vacance de poste

Intitulé publication: Spécialiste d’administration, P4 (Temporary Job Opening)
Intitulé code d’emploi: Spécialiste d’administration
Département / Bureau: Bureau de la coordination des affaires humanitaires
Lieu d'affectation: KHARTOUM
Période de candidature: 01 février 2021 - 28 février 2021
No de l’appel á candidature: 21-Administration-OCHA-149223-J-Khartoum (X)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

Le poste est à pourvoir à la Division des opérations et de la communication, qui relève du Bureau de la coordination des affaires humanitaires, l’entité du Secrétariat de l’ONU chargée de réunir les acteurs humanitaires en vue d’assurer la cohérence des interventions en situation d’urgence. Le Bureau veille également à ce qu’il existe un cadre permettant à chaque acteur de contribuer à l’action globale. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes, en partenariat avec des acteurs nationaux et internationaux, pour atténuer les souffrances humaines en cas de catastrophe et de situation d’urgence, de défendre les droits des personnes dans le besoin, de promouvoir la préparation et la prévention et de faciliter la mise en œuvre de solutions durables.

Le poste est basé à Bangui, République Centrafricaine. Le (la) fonctionnaire relève du (de la) Chef du Bureau du Bureau de la coordination des affaires humanitaires de la République Centrafricaine.

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :

I.BUDGET ET FINANCES

•Faire office de fonctionnaire d’administration principal pour le Bureau de la coordination des affaires humanitaires du pays, notamment en fournissant des orientations sur la structure administrative, les systèmes de contrôle interne, l’application du Règlement financier et des règles de gestion financière de l’ONU et des directives en la matière, l’utilisation des formulaires officiels, les protocoles, etc.

•Gérer le processus de planification des coûts, y compris les prévisions de dépenses, le redéploiement des fonds le cas échéant, les plans de dotation en personnel et la justification des dépenses, et conseiller le Chef de bureau sur ces questions.

•Contrôler les dépenses du Bureau de la coordination des affaires humanitaires par rapport aux plans de dépenses approuvés, en veillant à vérifier et à rapprocher régulièrement les dépenses effectuées par le Programme des Nations Unies pour le développement et d’autres prestataires de services locaux au nom du Bureau de la coordination des affaires humanitaires.

•Contrôler et assurer le suivi des rapports des organisations non gouvernementales et des organismes des Nations Unies en suspens relatifs aux subventions et aux allocations budgétaires consenties à des tierces parties.

•Garantir l’établissement de rapports sur les questions financières et administratives, notamment pour le Siège et les donateurs.

•Évaluer et analyser les besoins en ce qui concerne les contributions des donateurs, élaborer des plans d’achat et superviser les achats en coordination avec le Programme des Nations Unies pour le développement ou d’autres prestataires de services locaux et le Service administratif du Bureau de la coordination des affaires humanitaires.

•Fournir les informations requises pour donner suite aux observations d’audit/aux conclusions de l’audit.

II.ADMINISTRATION GÉNÉRALE

•Gérer et surveiller l’administration du centre d’activités du Bureau de la coordination des affaires humanitaires du pays, en veillant à ce que les objectifs et les plans de travail individuels et ceux du groupe soient atteints et en fournissant régulièrement un appui et une direction solides au personnel administratif sur le terrain.

•Négocier des accords administratifs tels que des accords de partage des coûts, de prestation de services, etc., avec des tierces parties, en particulier avec le Programme des Nations Unies pour le développement (principal prestataire de services du Bureau de la coordination des affaires humanitaires en ce qui concerne les activités sur le terrain).

•Superviser et surveiller les dispositions logistiques pour le siège, les bureaux régionaux et les bureaux de terrain du Bureau de la coordination des affaires humanitaires, la gestion des actifs, les achats, les voyages officiels, les ateliers, les conférences et les séminaires.

•Participer aux jurys d’entretien pour le recrutement du personnel administratif (recruté tant sur le plan international que national).

•Élaborer conjointement avec le (la) Chef du Bureau du pays les plans de perfectionnement du personnel et recenser les formations et autres activités d’organisation des carrières.

•Élaborer et gérer les programmes d’orientation et d’initiation des nouveaux membres du personnel.

•Superviser et surveiller les dispositions logistiques pour le Bureau de la coordination des affaires humanitaires du pays, la gestion des actifs, les achats, les voyages officiels, les ateliers, les conférences et les séminaires.

•Représenter le Bureau de la coordination des affaires humanitaires du pays dans des réunions administratives interinstitutions, des instances et des séminaires.

•Veiller à ce que les locaux à usage de bureaux soient bien entretenus et disposent des services communs.

•Superviser le recensement des besoins en bureautique et l’entretien du matériel, des logiciels et des systèmes.

•Fournir, selon les besoins, à d’autres bureaux extérieurs et bureaux annexes un appui administratif solide et fréquent, en renfort ou à distance.

•S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.

Compétences

•Leadership: Serves as a role model that other people want to follow: empowers others to translate vision into results; is proactive in developing strategies to accomplish objectives; establishes and maintains relationships with a broad range of people to understand needs and gain support; anticipates and resolves conflicts by pursuing mutually agreeable solutions; drives for change and improvements; does not accept the status quo; shows the courage to take unpopular stands. Provides leadership and takes responsibility for incorporating gender perspectives and ensuring the equal participation of women and men in all areas of work; demonstrates knowledge of strategies and commitment to the goal of gender balance in staffing.
Qualités de chef : compétences avérées en matière d’encadrement et aptitude prouvée à gérer et coordonner de multiples activités et opérations, y compris dans la gestion des catastrophes et des crises. Aptitude avérée à diriger avec discernement en prenant des mesures pour analyser des questions complexes concernant la sécurité et les opérations et en supervisant ces analyses ; armer chacun des membres de son équipe des atouts nécessaires pour atteindre les objectifs visés et créer une saine atmosphère de travail ; prévoir les conflits et s’efforcer de les résoudre à l’amiable ; s’investir en permanence dans le changement et le progrès.

Professionnalisme : Qualifications techniques et solide expérience dans l’administration générale, avec un accent sur les activités financières, et connaissance du Règlement financier et des règles de gestion financière de l’ONU et des pratiques comptables ; bonne compréhension de l’administration générale et de la gestion des ressources humaines ; qualifications en matière d’appui administratif pour les activités sur le terrain. Connaissance du travail institutionnel et de la planification des coûts, associée à une aptitude à fixer des priorités et à planifier, à coordonner et à contrôler son propre plan de travail et celui de ceux (celles) qui sont sous sa supervision, et à recenser les activités prioritaires et à les hiérarchiser. Assurer le secrétariat de manière proactive pour les membres du personnel et les autres clients et proposer des solutions appropriées. Prendre la responsabilité de tenir compte des questions de genre et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.

Aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client : Considérer tous ceux (celles) auxquel(les)s est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ; suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tenir les clients informés de l’avancement des projets ; tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.

Formation

Diplôme universitaire du niveau du master dans l’un des domaines suivants ou dans une discipline apparentée : gestion des entreprises ou des administrations publiques, finance, comptabilité, droit. À défaut, diplôme universitaire du premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente.

Expérience professionnelle

- A minimum of seven years of progressively responsible experience in administration, finance, budget, procurement, human resources management, or other related area is required.
- Field experience managing an administrative unit at the international level is required.
- Experience within the United Nations common system handling administration-related matters is desirable

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l’anglais est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.

Méthode d'évaluation

Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à participer à une évaluation puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.

Notice spéciale

Ce poste est financé pour une durée limitée d’un an qui pourra être prolongée. L’engagement ne sera prolongé que si le mandat du Bureau est prorogé et si les fonds nécessaires sont disponibles. Les fonctionnaires sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils (elles) sont censé(e)s changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tenant à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes, les candidatures de femmes sont fortement encouragées.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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