Job Opening

Posting Title: Transport assistant ( administration)
Department/Office: United Nations Verification Mission in Colombia
Duty Station: BOGOTA
Posting Period: 31 October 2019 - 10 November 2019
Job Opening Number: 19-United Nations Verification Mission in Colombia-125772-Individual Contractor
Staffing Exercise N/A
United Nations Core Values: Integrity, Professionalism, Respect for Diversity
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Result of Service

Lleva a cabo su trabajo conforme a métodos establecidos

• Cumple las metas y cronogramas de entrega de productos o servicios
• Acoge el aumento de responsabilidades y se desafía a sí mismo para sobresalir
• Asume la responsabilidad por los resultados de su propio trabajo
• Entrega resultados siempre que no haya obstáculos importantes; sigue reglas y
procedimientos
• Busca oportunidades para mejorar el desempeño en su área específica de experiencia o
ámbito de control.

Work Location

Bogota,Colombia

Expected duration

6 meses con posibilidad de extender 3 meses.

Duties and Responsibilities

ESTA CONVOCATORIA ESTÁ ABIERTA SOLO PARA NACIONALES COLOMBIANOS

PROPÓSITO DEL PUESTO:

Bajo la dirección y supervisión de la jefa de la Unidad de Transporte, el/la Asistente de Transporte Administrativo(a) desempeñará las siguientes funciones:

• Apoyo general de orden Administrativo y secretarial dentro de la unidad de Transporte.
• Tramitación de documentación financiera (documentos de apoyo, facturas, minutas, memorándums internos) según la estructura de aprobación vigente y mantener un sistema de control interno para los gatos, asegurando que las solicitudes de pago sean procesadas y completas.
• Responsable de la caja menor de la oficina y el correcto manejo de recibos, comprobantes y efectivo.
• Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados para la oficina.
• Apoya en la planificación de conferencias, viajes, logística de eventos de la unidad de transporte.
• Coordinar los procesos administrativos y términos de referencia para la adquisición de equipos, material de la oficina, pago de servicios y otros (cotizaciones, cuadros comparativos, contratos.)
• Participa en el desarrollo de la unidad de transporte / sección anual de presupuesto.
• Participa en el desarrollo de la unidad de transporte / procedimientos de operación de la sección.
• Participa en las actividades de capacitación para mejorar la capacidad de los miembros del personal internacional y nacional.
• Monitores de desempeño contractual de proveedores y verifica las facturas financieras.
• Llevar el registro de ausencias y vacaciones actualizado mensualmente (Monthly Leave Report) para el equipo de la unidad de transporte.
• Analiza las solicitudes de transporte y lleva a cabo la planificación de rutas y reconocimiento.
• Elabora y difunde información acerca de servicios y transporte medios de transporte disponibles para los clientes para garantizar la eficaz y la utilización máxima utilización de los recursos del vehículo y el conductor asegura que todo el personal de la misión es consciente de los servicios a su disposición y también de los cambios que se producen.
• Coordina la prestación de servicios de transporte de ad-hoc para satisfacer todos los requisitos incluyendo el movimiento de personal y equipo para fines de aplicación del operativo.
• Realiza otras tareas afines según sea necesario.

Qualifications/special skills

Educación: Se requiere diploma en educación secundaria o equivalente. Certificado técnico o Profesional en Ciencias Administrativas y logísticas (deseable)

Experiencia: Mínimo 3 años de experiencia general en temas administrativos. De los cuales, al menos 2 años deben ser en seguimiento financiero a presupuestos y al menos 1 en temas administrativos y Logísticos.

Conocimiento:
Requerido: Buen manejo de herramientas informáticas (Word, Excel, Power Point)
Requeridos: Habilidades en la redacción de documentos.

Idioma:Español hablado y escrito, Deseable: Inglés avanzado

Additional Information

Se requiere una licencia de conducir válida.

No Fee

THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.

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