vacance de poste

Intitulé publication: Programme Management Assistant, G5
Intitulé code d’emploi: Assistant à la gestion des programmes
Département / Bureau: Office des Nations Unies contre la drogue et le crime
Lieu d'affectation: NAIROBI
Période de candidature: 08 janvier 2021 - 06 février 2021
No de l’appel á candidature: 21-Programme Management-UNODC-147823-R-Nairobi (O)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

The post is located in the Regional Office for Eastern Africa (ROEA) in Nairobi, Kenya, Division for Operations (DO), United Nations Office on Drugs and Crime (UNODC). The Programme Assistant will work under the direct supervision of the Global Maritime Crime Programme Coordinator (Indian Ocean West) and in close coordination with the Global Maritime Crime Programme Management Officer (Indian Ocean West).

Responsabilités

Within limits of assigned authority, the Programme Assistant will be responsible for the following duties:

•Serve as focal point for administrative coordination of programme/project implementation activities, involving extensive liaison with a diverse organizational unit to initiate requests, obtain necessary clearances, process and follow-up on various administrative actions, e.g. recruitment and appointment of personnel, travel arrangements, training/study tours, authorization of payments, disbursement of funds, procurement of equipment and services, etc.
•Assist in the coordination of programme/project planning and preparation work for the assigned portfolio under the Global Maritime Crime Programme; monitor status of programme/project proposals and receipt of relevant documentation for review and approval.
•Compile, summarize, and present basic information/data on specific programmes/ project and related topics or issues. Summarize and enter data on project delivery; draft related status reports, identifying shortfalls in delivery, budget overruns, etc., and bring to the attention of management.
•Review project documents especially cost plans/budgets for completeness and compliance with relevant rules and procedures prior to submission for final approval and signature; identify inconsistencies; distribute project documents to relevant parties upon approval.
•Review budget revisions; verify availability of funds; ensure necessary approval and entry in computerized budget system.
•Draft correspondence on budget-related issues and prepare and update periodic reports, briefing notes, graphic and statistical summaries, accounting spreadsheets, etc.
•Provide general office assistance; respond to complex information requests and inquiries; review, log and route incoming correspondence; set up and maintain files/records; organize meetings, workshops, handle routine administrative tasks, such as maintaining attendance records, assessing telephone billing, etc.
•Provide guidance/training to new/junior staff.
•Performs other work-related duties as assigned.

Compétences

•Professionalism: Has knowledge of internal policies, processes and procedures generally and in particular those related to programme/project administration, implementation and evaluation, technical cooperation, programming and budgeting. Has understanding of the functions and organization of the work unit and of the organizational structure and respective roles of related units. Is able to identify and resolve a range of issues/problems and to work well with figures, undertake basic research and gather information from standard sources.
Demonstrated ability to apply good judgment in the context of assignments given. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Takes responsibility for incorporating gender perspectives and ensuring the equal participation of women and men in all areas of work.
•Planning & Organizing: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.
•Teamwork: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others; ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.

Formation

High school diploma or equivalent is required

Expérience professionnelle

A minimum of five years of experience in programme or project administration, including finance, budget, accounting, administrative services or related area is required
Experience in working with an ERP system is required
Experience in working on technical cooperation projects is desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the position advertised, fluency in oral and written English is required. Knowledge of a second official United Nations language is desirable.

Méthode d'évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.

Notice spéciale

Seuls les lauréats du test d’aptitude standardisé pour les services généraux peuvent être nommés aux postes de la catégorie des services généraux ou des catégories apparentées au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Les candidats n’ayant pas réussi ce test au moment où ils font acte de candidature peuvent être invités à le passer ultérieurement.
Les dossiers des candidats qui n’ont pas réussi le test d’aptitude standardisé pour les services généraux sont recevables si les intéressés ont réussi le test d’aptitude aux fonctions d’appui administratif, test qu’ils auront passé [en anglais] au Siège de l’Organisation des Nations Unies, à la Commission économique pour l’Afrique, à la Commission économique et sociale pour l’Asie occidentale, à l’Office des Nations Unies à Genève, à l’Office des Nations Unies à Vienne, au Tribunal pénal international pour le Rwanda ou au Tribunal pénal international pour l’ex-Yougoslavie.

Other Skills and Requirements

Passing the Global General Service Test (GGST) is a prerequisite for recruitment consideration in the General Services and related categories in the United Nations Secretariat. Applicants who have not passed the GGST at the time of application may be invited for the test after submitting an application.

The GGST is a proctored entry-level examination at the duty station. Any travel expenses incurred in order to take the examination are the responsibility of the candidate and will not be reimbursed by the Organization.

Having passed the Administrative Support Assessment Test [in English] at the United Nations headquarters, Economic Commission for Africa, Economic and Social Commission for Western Asia, United Nations Office at Geneva, United Nations Office at Vienna, International criminal tribunal for Rwanda or International Criminal Tribunal for the former Yugoslavia may be accepted in lieu of the GGST.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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