vacance de poste

Intitulé publication: ADMINISTRATIVE ASSISTANT, G6
Intitulé code d’emploi: Assistant à l'administration
Département / Bureau: Programme des Nations Unies pour l'environnement
Lieu d'affectation: MONTREAL
Période de candidature: 15 octobre 2020 - 13 novembre 2020
No de l’appel á candidature: 20-Administration-UNEP-141011-R-Montreal (X)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
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Cadre organisationnel

The United Nations Environment Programme is the leading global environmental authority that sets the global environmental agenda, promotes the coherent implementation of the environmental dimension of sustainable development within the United Nations system and serves as an authoritative advocate for the global environment. At the 1992 Earth Summit in Rio de Janeiro, world leaders agreed on a comprehensive strategy for 'sustainable development'. One of the key agreements adopted at Rio was the Convention on Biological Diversity. The Convention has three main objectives: the conservation of biological diversity, the sustainable use of its components, and the fair and equitable sharing of the benefits arising from the use of genetic resources. The Secretariat of the Convention on Biological Diversity (SCBD) is located in Montreal and is administered by United Nations Environment Programme. This post is located in the Convention on Biological Diversity, Administration, Finance and Conference Services Division (AFC). Under the overall guidance of the Head of the AFC Division and the direct supervision of the Finance and Budget Officer, the incumbent of the post will perform the following functions:

Responsabilités

SUPPORT TO FINANCE TASKS: A. Extracts details of income, expenditures, assets and liability from accounting system in order to analyze and verify accuracy and validity. B. Consolidates data into financial statements. C. Reconciles and reviews suspense accounts and ensures proper clearance procedures have been followed. D. Assists with the monitoring of expenditures to ensure they remain within authorized levels. E. Prepares worksheets and assists with the preparation of financial statements. F. Scrutinizes source documents for completeness, accuracy and validity of charges. G. Investigates erroneous charges and takes appropriate corrective accounting actions. H. Audits various accounting transactions to ensure correctness of disbursements and adherence to relevant staff rules, financial regulations and rules, ST/AI issuances or practices. I. Provides guidance and training to colleagues as required. J. Responds to queries from staff members and third parties. SUPPORT TO PROCUREMENT TASKS: A. Creates shopping carts, conducts LVAs solicitations and issues purchase orders according to set procedures within applicable financial rules and procurement regulations. B. Reviews, records and prioritizes purchasing requests and obtains additional information/documentation as required and liaises with requesting offices to ensure all required information and details are provided. C. Provides advice to requesters in preparing scope of work and specifications of goods and services; proposes product substitutions consistent with requirements to achieve cost savings; determines the availability of funding sources. D. Maintains relevant internal databases and files; keeps track of any contractual agreements, direct provisioning contracts, etc. and informs affected users of contractual rights and obligations. E. Ensures that requested offices have provided all documents; provides guidance on documentation requirements and guidance on how to draft terms of reference. F. Provides guidance and training to colleagues as required and appropriate to the area of responsibility. G. Responds to queries from staff members on applicable regulations and rules in procurement and standing procedures. H. Liaises with PG2 on procurement cases as required by Corporate Services Division.

Compétences

Professionalism: Shows pride in work and achievements. Demonstrates professional competence and mastery of subject matter; Is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; Is motivated by professional rather than personal concerns; Shows persistence when faced with difficult problems or challenges. Remains calms in stressful situations.

Teamwork: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; Solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others; Places team agenda before personal agenda; Supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; Shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.

Planning and Organizing: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; Identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; Allocates appropriate amount of time and resources for completing work; Foresees risks and allows for contingencies when planning; Monitors and adjusts plans and actions as necessary; Uses time efficiently.

Formation

Completion of high school diploma is required. Supplementary training in administration, finance, procurement or other relevant field is an advantage.

Expérience professionnelle

A minimum of seven years of relevant working experience in finance, administration, procurement is required.
Experience in providing administrative and management support in an international organization, the United Nations system, a government, or public sector is desirable.
Experience in dealing with conference policies, procedures and practices in an international organization is desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For this post, fluency in oral and written English is required. Knowledge of other UN languages is a strong asset.

Méthode d'évaluation

Evaluation of qualified candidates may include a substantive assessment which will be followed by a competency-based interview.

Notice spéciale

Appointment against this post is for an initial period of one year and may be subject to extension. Appointment against this post is on a local basis. External candidates will be considered only when no suitable internal candidate from the duty station is identified. The candidate is responsible for any travel expenses incurred in order to take up the appointment. Staff members are subject to the authority of and assignment by the Secretary General.

All applicants are strongly encouraged to apply on-line as soon as possible after the job opening has been posted and well before the deadline stated in the job opening. On-line applications will be acknowledged where an email address has been provided.

If you do not receive an e-mail acknowledgement within 24 hours of submission, your application may not have been received. If the problem persists, please seek technical assistance through the Inspira "Need Help?" link.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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