vacance de poste

Intitulé publication: MEETINGS SERVICES ASSISTANT, G5
Intitulé code d’emploi: Assistant au service des séances
Département / Bureau: Département des affaires politiques et de la consolidation de la paix
Lieu d'affectation: NEW YORK
Période de candidature: 03 février 2021 - 04 mars 2021
No de l’appel á candidature: 21-Conference Services-DPPA-149245-R-New York (R)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
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Cadre organisationnel

This position is located in the Department of Political and Peacebuilding Affairs (DPPA) at Headquarters. Under the overall supervision of the Director of the Security Council Affairs Division, the Meetings Services Assistant reports to the Chief of the Security Council Practices and Charter Research Branch.

Responsabilités

Within delegated authority, the Meetings Services Assistant will be responsible for the following duties:

•Produces monthly programme of the Security Council and/or its subsidiary bodies prepared by senior staff for distribution.
•Informs relevant offices/persons of changes in the programme of the Security Council and/or its subsidiary bodies.
•Ensures the distribution of procedural notes for the chairpersons of the Security Council and/or its subsidiary bodies.
•Replaces, as needed, senior staff responsible for room reservations and the electronic distribution of the programme of meetings of the Security Council and/or its subsidiary bodies.
•Undertakes research and provides reference materials for preparation of briefs, notes, statements, research papers as well as other documents for the Security Council and/or its subsidiary bodies.
•Maintains an accurate record of speakers and/or an attendance record and coordinate with the Secretariat, verbatim reporters and delegations on their position on the list of speakers.
•Ensures that reports of the Security Council and/or its subsidiary bodies meet the UN document standards and coordinates with the documents control office for reproduction of reports.
•Prepares floor plan of seating arrangements in accordance with meeting requirements and UN protocol.
•Prepares monthly statistics on meetings held at headquarters and offices away from headquarters by the Security Council and/or its subsidiary bodies.
•Drafts routine correspondence for signature.
•Makes arrangements for and coordinate video and teleconference activities at headquarters.
•Maintains filing and reference system of procedures and reference materials in paper or in digital form in a variety of technological platforms for the Security Council and/or its subsidiary bodies.
•Responds and assists in responding to queries and research requests from delegations and the Secretariat in connection with the activity of the Security Council and/or its subsidiary bodies by collecting quantitative and qualitative information, research results references and other publications.
•Provides guidance/training, as needed, to temporary assistants and junior staff.
•Performs other duties as required.

Compétences

•Professionalism: Knowledge of the Organization’s conference policies, procedures and practices. Ability to research, select, organize and summarize information required for the preparation of meetings. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.
•Teamwork: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.
•Planning& Organizing: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.
•Technological Awareness: Keeps abreast of available technology; understands applicability and limitation of technology to the work of the office; actively seeks to apply technology to appropriate tasks; shows willingness to learn new technology.

Formation

High school diploma or equivalent. Must have passed the United Nations Administrative Support Assessment Test (ASAT).

Expérience professionnelle

A minimum of five years of experience in the field of conference-servicing, administration, or related area is required.
Experience with Microsoft Excel and Lotus Notes-based databases is desirable.
Experience with website maintenance is desirable.
Experience in data analysis is desirable.
Experience providing meetings support to an intergovernmental body or organization is desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in English is required.

Méthode d'évaluation

Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise and/ or a competency based interview.

Notice spéciale

Seuls les lauréats du test d’aptitude standardisé pour les services généraux peuvent être nommés aux postes de la catégorie des services généraux ou des catégories apparentées au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Les candidats n’ayant pas réussi ce test au moment où ils font acte de candidature peuvent être invités à le passer ultérieurement.
Les dossiers des candidats qui n’ont pas réussi le test d’aptitude standardisé pour les services généraux sont recevables si les intéressés ont réussi le test d’aptitude aux fonctions d’appui administratif, test qu’ils auront passé [en anglais] au Siège de l’Organisation des Nations Unies, à la Commission économique pour l’Afrique, à la Commission économique et sociale pour l’Asie occidentale, à l’Office des Nations Unies à Genève, à l’Office des Nations Unies à Vienne, au Tribunal pénal international pour le Rwanda ou au Tribunal pénal international pour l’ex-Yougoslavie.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Aucun candidat ne sera pris en considération par l'ONU s’il s'est rendu coupable de violation du droit international des droits de l'homme ou du droit international humanitaire, d'exploitation sexuelle, d'atteinte sexuelle ou d'infraction autre qu'une infraction mineure au code de la route, ou s'il existe des motifs raisonnables de croire que le candidat a été impliqué dans la commission de l'un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait de profiter ou de tenter de profiter d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L'expression « atteinte sexuelle » désigne toute intrusion physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle intrusion.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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