vacance de poste

Intitulé publication: PROCUREMENT ASSISTANT, FS5
Intitulé code d’emploi: Assistant aux achats
Département / Bureau: Mission de vérification des Nations Unies en Colombie
Lieu d'affectation: BOGOTA
Période de candidature: 18 juillet 2020 - 16 août 2020
No de l’appel á candidature: 20-Procurement-UNVMC-138472-F-Bogota (M)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

Ce poste se trouve dans la Section des Approvisionnement au sein de la FNUOD (Force des Nations Unies chargée d'observer le dégagement). Le titulaire sera sous la supervision directe du Chef de Section des Approvisionnement.

Responsabilités

Within limits of delegated authority and depending on location, the Procurement Assistant FS-5 will carry out the following duties: (These duties are generic, and may not be performed by all Procurement Assistants FS-5)

•Supervises and provides work direction and guidance to junior procurement assistants and national general service staff; manages and coordinates the activities in his/her unit or area of responsibility.
•Oversees the provision of assistance to requisitioning personnel in preparing scope of work and specifications of goods and services; proposes product substitutions consistent with requirements to achieve cost savings; determines the availability of funding sources.
•Researches the market; recommends potential sources of new procurement; interviews potential suppliers and contractors; proposes new companies for approval by the supervisor for inclusion in the registered vendors list.
•Undertakes vendor evaluation in accordance with the Supply and Procurement Manuals and established procedures; reviews and evaluates the performance of vendors and contractors; identifies any shortcomings; initiates appropriate recommendations to the Supplier Review Committee for suspension and/ or exclusion of those who fail to perform satisfactorily from any further business with the field mission.
•Oversees the verification of invoices received against goods receipts and contracted prices prior to approving the processing of such invoices for payment.
•Revises and clears for the Contracts Officer, presentations received from junior staff for the Local/Headquarters Committee on Contracts (LCC/HCC) for procurement cases involving financial commitments in excess of the delegated monetary ceilings of procurement, for approval by the authorized official; participates in LCC meetings and provides relevant explanations and details to the committee.
•Reviews technical evaluations received from requisitioning offices and advises the designated purchasing staff on the selection of the vendor/bid/offer in accordance with related established financial rules and regulations for submission to respective awarding authority.
•Reviews, revises, and clears purchase orders and contracts received from junior procurement staff, prior to forwarding them for approval by the appropriate senior officer; presents the purchase order and contracts, once approved and obligated, to the successful bidders.
•Supervises the maintenance of relevant internal databases and files; monitors contractual agreements, directs provisioning contracts and inform users affected of contractual rights and obligations.
•Recommends a comprehensive training curriculum; conducts and coordinates courses, demonstrations and workshops; plans further advanced training as evidenced by course feedback.
•Supervises the sale by auction of mission assets which have been written off the inventory and recommended for sale by property survey board action; prepares advertisements; organizes viewing of assets; receives bids; prepares documentation for the opening of bid; coordinates with the relevant section the handover of equipment once payment is made.
•Guides and directs the development and implementation of a documentation filing system which provides transparency; proper record control; security of documentation, particularly sealed bids, which adheres to the standards and procedures outlined within the supply and procurement manuals.
•Performs other duties as required.

Compétences

Professionnalisme : Connaissance des normes d'achats internationalement reconnues et de toutes les phases techniques des achats internationaux et opérations utilisées dans les contrats pour divers produits et services. Connaissance du droit en matière des contrats et de l'expertise dans la gestion des questions complexes relatives aux contrats. Connaissance des méthodes quantitatives pour mesurer la capacité du système des fournisseurs et leur habilité à identifier les sources d'approvisionnement, les tendances du marché et les prix. Aptitude à mettre en forme et à influencer des accords entre les départements demandeurs et les fournisseurs. Aptitude à appliquer l'expertise technique dans la résolution des problèmes. Faire preuve de fierté dans le travail et ses réalisations ; Etre consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et d'achèvement des résultats. Etre motivé par des considérations professionnelles plutôt que personnelles; Faire preuve de persévérance face aux défis et aux difficultés; Garder le calme dans des situations stressantes. Prendre la responsabilité d'intégrer les perspectives de genre et assurer une participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.Sens des responsabilités:
-Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements
-Livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité
-Se conformer aux règles et procédures de l’Organisation
-Soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées
-Prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service

Souci du client:
-Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue
-Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect
-Discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre
-Suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes
-Tenir les clients informés de l’avancement des projets
-Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services

Formation

Diplôme du secondaire ou équivalent.

Expérience professionnelle

A minimum of eight (08) years of progressively responsible professional experience in procurement, contracts management, administration or related area is required.
Experience and certifications (LPE or BI) in ERP such as SAP (Umoja) is desirable.
CIPS Diploma Level 3 is desirable

Connaissances linguistiques

La maîtrise d’une des langues de travail du Secrétariat des Nations Unies, l’anglais (tant à l’oral qu’à l’écrit), est indispensable ; Une connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un atout.

Méthode d'évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.

Notice spéciale

Cet appel à candidature « Recrutement sur la base d'un fichier de candidats présélectionnés » est ouvert uniquement aux candidats figurant déjà dans la liste de candidats présélectionnés qui ont fait l’objet de l’approbation d’un organe central de contrôle des Nations-Unis (CRB). Seuls les candidats inscrits sur la liste pour des fonctions similaires et au même niveau seront considérés éligibles. Les candidats éligibles recoivent un courrier électronique les invitant à candidater. Les candidats présélectionnés sont encouragés à postuler seulement s’ils sont intéressés et sont disponibles à accepter cette position au(x) lieu(s) d’affectation spécifié(s) dans l’appel à candidature. Postuler pour cet appel à candidature implique l'acceptation d'une offre d'emploi si le candidat est "sélectionné".

Charte des Nations Unies

Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. (Charte des Nations Unies - Chapitre III, Article 8). Le Secrétariat des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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