vacance de poste

Intitulé publication: TEAM ASSISTANT, G3 (Temporary Job Opening)
Intitulé code d’emploi: Assistant d'équipe
Département / Bureau: Commission économique et sociale pour l'Asie et le Pacifique
Lieu d'affectation: BANGKOK
Période de candidature: 01 février 2021 - 21 février 2021
No de l’appel á candidature: 21-Administration-ESCAP-149178-J-Bangkok (O)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

The mandate of the United Nations Economic and Social Commission for Asia and the Pacific (ESCAP) is to promote sustainable and inclusive development and regional connectivity in the Asian and Pacific region. ESCAP’s role as a regional development arm of the United Nations Secretariat is to support its membership with policy oriented research and analysis, normative support and technical assistance and capacity building, to respond to the development priorities and changing needs of the Asian and Pacific region.

This position is located in the Procurement Unit, in the Division of Administration. The incumbent reports to the Chief, Procurement Officer (CPO).

Responsabilités

Under the direct supervision of the Chief, Procurement Officer, and overall supervision of the Director of Administration, the incumbent is required to perform the following functions:

•Provides general office support services to help ensure the smooth functioning of an organizational unit.
•Uses standard Microsoft word processing package to produce a variety of routine correspondence, reports, tables, charts, graphs, etc., in accordance with institutional standards. This includes but is not limited to excel spreadsheets, Power Point Presentations, Word documents. PDF editor.
•Proofreads written products for completeness and grammatical and typographical accuracy.
•Maintains calendar/schedules; monitors changes and communicates relevant information to appropriate staff inside and outside the immediate work unit.
•Reviews, records, routes and/or processes mail or other documents; gathers pertinent background material; tracks and monitors follow-up action as required.
•Receives phone call and visitors, and responds to routine inquiries and information requests, including drafting routine written responses, or routes to appropriate personnel for handling as required.
•Maintains files (both paper and electronic) and databases for work unit including handling large files and filing rooms and organization of boxes in procurement cabinets and/or coordinates with off-site storage.
•Updates and maintains large distribution lists; assemble documents, reports and other materials for global dissemination, where possible using electronic formats; coordinates courier services.
•Performs basic data entry and extraction functions including managing, editing and populating information in different systematic tracking/status tools.
•Checks accuracy of simple calculations, codings, data, etc.
•Performs a variety of administrative duties (e.g. leave recording, meeting organization, liaising with UNDSS to facilitate entrance of vendors and other resource persons to ESCAP premises in support of the Unit, assists in escorting personnel in and out of ESCAP premises, reservations, office supply and equipment orders, etc.), including preparing and/or processing administrative requests/documents (e.g. travel requests, expense claims, vouchers, visa applications, etc.). Performs activities in ERP system in accordance with instruction by the CPO.
•Photocopies a variety of documents and other materials.
•Operates and maintains a variety of office equipment in the performance of basic office functions, e.g. photocopier, facsimile, printer, scanner, etc.
•Delivers urgent mail/messages.
•Supports the unit in the mobilization to and from swing space, assists in the preparation and coordination with multiple stakeholders, namely the moving company, the ESCAP project team and the Procurement Unit in easing the transition to and from swing space.
•Performs other duties as assigned.

Compétences

Professionalism –Knowledge of general office and administrative support. Knowledge of administrative policies, processes and procedures. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations.

Communication: Speaks and writes clearly and effectively; listens to others, correctly interprets messages from others and responds appropriately; asks questions to clarify, and exhibits interest in having two-way communication; tailors language, tone, style and format to match audience; demonstrates openness in sharing information and keeping people informed.

Teamwork: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings

Formation

High school diploma or equivalent is required.

Relevant first-level university degree may be accepted in lieu of two years of required experience.

Expérience professionnelle

A minimum of two years of progressively responsible experience in general office support or related area is required. No experience is required for candidates who graduated with a bachelor’s degree.
Experience in the United Nations Common System or international organizations is desirable.
Experience working with an ERP system is desirable
Experience working with Excel, PowerPoint, Word and PDF editor is desirable
Experience in managing, editing and populating information in different systematic tracking/status tools is desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in English is required. Knowledge of another official United Nations language is an advantage

Méthode d'évaluation

Qualified applicants may be evaluated through a competency-based interview and/or other assessment methods

Notice spéciale

Appointment against this post is on a local basis; candidates shall be recruited in the country or within commuting distance of the ESCAP office, irrespective of nationality and length of time the candidate may have been in the country. If no suitable local candidate is identified, candidates located elsewhere may be considered. The candidate is responsible for any expenses incurred in taking the relevant examinations at the duty station, and of any costs related to traveling and relocating to the duty station in the event of an employment offer.

This is a temporary position and will be available until 31 December 2021. If selected, an internal candidate will be on temporary assignment to the post; an external candidate will initially be offered a temporary appointment. Any extension of appointment is subject to satisfactory performance and continued availability of the post.

Must have passed the United Nations Global General Service Test (GGST) at Headquarters or an equivalent locally-administered test at Offices Away from Headquarters.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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