vacance de poste

Intitulé publication: TRAVEL ASSISTANT, G5 (Temporary Job Opening)
Intitulé code d’emploi: Assistant chargé des voyages
Département / Bureau: Centre de services régional d'Entebbe
Lieu d'affectation: ENTEBBE
Période de candidature: 23 janvier 2020 - 03 février 2020
No de l’appel á candidature: 20-Administration-RSCE-130510-J-Entebbe (M)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

This position is located in the Regional Service Centre Entebbe (RSCE). The Travel Assistant at this level reports to the Chief of Unit.

Responsabilités

Within delegated authority, the Travel Assistant will carry out the following duties:

• Calculates airfare and avail itineraries based on information from the GDS and work closely with travel management companies contracted by United Nations Secretariat.

• Process Travel Requests, expense reports and shipment requests as required for all travel types.

• Calculates airfare for requested destinations, lump sum; and costs for shipment of personal effects.

• Provides information to staff and consultants on the most direct and economical route, and plans routings and itineraries plus the most economical airfare rates for such travel as permitted by the rules and regulations.

• Provides information on rates and travel schedules for specific itineraries. Advises on travel issues. Replies to queries to clients.

• Contacts airlines or travel agency to make reservations at least expensive fares, and requests issuance of tickets.

• Arrange tickets and cargo space for repatriation of human remains; Arrange tickets for medical evacuation.

• Advises substantive offices, travelers and other relevant staff of arrival information, requesting arrangements to be made accordingly for traveler.

• Responds to queries received from Client Service Pillar under the escalation mechanism assigned for specific action related to travel transaction processing.

• Review entitlement travel details as approved by HR partner to reconfirm compliance with travel policy.

• Processes entitlement travel as requested by Client Missions and RSCE.

• Perform other duties as and when required by the Supervisor.

Compétences

• Professionalism: Assists in the arrangements for official travel and transportation for all personnel serving in the RSCE and its Client Missions in prompt/timely settlement of expense reports. Assists in providing travel-related information to all staff members. Takes action on the more complex travel cases and related issues with a view towards minimal cost to the RSCE. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Takes responsibility for incorporating gender perspectives and ensuring the equal participation of women and men in all areas of work.

• Teamwork: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.

• Client Orientation: Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view; Establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; Identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; Monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; Keeps clients informed of progress or setbacks in projects; Meets timeline for delivery of products or services to client.

Formation

• High school diploma or equivalent is required. An additional qualification in travel is desirable.

Expérience professionnelle

• A minimum of five (5) years of progressively responsible experience in travel administration or related area is required.
• Experience working in travel administration including international travel and transportation requirements, travel fare construction, routings, travel reimbursement and shipping practices or related area in within an international organization or non-governmental organization - in a conflict or post-conflict setting is required.
• Experience with airline reservation systems (SABRE/ AMADEUS/APOLLO/GALILEO) and web-based applications such as Enterprise Resource Planning system (ERP) or equivalent in an international setting is desirable.
• Experience in a shared service center is desirable.

Connaissances linguistiques

• English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in oral and written English is required.
• Knowledge of another official United Nations language is an advantage.

Méthode d'évaluation

Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by a competency-based interview.

Notice spéciale

THE POSITION IS OPEN TO NATIONALS OF UGANDA AND LEGAL RESIDENTS OF UGANDA ONLY

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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