vacance de poste

Intitulé publication: ADMINISTRATIVE OFFICER, P3
Intitulé code d’emploi: ADMINISTRATIVE OFFICER
Département / Bureau: Office des Nations Unies à Nairobi
Lieu d'affectation: NAIROBI
Période de candidature: 29 août 2018 - 12 octobre 2018
No de l’appel á candidature: 18-Administration-UNON-101308-R-Nairobi (X)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

L’Office des Nations Unies à Nairobi (ONUN) est le siège de l’ONU en Afrique et le Bureau de représentation du Secrétaire général. Il appuie la mise en œuvre des programmes du Programme des Nations Unies pour l’environnement (PNUE) et du Programme des Nations Unies pour les établissements humains (ONU-Habitat) au niveau mondial, ainsi que d’autres bureaux des Nations Unies au Kenya, en fournissant des services administratifs, de conférence et d’information (www.unon.org). Le poste à pourvoir relève du Groupe de la traduction contractuelle, qui relève de la Section de l’appui aux conférences de la Division des services de conférence de l’ONUN. Sous la supervision du chef de la Section de l’appui aux conférences et dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le (la) titulaire du poste s’acquitte des fonctions ci-après.

Responsabilités

• Diriger la préparation et l’exécution du programme de travail, en veillant à ce que les ressources soient utilisées pour exécuter les activités conformément au programme de travail du Groupe. • Définir les objectifs et collaborer avec les groupes linguistiques en vue d’améliorer la mise en oeuvre des procédures de travail, les systèmes de communication de l’information et l’utilisation rationnelle des ressources. • Coordonner efficacement les mesures relatives à l’administration de la traduction contractuelle en assurant l’application cohérente des règles et procédures de l’ONU. • Superviser les questions et les pratiques en matière de gestion financière et de l’information de gestion adoptées par l’équipe de direction ou le groupe, et donner aux collègues des orientations à ce sujet. • Suivre et examiner le programme de travail en évaluant, périodiquement ou ponctuellement, l’état d’avancement des tâches effectivement exécutées par rapport au programme. Coordonner l’établissement de rapports sur le programme. • Superviser l’administration quotidienne des services contractuels externalisés. • Organiser, en étroite coopération avec les chefs des groupes de traduction, la sélection de traducteurs indépendants qui seront inclus dans le fichier et tenir à jour le fichier des traducteurs contractuels. • Fournir les outils nécessaires aux traducteurs contractuels et coordonner les rapports d’évaluation et veiller à ce que les clients reçoivent les informations dont ils ont besoin. • Élaborer et lancer le processus de passation de marchés pour retenir les services d’agences contractuelles, au besoin, et superviser le paiement des prestataires de services et contrôler et vérifier les paiements. • Contrôler l’utilisation des fonds prévus pour la traduction contractuelle et compiler les rapports pertinents. • Veiller à ce que les procédures établies soient mises en œuvre afin de s’assurer que les contrôles de gestion financière et comptables sont conformes à la politique et les pratiques de l’Organisation des Nations Unies. • Collaborer avec les principaux clients afin de faciliter l’élaboration, la mise en œuvre et l’évaluation du programme de travail qui lui est assigné ; suivre et analyser certains aspects de l’élaboration et de la mise en œuvre du programme de travail ; examiner les documents et rapports pertinents ; déterminer les problèmes et questions à régler et proposer des solutions ; entretenir des rapports avec les parties concernées ; déterminer les mesures de suivi à prendre et surveiller leur mise en œuvre. • Superviser l’établissement des rapports d’exécution, de manière régulière et à la demande de la direction ; réaliser des études sur les procédures et les conditions d’emploi des traducteurs contractuels, en concertation avec d’autres lieux d’affectation, et faire des recommandations aux chefs de section ou de groupe ; entretenir des contacts étroits avec ses homologues dans d’autres lieux d’affectation pour mettre en place et entretenir un service contractuel efficace dans le cadre de la gestion intégrée des services de conférence à l’échelle mondiale. • Encadrer des collaborateur(trice)s, selon que de besoin. • S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.

Compétences

•Professionnalisme : connaître les politiques et procédures en matière d’administration, de budget, de finances et de ressources humaines ; appliquer les règles et règlements administratifs de l’ONU dans des situations professionnelles et appliquer les règles et règlements régissant les services linguistiques contractuels. Posséder les compétences théoriques et les facultés d’analyse et d’évaluation nécessaires pour effectuer des recherches et des analyses en toute indépendance ; circonscrire les questions, formuler des avis ainsi que des conclusions et des recommandations. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise ; prendre la responsabilité de transversaliser la problématique femmes-hommes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.
•Aptitude à planifier et à organiser : définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
•Souci du client : considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ; suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tenir les clients informés de l’avancement des projets ; tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
•Sens des responsabilités : assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ; livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation ; soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ; prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.

Formation

Diplôme universitaire du niveau du master dans le domaine de la gestion de la documentation, la gestion des contrats, la gestion d’entreprises ou dans une discipline apparentée. À défaut, diplôme universitaire du premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente.

Expérience professionnelle

Au moins cinq années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans l’administration, les ressources humaines, la gestion de la documentation, la gestion des contrats ou dans un domaine connexe. Une expérience de la passation des marchés dans le domaine des services linguistiques ; la gestion et l’administration des contrats ; ou les ressources humaines est exigée. Avoir déjà appliqué les règles et règlements régissant la soumission et le traitement des documents officiels est souhaitable. D’excellentes compétences en informatique et une connaissance pratique d’un progiciel de gestion intégré sont exigées.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est exigée. La connaissance d’autres langues officielles de l’ONU est souhaitable.

Méthode d'évaluation

Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à participer à une évaluation puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.

Notice spéciale

Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale d’un an renouvelable. Les fonctionnaires sont soumis(es) à l’autorité du (de la) Secrétaire général(e), qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils (elles) sont censé(e)s changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tenant à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes, les candidatures de femmes sont fortement encouragées. Il est vivement recommandé à tou(te)s les candidat(e)s de postuler en ligne aussitôt que possible après la publication de l’avis de vacance de poste et bien avant la date limite indiquée. Un accusé de réception sera envoyé à tou(te)s les candidat(e)s qui auront donné leur adresse électronique. Si vous ne recevez pas un tel accusé de réception dans les 24 heures, il se peut que votre candidature n’ait pas été bien reçue. Au besoin, veuillez renvoyer votre candidature. Si le problème persiste, veuillez demander une assistance technique en cliquant sur le lien « Besoin d’aide ? » dans Inspira.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Aucun candidat ne sera pris en considération par l'ONU s’il s'est rendu coupable de violation du droit international des droits de l'homme ou du droit international humanitaire, d'exploitation sexuelle, d'atteinte sexuelle ou d'infraction autre qu'une infraction mineure au code de la route, ou s'il existe des motifs raisonnables de croire que le candidat a été impliqué dans la commission de l'un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait de profiter ou de tenter de profiter d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L'expression « atteinte sexuelle » désigne toute intrusion physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle intrusion.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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