vacance de poste

Intitulé publication: DOCUMENTS MANAGEMENT ASSISTANT, FS4
Intitulé code d’emploi: Assistant à la gestion des documents
Département / Bureau: Mécanisme international appelé à exercer les fonctions résiduelles des Tribunaux pénaux
Lieu d'affectation: ARUSHA
Période de candidature: 08 janvier 2021 - 06 février 2021
No de l’appel á candidature: 21-Conference Services-RMT-147333-R-Arusha (R)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
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Cadre organisationnel

The post is located in the Office of the Prosecutor (OTP) of the United Nations International Residual Mechanism for Criminal Tribunals (IRMCT), Arusha Branch. The incumbent will work under the general supervision of the Officer in Charge/Senior Legal Officer and the Associate Information Management Officer. Appointment of the successful candidate to this position will be subject to budgetary approval.

Responsabilités

•Receives and processes all evidence material, records, seizures and other documents from core, investigations, trial and appeals activities as well as other sources.
•Implements established systems and document control procedures by maintaining a daily record of new material received including by affixing unique identifiers/numbers on such newly received documents.
•Performs electronic record keeping by scanning hard copies of documents using optical scanners to produce images and full-text electronic versions; analyses documents according to protocols and enters information about the document into the evidence database using existing classification guidelines.
•Organizes and maintains the established system of case files related to the preparation of cases, trial and appeal hearings, amendment of indictments, applications for the referral of cases to national jurisdictions and applications for review filed by convicted persons.
•Responds to job assignment requests from within the OTP with respect to search requests, document production, and the disclosure obligations of the Prosecution.
•Maintains the integrity and physical order of active and archived records by arranging them in systematic manner for ease of referencing and retrieval.
•Prepares summaries of documents to enhance searchability by end users by ensuring that important information is recorded as part of the metadata field.
•Upon request, submits documents for translation in order of priority and updates the translation database in order to avoid duplication of such requests.
•Maintains statistics and workload indicators on services provided.
•Performs any other duties as assigned.

Compétences

•Professionalism: Knowledge of the Rwandan genocide, the crimes committed and the work of the ICTR and IRMCT. Knowledge of electronic record keeping and relevant information systems and networks. Ability to undertake independent research, maintain records in a systematic fashion and retrieve necessary materials with maximum speed and accuracy. Ability to identify and assess issues and develop accurate retrieval tools for relevant records. Excellent computer skills. Proven ability to use specialized database/litigation software applications such as TRIM, Zylab, Zyfind and Casemap. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations.
•Teamwork: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.
•Planning & Organizing: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

Formation

High school diploma or equivalent. Additional training or degree in modern records management or archiving would be an added advantage.

Expérience professionnelle

Au moins six années d’expérience acquise dans la gestion d’archives, la gestion des documents électroniques ou un domaine apparenté.
Une expérience de la gestion et du traitement des documents sensibles ou confidentiels est très souhaitable.
Une expérience pertinente dans un environnement juridique international est hautement souhaitable.
Une expérience de travail dans un tribunal pénal international serait un atout.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the UNMICT. For the post advertised, fluency in oral and written English is required. Working knowledge of French or Kinyarwanda is an advantage.

Méthode d'évaluation

There may be a technical test followed by a competency-based interview.

Notice spéciale

The appointment is limited to the Mechanism for International Criminal Tribunals. Appointment of the successful candidate on this position will be limited to the initial funding of the post. Extension of the appointment is subject to the extension of the mandate and/or the availability of funds. As the international tribunals are not integrated in the Secretariat, UN Staff Members serve on assignment or secondment from their parent department/office if selected. Appointments of staff members in the United Nations are subject to the authority of the Secretary-General. Staff Members are expected to move periodically to new functions in accordance with established rules and procedures, and may in this context be reassigned by the Secretary-General throughout the Organization based on the changing needs and mandates.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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