vacance de poste

Intitulé publication: TEAM ASSISTANT, G4
Intitulé code d’emploi: Assistant d'équipe
Département / Bureau: Département des affaires économiques et sociales
Lieu d'affectation: INCHEON CITY
Période de candidature: 12 novembre 2019 - 26 novembre 2019
No de l’appel á candidature: 19-Administration-DESA-126682-R-Incheon City (E)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

The position is located in the Department of Economic and Social Affairs (DESA), Division for Sustainable Development Goals (DSDG), Office for Sustainable Development, in the city of Incheon, Republic of Korea. The Division for Sustainable Development, under the Department of Economic and Social Affairs, provides leadership in promoting and coordinating implementation of the sustainable development agenda of the United Nations and serves as secretariat to the High-level Political Forum on Sustainable Development which was established following the Rio+20 Conference and GA resolutions 66/288 and 67/290. For more information, please visit our website at http://sustainabledevelopment.un.org/about.html. You may also wish to visit the website of the UNOSD at http://www.unosd.un.org. The Team Assistant reports directly to the Senior Development Management Expert.

Responsabilités

Under the guidance and supervision of the Sustainable Development Management Expert and within limits of delegated authority, the Team Assistant will be responsible for the following duties:

1.Performs a wide range of office support and administrative support functions; provides direct assistance to the Head of the United Nations Office for Sustainable Development;

2.Monitors status of expenditures and allotments through Umoja, records variations, and updates budget tables; Reviews status of relevant expenditures and compares with approved budget; Reviews requisitions for goods and services to ensure (a) correct objects of expenditure have been charged and (b) availability of funds; Assists in the preparation of budget performance submissions and budget revisions; Prepares statistical tables and standard financial reports.

3.Ensures proper technical set-up for meeting, workshops, and conferences, including among others, PC/projector, cameras for video or Skype calls, wifi.

4.Operates and maintains a variety of office equipment in the performance of basic office functions, e.g. photocopier, facsimile, printer, scanner; Photocopies a variety of documents and other materials.

5.Screens phone calls and visitors; responds to moderately complex information requests and inquiries (e.g. answers requests requiring file search), and as necessary, refers inquiries to appropriate personnel for handling; Provides secretarial, administrative and logistics support to meetings including boards, committees and conferences.

6.Assists in the maintenance of websites by scanning, converting and posting a variety of documents onto the site; Assists in the preparation of presentation materials using appropriate technology/software.

7.Maintains calendar/schedules; monitors changes and communicates relevant information to appropriate staff inside and outside the Office. Reviews, records, distributes and/or processes mail and other documents; follows-up on impending actions.

8.Updates and maintains distribution lists; monitors, prepares and distributes various materials, reports, where possible using electronic formats; handles arrangement for printing and translation as necessary; coordinates shipment arrangements, including courier services.

9.Performs general administrative tasks (e.g. leave and attendance recording, arrangements for meetings and other events, reservations, budget follow-up), to include preparing and/or processing administrative requests/documents (e.g. requisitions, purchase orders, travel requests, contracts, expenditure authorizations, visa applications).

10.Maintains files (both paper and electronic) and databases for the Office.

11.Performs other duties as assigned.

Compétences

•PROFESSIONALISM: Knowledge of general office and administrative support including administrative policies, processes and procedures. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations

•PLANNING& ORGANIZING: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

•TEAMWORK: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.

Formation

High school diploma or equivalent. Secretarial and/or office management/executive assistance training/courses are desirable. Must have passed the United Nations Global General Service Test (GGST) at Headquarters or an equivalent locally-administered test at Offices Away from Headquarters.

Expérience professionnelle

Minimum of 2 years experience in general office support or related area

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in oral and written English and Korean is required. Knowledge of another official United Nations language is desirable.

Méthode d'évaluation

Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview.

Notice spéciale

This JO refers to a capacity development project position. The initial appointment is for one year and it is subject to availability of funds. Annual renewal of the appointment is subject to continuation of the project’s mandate, priorities, and availability of funds. Staff members are subject to the authority of the Secretary-General and to assignment by him or her. In this context, all staff are expected to move periodically to new functions in their careers in accordance with established rules and procedures. The United Nations as a Secretariat is committed to achieving 50/50 gender balance in its staff. Female candidates are strongly encouraged to apply for this position.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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