vacance de poste

Intitulé publication: TEAM ASSISTANT, G4 (Temporary Job Opening)
Intitulé code d’emploi: Assistant d'équipe
Département / Bureau: Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de l'homme
Lieu d'affectation: GENEVA
Période de candidature: 08 mai 2020 - 14 mai 2020
No de l’appel á candidature: 20-Administration-OHCHR-135627-J-Geneva (X)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

This position is located in the Middle East and North Africa Section of the Field Operations and Technical Cooperation Division of the Office of the High Commissioner for Human Rights. The incumbent reports to the Chief of the Middle East and North Africa Section.

Responsabilités

Within delegated authority, the Team Assistant will be responsible for the following duties:
•Performs a wide range of office
support and administrative functions. •Responds or drafts responses to routine correspondence
and other communications; uses standard word processing package to produce a wide variety
of large, complex documents and reports. •Monitors processes and schedules related the unit's
outputs, products, tasks, etc.; where applicable, assists in the verification of receipt and
accuracy of requisite documents, approvals, signatures, etc. to ensure compliance with
relevant legal, financial and other requirements. •Researches, compiles and organizes
information and reference materials from various sources for reports, work plans, studies,
briefings, meetings/conferences, etc. •Generates a variety of standard statistical and other
reports, work orders, etc., using various databases. •Proofreads documents and edits texts for
accuracy, grammar, punctuation and style, and for adherence to established standards for
format. •Screens phone calls and visitors; responds to moderately complex information
requests and inquiries (e.g. answers requests requiring file search, etc.), and as necessary,
refers inquiries to appropriate personnel for handling. •Provides secretarial, administrative and
logistics support to meetings, boards, committees, conferences, etc. •Assists in the
maintenance of websites by scanning, converting and posting a variety of documents onto the
site. •Assists in the preparation of presentation materials using appropriate
technology/software. •Maintains calendar/schedules; monitors changes and communicates
relevant information to appropriate staff inside and outside the immediate work unit. •
Performs data entry and extraction functions. •Reviews, records, distributes and/or processes
mail and other documents; follows-up on impending actions. •Updates and maintains large
distribution lists; monitors, prepares and distributes various materials, reports, where possible
using electronic formats; handles arrangement for printing and translation as necessary;
coordinates shipment arrangements, courier services, etc. •Performs general administrative
tasks (e.g. leave and attendance recording, arrangements for meetings and other events,
reservations, budget follow-up, etc.), to include preparing and/or processing administrative
requests/documents (e.g. requisitions, purchase orders, travel requests, contracts, expenditure
authorizations, visa applications, etc.).•Maintains files (both paper and electronic) and
databases for work unit. •Assists in providing software and office equipment support. •
Provides guidance to less experienced staff on general office processes and procedures,
computer applications, etc. •Performs other duties as assigned.

Compétences

PROFESSIONALISM: Knowledge of general office and administrative support including administrative policies, processes and procedures. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work. Takes responsibility for incorporating gender perspectives and ensuring the equal participation of women and men in all areas of work.

COMMUNICATION: Speaks and writes clearly and effectively; listens to others, correctly interprets messages from others and responds appropriately; asks questions to clarify, and exhibits interest in having two-way communication; tailors language, tone, style and format to match audience; demonstrates openness in sharing information and keeping people informed.

TEAMWORK: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others' ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team short comings.

Formation

High school diploma or equivalent.

Expérience professionnelle

At least three (3) years of administrative experience is required.
One (1) year experience within the United Nations Common System is desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in English (both oral and written) is required. Knowledge of another UN official language is desirable.

Méthode d'évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.

Notice spéciale

•Ce poste n’est vacant que pour une période provisoire s’achevant le [date]. Si le candidat sélectionné est un fonctionnaire du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies, il s’agira d’une affectation temporaire.

• Si cette affectation temporaire peut permettre au candidat sélectionné d’acquérir de l’expérience, elle ne porte que sur une période limitée et ne préjuge en rien de la sélection du futur titulaire du poste.

• Selon les modalités de financement du poste à pourvoir, le droit de faire acte de candidature pourrait être limité aux candidats basés dans le lieu d’affectation concerné.

• Pour cette vacance de poste temporaire, le droit de faire acte de candidature pourrait être limité aux « candidats internes », qui ont été recrutés à l’issue d’un concours, dont les modalités sont prévues par la disposition 4.16 du Règlement du personnel, ou d’une procédure de sélection sanctionnée par un organe central de contrôle, comme prévu par la disposition 4.15 dudit Règlement.

• Les fonctionnaires des organisations appliquant le régime commun des Nations Unies qui atteindront l’âge réglementaire de départ à la retraite au cours de la période considérée ne peuvent pas se porter candidats.Le fait de faire acte de candidature ou d’être sélectionné pour cette vacance de poste temporaire est sans effet sur l’âge réglementaire de départ à la retraite, cette date ne pouvant être repoussée.

•Les retraités ayant dépassé l’âge de départ obligatoire à la retraite qui souhaitent être considérés pour cet emploi temporaire, doivent sélectionner “départ à la retraite” pour le motif de leur depart. Les retraités ne peuvent être employés par l’Organisation que si les conditions suivantes sont remplies : (a) L’Organisation ne peut faire face à ses besoins opérationnels, aucun fonctionnaire qualifié n’étant disponible pour exercer les fonctions considérées; (b) L’engagement proposé n’a pas d’effets préjudiciables sur les perspectives de carrière ou les possibilités de réaffectation d’autres fonctionnaires et constitue un moyen économique et rationnel de répondre aux besoins du service.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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