vacance de poste

Intitulé publication: BENEFITS OFFICER (Chief of Record Management & Quality Control Unit), P4
Intitulé code d’emploi: SPÉCIALISTE DES PRESTATIONS
Département / Bureau: Caisse commune du personnel des Nations Unies-Administration des pensions
Lieu d'affectation: NEW YORK
Période de candidature: 25 janvier 2021 - 10 mars 2021
No de l’appel á candidature: 21-Administration-UNJSPF PA-147836-R-New York (R)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Cadre organisationnel

La CCPNU est un organe inter-institutionnel créé par l'Assemblée générale des Nations Unies en 1949. La Caisse des pensions verse des prestations dans 15 devises à plus de 80 000 bénéficiaires résidant dans 190 pays et dessert plus de 130 000 participants qui travaillent dans les 25 organisations membres de la Caisse de pensions.Conformément aux Statuts de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies (CCPNU) (la «Caisse des pensions»), l’Administratrice des pensions (AP) est responsable de l’administration de la Caisse, sous l’autorité du Comité des pensions (le «Comité des pensions»).

Ce poste est à pourvoir au Groupe de la gestion des dossiers et du contrôle de la qualité de la Section de l’appui aux opérations (Service des opérations de l’Administration des pensions de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies). Le (la) titulaire relève du (de la) Chef de la Section de l’appui aux opérations. Sous la direction de la Section de l’appui aux opérations qui est chargée de faciliter les travaux du Service des opérations pour ce qui est du traitement des dossiers depuis la phase de participation à la phase de cessation de service, le Groupe de la gestion des dossiers et du contrôle de la qualité est responsable de la gestion de la documentation de la Caisse à New York et à Genève. Il est chargé notamment d’assurer le contrôle de la qualité, c’est-à-dire de vérifier les documents concernant la cessation de service reçus des participants et de l’Organisation et d’approuver les formulaires et les instructions au début du cycle de paiement afin de faciliter le travail en aval. Il est également chargé de la gestion des certificats de droit à prestation (déclarations de situation).

Responsabilités

Sous la supervision générale du (de la) Chef de section, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :
1. Gérer le Groupe de la gestion des dossiers et du contrôle de la qualité (New York et Genève) de la Section de l’appui aux opérations de l’Administration des pensions de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies en exécutant les tâches suivantes :
a) Planifier, organiser et superviser les travaux et activités du personnel du Groupe (New York et Genève), répartir le travail, définir les priorités à court et à long terme et affecter le personnel en fonction de ces priorités
b) Mettre en place des procédures de contrôle de la qualité pour les bureaux de New York et de Genève afin de faire en sorte que tous les documents reçus par la Caisse soient intégralement vérifiés pour s’assurer qu’ils sont correctement remplis et que tous les dossiers sont présentés en temps voulu et sont complets, clairs et exacts. Veiller à ce que les clients soient immédiatement informés lorsque les documents qu’ils communiquent ne répondent pas aux exigences de la Caisse
c) Mettre en place des procédures propres à faciliter le traitement des documents pour tous les aspects des opérations de la Caisse : examen, enregistrement, codification, numérisation, impression et distribution
d) Mener toutes les activités administratives d’encadrement comme le recrutement, la formation, la supervision et l’établissement des rapports d’évaluation et de notation du personnel du Groupe. Être le (la) premier(ère) notateur(trice) de tous les membres du personnel du Groupe (New York et Genève)
e) Recommander au (à la) Chef de la Section de l’appui aux opérations des solutions aux problèmes qui requièrent son attention
2. Superviser la gestion des diverses boîtes aux lettres électroniques et veiller à ce qu’une suite soit donnée aux courriels reçus, le cas échéant :
a) Gérer les boîtes réservées au dépôt de dossiers
b) Gérer les boîtes réservées au suivi des documents
c) Gérer les boîtes de réception de courriels concernant des problèmes
d) Gérer les boîtes de réception de documents relatifs à la cessation de service (pour tous les entités et organismes des Nations Unies, à New York et à Genève)
e) Gérer les boîtes de réception de courriels concernant la participation
3. Superviser la gestion des certifications de droit à prestation, y compris l’impression et la vérification des signatures :
a) Gérer la préparation des lots de certificats de droit à prestation et organiser l’impression des certificats en mai et en septembre, chaque année
b) Coordonner l’impression des certificats et leur envoi dans le monde entier
c) Coordonner la réception des certificats et leur numérisation
d) Superviser la vérification des signatures pour les certificats reçus
e) Coordonner les travaux préalables et les travaux liés à la suspension des versements en cas de non-réception du certificat de droit à prestation
4. Formuler des avis d’utilisateur pour contribuer à la mise au point de nouveaux sous-systèmes informatiques et coordonner avec les services informatiques pour résoudre les problèmes relatifs à la gestion des dossiers et au contrôle de la qualité :
a) Établir des rapports d’incident pour les problèmes qui requièrent l’attention des services informatiques de la Caisse
b) Prêter assistance lors des réunions pour discuter du règlement des problèmes et donner des explications sérieuses
c) Coordonner les essais pour régler les problèmes
d) Représenter le Groupe dans le cadre des différents projets visant à améliorer l’exécution des tâches (vérification automatique des certificats de droit à prestation, formulaire électronique de déclaration de situation)
5. En collaboration avec le (la) Chef de la Section de l’appui aux opérations, établir des documents directifs, des procédures et des programmes de formation pour le personnel du Groupe :
a) Veiller à ce que le personnel apprenne à bien connaître tous les domaines d’activité du Groupe
b) Former le personnel à bien utiliser les systèmes informatiques
c) Établir les documents nécessaires pour faire en sorte que les procédures soient appliquées avec efficacité et rigueur par le personnel du Groupe à New York et à Genève
d) Mettre en place un système de gestion des connaissances et des outils d’apprentissage pour le Groupe

Compétences

Professionnalisme : Connaissance de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies ou des statuts, règlements et systèmes d’ajustement des pensions d’une organisation internationale similaire. Connaissance et compréhension avérées de l’administration des pensions et des droits du personnel, notamment en ce qui concerne la gestion des documents et des justificatifs de vie. Compétences avérées en matière d’analyse. Aptitude à établir des rapports et des documents sur des questions techniques relatives à l’administration des pensions, à l’administration du personnel et à la gestion des documents. Aptitude à revoir les documents établis par ses collaborateurs et collaboratrices. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet. Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés. Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise. Manifester la volonté d’atteindre l’objectif de l’égalité des sexes en veillant à ce que les femmes et les hommes participent de manière égale à tous les aspects du travail et y soient pleinement associés.

Esprit d’équipe : Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation. Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun ; être prêt à apprendre de lui. Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel. Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre. Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Sens des responsabilités : Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements. Livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité. Se conformer aux règles et procédures de l’Organisation. Soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées. Prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.

Suivi du comportement professionnel : Déléguer les pouvoirs, l’autorité et la compétence requis à ses subordonnés. Veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la chaîne hiérarchique soient clairs pour tous. Estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et tirer le meilleur parti des compétences. Suivre l’avancement du travail au regard des échéances. S’entretenir régulièrement avec ses subordonnés des résultats qu’ils obtiennent, leur faire savoir comment leur apport est perçu et leur donner les conseils nécessaires. Encourager le risque et soutenir la créativité et l’initiative. Appuyer activement les aspirations professionnelles de ses collaborateurs et collaboratrices. Faire preuve de justice dans la notation.

Formation

Diplôme universitaire du niveau du master dans l’un des domaines suivants ou dans une discipline apparentée : administration des entreprises, administration publique, finance ou gestion. À défaut, diplôme universitaire du premier cycle dans le même domaine assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente.

Expérience professionnelle

Au moins sept ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine de l’administration des prestations dues au personnel, de la finance ou des ressources humaines ou dans un domaine connexe
Une expérience dans le domaine de l’encadrement ou de la supervision est exigée
Au moins trois ans d’expérience au niveau international.
Une expérience d’au moins trois ans de la gestion des documents relatifs à l’administration des prestations dues au personnel est souhaitable.
Une expérience des progiciels de gestion ou d’archivage de documents est souhaitable.
Une expérience de travail dans une organisation appliquant le régime commun des Nations Unies est souhaitable.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l’anglais est exigée. La connaissance du français serait un atout.

Méthode d'évaluation

Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à participer à une évaluation puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.

Notice spéciale

La Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies est une entité interinstitutions indépendante créée par l’Assemblée générale des Nations Unies. Les procédures applicables en matière de ressources humaines sont régies par un mémorandum d’accord conclu entre la Caisse et le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Tout(e) candidat(e) issu(e) d’une organisation affiliée à la Caisse est considéré(e) comme un(e) candidat(e) interne, pourvu qu’il (elle) ait été nommé(e) conformément aux procédures de nomination et de promotion applicables à son organisation.

Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tenant à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes, les candidatures de femmes sont fortement encouragées.

Les fonctionnaires sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils (elles) sont censé(e)s changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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