vacance de poste

Intitulé publication: Programme Management Assistant, G5
Intitulé code d’emploi: Assistant à la gestion des programmes
Département / Bureau: Programme des Nations Unies pour l'environnement
Lieu d'affectation: MANAMA
Période de candidature: 06 juin 2019 - 05 juillet 2019
No de l’appel á candidature: 19-Programme Management-UNEP-117279-R-Manama (X)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

The United Nations Environment Programme (UN Environment) is the leading global environmental authority that sets the global environmental agenda, promotes the coherent implementation of the environmental dimension of sustainable development within the United Nations system and serves as an authoritative advocate for the global environment. This position is located in the UN Environment / West Asia office in Manama, Bahrain. Under the direct supervision of the Programme Management Officer, and the overall direction of the Regional Director, the Programme Management Assistant will be responsible for the following duties:

Responsabilités

Programme Management: Assist in the coordination of programme and project planning and preparation work for projects, activities and legal instruments of West Asia Office; Monitor status of project proposals, legal instruments and receipts of relevant documentation for review and approval. Compiles, summarizes, and presents basic information,projects data or related topics or issues. Review project documents, legal instruments, contracts, especially cost plans/budgets, for completeness and compliance with relevant rules and procedures prior to submission for final approval and signature; identifies inconsistencies; distributes project documents to relevant parties upon approval, as appropriate. Budget Management: Review budget revisions; verifies availability of funds; ensures necessary approval and entry in computerized budget system. Serve as focal point for administrative coordination of programme/project implementation activities, involving extensive liaison with a diverse organizational units to initiate requests, obtain necessary clearances, process and follow-up on administrative actions, e.g. recruitment and appointment of personnel, travel arrangements, training/study tours, authorization of payments, disbursement of funds, procurement of equipment and services, etc. Compile, summarizes and enters data on project delivery; drafts related status reports, identifying shortfalls in delivery, budget overruns, etc., and brings to the attention of management. Draft correspondence on budget-related issues and prepares and updates periodic reports, briefing notes, graphic and statistical summaries, accounting spreadsheets, etc. General Office functions: Provide general office assistance; responds to complex information requests and inquiries; reviews, logs and routes incoming correspondence; sets up and maintains files/records; organizes meetings, workshops; handles routine administrative tasks, such as maintaining attendance records, assessing telephone billing, etc. Provide guidance/training to new/junior staff and peers. Performs other duties as assigned

Compétences

Professionnalisme (sans aptitude à transversaliser la problématique femmes-hommes) :
Professionnalisme : Connaissance des […]. Aptitude à […]. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du Sujet. Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer Les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés. Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Persévérer face aux obstacles et aux difficultés. Garder son calme dans les situations de crise. [Ajoutez aptitude à transversaliser la problématique femmes-hommes ici].

Aptitude à transversaliser la problématique femmes-hommes pour les postes des classes GS et des catégories connexes :
[Professionnalisme]. Volonté de réaliser l’objectif de l'égalité des genres en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans toutes les activités.

Aptitude à transversaliser la problématique femmes-hommes pour les postes des classes P-1 à P-4 et pour les postes d’administrateur recruté sur le plan national :
[Professionnalisme]. Prendre la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.

Aptitude à transversaliser la problématique femmes-hommes pour les postes des classes P-5 et supérieures (lorsque les qualités de chef ne sont pas requises) :
[Professionnalisme]. Prendre l’initiative et la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités; faire la preuve d’une bonne connaissance des stratégies visant à équilibrer les effectifs masculins et féminins et manifester la volonté d’atteindre cet objectif.

Aptitute à la communication : S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit. Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient. Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue. Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse. Partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.
Esprit d’équipe : Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation. Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui. Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel. Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre. Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitute à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues. Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier
les priorités en fonction des besoins. Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien. Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification. Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu. Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose
Sens de responsabilités : Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements. Livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité Se conformer aux règles et procédures de l’Organisation. Soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées. Prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.

Souci du client : Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue. Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre. Suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes. Tenir les clients informés de l’avancement des projets. Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
Créativité : S’employer activement à améliorer les programmes ou services. Proposer des solutions novatrices afin de résoudre les problèmes ou de répondre aux besoins des clients. Promouvoir des idées nouvelles et amener autrui à s’y intéresser. Prendre des risques calculés en misant sur des formules qui sortent de l’ordinaire; oser ne pas suivre les sentiers battus. S’intéresser aux idées et aux démarches nouvelles. Ne pas être prisonnier des opinions et solutions toutes faites.

Ouverture à la technologie : Se tenir au fait de l’innovation technologique. Comprendre les avantages et les inconvénients que présente la bureautique. S’employer activement à appliquer la technologie aux tâches qui s’y prêtent. Etre disposé à s’initier aux technologies nouvelles.
Volonté de perfectionnement : Se tenir au fait de l’évolution de sa propre profession/spécialité. S’employer activement à progresser, sur les plans tant professionnel que personnel. Contribuer à l’apprentissage de ses collègues et subordonnés. Etre disposé à apprendre d’autrui. Se tenir au courant de la façon dont son apport est perçu afin d’apprendre et de se perfectionner.

Hauteur de vues : Discerner les problèmes, les créneaux et les risques stratégiques. Faire bien comprendre les liens existant entre la stratégie de l’Organisation et les objectifs plus limités du service. Définir et faire prévaloir une orientation générale qui emporte l’adhésion de ses collègues. Faire partager sa conviction au sujet des possibilités futures.

Qualités de chef : Servir de modèle à son entourage. Armer chacun des membres de son équipe des atouts nécessaires pour atteindre les objectifs visés. S’employer avec dynamisme à mettre au point les stratégies opérationnelles requises. Etablir et entretenir des relations très diverses afin de comprendre les besoins et de s’assurer des appuis. Prévoir les conflits et s’efforcer de les résoudre à l’amiable. S’investir dans le changement et le progrès; ne pas se cantonner dans le statu quo. Avoir le courage de prendre des positions impopulaires. Prendre l’initiative et la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités; faire la preuve d’une bonne connaissance des stratégies visant à équilibrer les effectifs masculins et féminins et manifester la volonté d’atteindre cet objectif.

Qualités de chef : Servir de modèle à son entourage. Armer chacun des membres de son équipe des atouts nécessaires pour atteindre les objectifs visés. S’employer avec dynamisme à mettre au point les stratégies opérationnelles requises. Etablir et entretenir des relations très diverses afin de comprendre les besoins et de s’assurer des appuis. Prévoir les conflits et s’efforcer de les résoudre à l’amiable. S’investir dans le changement et le progrès; ne pas se cantonner dans le statu quo. Avoir le courage de prendre des positions impopulaires.

Responsabilisation des subordonnés : Déléguer, exposer clairement ce que l’on attend de ses collaborateurs et leur donner toute la latitude voulue. Encourager chacun à se fixer des objectifs ambitieux. Exiger de chacun qu’il réponde des résultats obtenus dans son domaine de responsabilité. Apprécier à leur juste valeur l’apport et la compétence de chacun. Témoigner de son appréciation et récompenser les résultats et
l’effort. Faire participer chacun à la prise des décisions qui le concernent.

Suivi du comportement professionnel : Déléguer les pouvoirs, l’autorité et la compétence requis à ses subordonnés. Veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la chaîne hiérarchique soient clairs pour tous.Estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et tirer le meilleur parti des compétences. Suivre l’avancement du travail au regard des échéances. S’entretenir régulièrement avec ses subordonnés des résultats qu’ils obtiennent, leur faire savoir comment leur apport est perçu et leur donner les conseils nécessaires. Encourager le risque et soutenir la créativité et l’initiative. Appuyer activement les aspirations professionnelles de ses collaborateurs. Faire preuve de justice dans la notation.

Aptitude à donner confiance : Créer le climat voulu pour que chacun puisse s’exprimer et agir sans crainte de rétorsion. Diriger de façon cohérente et prévisible. Jouer la carte de la transparence. Faire confiance à ses collègues et subordonnés ainsi qu’aux clients. Reconnaître le mérite. Donner suite aux décisions convenues. Traiter avec doigté l’information délicate ou confidentielle.

Sûreté de jugement/aptitude à dédider : Discerner les éléments clefs dans les situations complexes et aller rapidement au coeur du problème. Recueillir toute l’information nécessaire avant de prendre une décision. S’interroger sur l’incidence à la fois bénéfique et préjudiciable que les décisions peuvent avoir avant de se déterminer. Ne prendre de décisions qu’après en avoir mesuré les conséquences pour autrui et pour l’Organisation. Ne proposer de lignes d’action ou formuler de recommandations qu’en toute connaissance de cause. Vérifier les hypothèses en les confrontant aux faits. S’assurer que les dispositions qu’il est envisagé de prendre répondent aux besoins explicitement ou implicitement exprimés. Savoir prendre des décisions douloureuses quand les circonstances l’exigent.

Formation

High school diploma, or equivalent. Certification or training in the field of project management, budget and finance and/or any related fields is an asset.

Expérience professionnelle

A minimum of five years of experience in programme or project administration, technical cooperation or related area is required. Experience in budget, finance aor human resources management is an advantage.

Connaissances linguistiques

English and French are the two working languages of the United Nations Secretariat. For this post, fluency in English (both Oral and written) is required. Fluency in Arabic is
required. Knowledge of another UN language is an asset.

Méthode d'évaluation

Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview.

Notice spéciale

This position is funded for an initial period of one year and may be subject to extension. Appointment against this post is on a local basis. External candidates will be considered only when no suitable internal candidate from the duty station is identified. The candidate is responsible for any travel expenses incurred in order to take-up the appointment. Staff members are subject to the authority of and assignment by the Secretary-General. All staff are expected to move periodically to new functions in their careers in accordance with established rules and procedures. 1. All applicants are strongly encouraged to apply on-line as soon as possible after the job opening has been posted and well before the deadline stated in the job opening. On-line applications will be acknowledged where an email address has been provided. 2. If you do not receive an e-mail acknowledgement within 24 hours of submission, your application may not have been received. In such cases, please resubmit the application, if necessary. If the problem persists, please seek technical assistance through the Inspira "Need Help?" link.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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