations Unies a commencé en 2008, lorsque j’ai rejoint la Mission des Nations Unies au Timor oriental en tant que spécialiste de la gestion de l’information (adjoint de première classe) au sein de l’équipe chargée des enquêtes sur les infractions graves (SCIT). L’équipe de gestion de l’information de la SCIT jouait un rôle essentiel dans le soutien aux enquêteurs et aux juristes en leur fournissant au moment opportun des renseignements complets. Comme la procédure judiciaire se fonde sur les éléments de preuve, mon équipe avait un rôle crucial à jouer en veillant à ce qu’une abondante documentation soit compilée de façon efficace et soit facilement disponible aux enquêteurs.

Afin de soutenir efficacement la SCIT, nous avons mis en place un système de gestion de base de données en texte intégral qui permet aux utilisateurs d’effectuer des recherches plus souples. Alors que le système précédent était limité soit à des recherches par domaine ou à des recherches à l’aide de métadonnées, le nouveau système combine les recherches à l’aide de métadonnées et la recherche dans les contenus pour mieux répondre aux besoins de nos utilisateurs. Une fois ce système déployé, notre équipe a pu mieux se concentrer sur l’organisation, la mise à jour, l’enrichissement et l’affinement des champs de métadonnées pour obtenir des résultats plus précis.

Mon équipe a également été chargée de coordonner la traduction de tous les documents dans les trois langues utilisées par la mission, l’anglais, le portugais et le tétum. Notre travail nous a permis d’interagir avec différentes catégories d’experts techniques, allant des traducteurs jusqu’aux experts en technologies de l’information. Travailler avec tant de spécialistes dans le cadre dynamique de la mission était à la fois stimulant et gratifiant.

Après ma première expérience au sein de l’Organisation au Timor oriental, j’ai occupé le poste de chef de la gestion de l’information auprès de la Mission des Nations Unies au Libéria (MINUL). Mon équipe est chargée de gérer les dossiers et d’assurer les services d’archivage, de correspondance interne et de reproduction, de façon à fournir aux composantes de la mission un soutien efficace qui leur permette de s’acquitter au mieux des responsabilités qui leur sont dévolues. Nous nous penchons ensemble sur les meilleures pratiques en matière de gestion et d’élimination des documents accumulés, sur la base de délais de conservation établis par le département des opérations de maintien de la paix.

Pour appliquer les politiques relatives à la gestion des dossiers dans l’ensemble de la mission, mon équipe a créé un réseau de coordonnateurs de gestion de dossiers qui reçoivent une formation à cet effet et sont certifiés. Mon bureau fournit une assistance technique pendant le transfert de dossiers. Les collègues sont invités à transférer régulièrement les dossiers semi-actifs ou inactifs à notre centre de gestion de dossiers afin de réduire les risques de perte de données ou l’endommagement des dossiers. Des visites régulières sont menées dans l’ensemble de la mission pour évaluer la gestion des dossiers et veiller à la mise en œuvre des politiques et des meilleures pratiques en matière de gestion de dossiers. Cela nous permet d’identifier très vite les problèmes et d’adopter promptement des mesures correctives.

Les opérations de paix sont actuellement en train de remplacer les dossiers sur support papier par des alternatives électroniques de gestion de l’information, ce qui non seulement permet d’améliorer la productivité grâce à la technologie, mais aussi de réaliser des économies tout en préservant l’environnement. Nous avons donc mis au point une plate-forme pour la mission ou un COSMOS, un système intégré de gestion de contenu, offrant des fonctionnalités normalisées et simplifiées pour la gestion des documents et des dossiers. 

Au fur et à mesure que l’exploitation des fonctions relatives à la gestion de l’information s’informatise Au fur et à mesure que l’exploitation des fonctions relatives à la gestion de l’information s’informatise