vacance de poste

Intitulé publication: Assistant au secrétariat, FS5
Intitulé code d’emploi: STENOGRAPHER
Département / Bureau: Mission d'administration intérimaire des Nations Unies au Kosovo
Lieu d'affectation: PRISTINA_ISC
Période de candidature: 24 juin 2020 - 23 juillet 2020
No de l’appel á candidature: 20-Administration-UNMIK-137490-R-Pristina (M)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
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Cadre organisationnel

Ce poste se trouve au Bureau du Représentant spécial du Secrétaire général (SRSG) de la Mission d’administration intérimaire des Nations Unies au Kosovo (MINUK). Le président sortant fera rapport au Représentant spécial du Secrétaire général.

Responsabilités

Sous la supervision directe du SRSG, l’adjoint principal fournit un soutien administratif, de gestion et de secrétariat de haute qualité au SRSG et assure un flux efficace et fluide de travail au sein du bureau du SRSG. Dans les limites des pouvoirs délégués, l’adjoint principal s’acquittera des tâches suivantes : •Prépare et coordonne l’ordre du jour quotidien du SRSG et l’ordre du jour provisoire de ses engagements futurs; •Reçoit et demande des rendez-vous, reçoit des visiteurs de haut rang et coordonne leurs visites avec l’assistant spécial; •Suivi des invitations, des changements de dates et/ou des lieux de réunions et des dates limites pour la présentation de discours, de présentations, de titres de compétences, d’articles de presse, etc.; •Planifier les nominations/réunions en fonction de la charge de travail et des exigences du protocole et préparer les documents pertinents pour ces nominations/réunions; •Informer tout le personnel professionnel compétent des rendez-vous quotidiens et coordonner la présence du personnel nécessaire; •Examiner tous les appels téléphoniques et les demandes de renseignements et les diriger vers les fonctionnaires compétents; •Rendre tous les appels internes et externes pertinents au programme du SRSG et/ou, comme le demande le SRSG; •Organiser toutes les exigences administratives en ce qui concerne le voyage officiel du SRSG
prendre des dispositions en matière de voyage et coordonner toutes les exigences administratives, logistiques et de sécurité, et remettre les documents de voyage pertinents à l’Unité de voyage à la rentrée du SRSG; •Veiller à ce que toutes les parties concernées soient informées des activités prévues du SRSG; •Prévoir les exigences du SRSG en matière de documents d’information et s’assurer que la compilation des documents d’information pour les nominations, les réunions ou les missions est complète et à jour; •Tient un aperçu des travaux du bureau du SRSG afin de s’assurer qu’un soutien administratif en temps opportun est fourni dans les domaines généraux et spécialisés; •Préparer la correspondance et les justifications requises pour les tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans les domaines de responsabilité assignés, conformément au SRSG; •Établir et maintenir un système de dépôt de la correspondance et des dossiers, des ébauches et des dépêches de la correspondance de routine du SRSG, tel qu’il a été indiqué, ainsi que des notes de service de nature administrative; •Fournir un soutien administratif lié au recrutement de personnel pour le Bureau du SRSG; •Surveiller la fréquentation, les congés de maladie et les congés annuels du personnel qui relèvent du SRSG; Renvoyer et mettre en évidence les questions qui nécessitent une attention immédiate du SRSG; •Coordonner le service de secrétariat du bureau, distribuer des affectations spéciales à d’autres membres du personnel de l’unité et une correspondance claire pour la signature du superviseur; •Prenez la dictée, en utilisant un raccourci ou directement sur ordinateur sur une variété de sujets et transcrivez, en veillant à ce que l’orthographe, la ponctuation et le format soient corrects, et, le cas échéant, en maintenant un haut niveau de confidentialité; •Utiliser des dispositifs et de l’équipement crypto pour envoyer et recevoir des câbles de code; •Tenir à jour les fichiers de politique, confidentiels (câbles de code) et de gestion générale; •Effectuer toutes les autres tâches qui peuvent être assignées.

Compétences

Professionnalisme : Capacité d’exercer un large éventail de fonctions administratives, qui devraient inclure le budget/programme de travail, les ressources humaines et la gestion des bases de données; Connaissance des systèmes et des règles du personnel des Nations Unies; Capacité éprouvée de mettre toutes les connaissances ci-dessus au travail, en travaillant indépendamment avec un haut degré de responsabilité; La compétence dans diverses applications MS Office (Excel, Word) et d’autres applications informatiques est requise. Les compétences informatiques, y compris tous les packages et la gestion des bases de données, sont un avantage. Fait preuve de fierté au travail et aux réalisations; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise des sujets; Est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, l’observation des délais et l’obtention des résultats; est motivée par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles; Montre la persistance lorsqu’il est confronté à des problèmes ou des défis difficiles; reste calme dans des situations stressantes; Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives sexospécifiques et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines du travail.
Communication : Parle et écrit clairement et efficacement; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée; pose des questions à clarifier et montre son intérêt à avoir une communication bidirectionnelle; adapte le langage, le ton, le style et le format pour correspondre à l’auditoire; fait preuve d’ouverture dans le partage de l’information et le fait de tenir les gens informés.
Planification et organisation : Élaborer des objectifs clairs qui sont conformes aux stratégies convenues; identifie les activités et les affectations prioritaires; ajuste les priorités au besoin; consacre le temps et les ressources nécessaires à l’achèvement du travail; prévoit les risques et permet des éventualités lors de la planification; surveille et ajuste les plans et les actions au besoin; utilise le temps efficacement.

Formation

Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent est requis. Une formation technique supplémentaire en secrétariat ou en administration est hautement souhaitable.

Expérience professionnelle

Un minimum de huit (8) années d’expérience progressive dans le secrétariat, l’administration ou le domaine connexe travaillant pour un haut fonctionnaire est nécessaire.
Il faut faire l’expérience de travailler au niveau multiculturel et multidisciplinaire.
Au moins cinq (5) années d’expérience de travail dans les opérations sur le terrain en conflit ou après un conflit sont souhaitables.
L’expérience d’exploitation de périphériques cryptographiques pour la gestion de communications confidentielles est souhaitable

Connaissances linguistiques

L’anglais et Français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais (orale et écrite) est requise. La connaissance de base de l’albanais et/ou du serbe est souhaitable.

Méthode d'évaluation

Les candidats déjà placés sur l’une des listes de réserve ne feront pas l’objet d’une nouvelle évaluation, et par conséquent ne seront pas invités à passer d’épreuve ni écrite ni orale.

Notice spéciale

Les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et à l’affectation par lui. Dans ce contexte, on s’attend à ce que tous les employés se déplacent périodiquement vers de nouvelles fonctions au cours de leur carrière, conformément aux règles et procédures établies. Le Secrétariat des Nations Unies s’est engagé à atteindre l’équilibre entre les sexes au niveau 50/50 de son personnel. Les candidates sont fortement encouragées à postuler pour ce poste. La prolongation de la nomination est subordonnée à la prolongation du mandat et/ou à la disponibilité des fonds.

Charte des Nations Unies

Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. (Charte des Nations Unies - Chapitre III, Article 8). Le Secrétariat des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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