vacance de poste

Intitulé publication: Fonctionnaire d'administration, P3
Intitulé code d’emploi: Spécialiste d’administration
Département / Bureau: Bureau de la coordination des affaires humanitaires
Lieu d'affectation: BAMAKO
Période de candidature: 02 avril 2021 - 01 mai 2021
No de l’appel á candidature: 21-Administration-OCHA-153122-R-Bamako (X)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

Ce poste est à pourvoir à la Division des opérations et de la communication, qui relève du Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) – l’entité du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies chargée de réunir les acteurs humanitaires en vue d’assurer la cohérence des interventions en situation d’urgence. Le Bureau veille également à ce qu’il existe un cadre permettant à chaque acteur de contribuer à l’action globale. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes, en partenariat avec des acteurs nationaux et internationaux, pour atténuer les souffrances humaines en cas de catastrophe et de situation d’urgence, de défendre les droits des personnes dans le besoin, de promouvoir la préparation et la prévention et de faciliter la mise en œuvre de solutions durables.
Le (la) fonctionnaire administratif(tive) est affecté(e) à Djouba (Soudan du Sud). Sous la supervision générale du (de la) Chef du bureau pour le Soudan du Sud, le (la) fonctionnaire administratif(tive) relève du (de la) fonctionnaire administratif(tive) principal(e)/Chef de l’administration.

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :
BUDGET ET FINANCES :
Établir et réviser les plans de dépenses conformément aux plans de travail et au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’ONU, et veiller à l’estimation raisonnable des coûts. Établir chaque trimestre les demandes de fonds (autorisations financières) et contrôler que les engagements de dépenses et les dépenses sont conformes aux autorisations financières au regard des plans de dépenses approuvés. Élaborer, mettre en œuvre et gérer des dispositifs de contrôle interne afin de surveiller l’utilisation des ressources financières et de veiller à ce que celles-ci contribuent à la mise en œuvre des activités conformément aux plans de travail et de dépenses.
Donner des conseils aux unités fonctionnelles en matière de responsabilité financière dans le cadre des domaines d’action du programme, et d’utilisation rationnelle des ressources du programme. Coordonner l’élaboration des rapports financiers pour le Siège et les donateur(trice)s.
Examiner et confirmer que les engagements de dépenses et les décaissements pour des biens et des services au titre d’accords passés avec des tierces parties sont raisonnables et conformes au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’ONU.
Contrôler et assurer le suivi des rapports des organisations non gouvernementales et des organismes des Nations Unies en suspens relatifs aux subventions et aux allocations budgétaires allouées à des tierces parties. Gérer une petite caisse conformément aux procédures établies, tenir à cette fin un registre précis et complet et conserver tous les récépissés et veiller à ce que les réapprovisionnements soient effectués en temps voulu. Préparer les états de paie du personnel recruté sur le plan national et faire le point avec le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) des ordres mensuels de paiement pour le personnel recruté sur le plan international afin de garantir que les salaires soient payés en temps voulu. Contrôler les bordereaux interservices établis par le PNUD afin d’en vérifier l’exactitude comptable et de permettre un rapprochement avec le système comptable de l’OCHA. Veiller à la bonne gestion des actifs de bureaux, y compris tenir les inventaires à jour, effectuer l’inventaire physique des biens et contrôler leur cession. Fournir les informations requises pour répondre aux observations d’audit/conclusions de l’audit.
Guider ou encadrer éventuellement des fonctionnaires moins expérimenté(e)s.
ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
En collaboration avec le bureau local du PNUD, coordonner les actions liées au recrutement et à la gestion du personnel recruté sur le plan national. Expliquer le fonctionnement du Système d’évaluation et de notation des fonctionnaires et assurer le suivi du respect des obligations liées à celui-ci.
Tenir des dossiers individuels confidentiels et veiller à ce que les informations qu’ils contiennent soient complètes et à jour. Veiller à ce que les fonctionnaires qui quittent leur emploi finalisent sur place les formalités avant leur départ. Veiller à ce que le temps de travail et les présences des membres du personnel soient correctement enregistrés, vérifiés et soumis en temps utile au PNUD pour le personnel recruté sur le plan national et au Service administratif pour le personnel recruté sur le plan international.
Appuyer les achats de biens par l’intermédiaire du PNUD ou du Siège et veiller à ce que les procédures appropriées soient dûment suivies. Vérifier la réception des biens et des services, en s’assurant que les caractéristiques, l’état et les quantités des biens sont corrects et que les documents sont complets et correctement enregistrés.
Contrôler et gérer le matériel (cession, inventaire, bien durable/rapport d’inventaire et gestion du parc automobile).
Veiller à ce que l’administration générale des locaux partagés et des accords de services soit effectuée conformément aux modèles standard de l’OCHA.
En collaboration avec le Département de la sûreté et de la sécurité et le (la) Chef du bureau hors Siège de l’OCHA, contribuer à assurer la conformité des véhicules, des bureaux et des locaux d’habitation aux normes minimales de sécurité opérationnelle. Veiller à ce que les locaux à usage de bureaux soient bien entretenus et disposent des services communs.
Superviser le recensement des besoins en bureautique et l’entretien du matériel, des logiciels et des systèmes. Maintenir un niveau adéquat de fournitures de bureau et tenir à jour un dispositif relatif à l’allocation et au suivi des fournitures de bureau. Superviser et/ou préparer les autorisations de voyage, en veillant à ce que les justificatifs, les coûts et les autorisations nécessaires soient en place. Vérifier les demandes de remboursement des frais de voyage soumises pour règlement et assurer le suivi des paiements en suspens.
Tenir un système de classement centralisé ; veiller à l’utilisation cohérente et à l’archivage correct des documents officiels en matière d’administration, de finances et de ressources humaines.
Représenter l’OCHA aux réunions portant sur des questions administratives telles que le barème des traitements pour le personnel recruté sur le plan national, les services communs, les locaux, etc.
Superviser régulièrement le personnel administratif recruté sur le plan national, en veillant à assurer un suivi et un encadrement.
S’acquitter des autres tâches qui pourraient lui être confiées.

Compétences

• Professionnalisme : Qualifications techniques et solide expérience dans l’administration générale, avec un accent sur les activités financières, et bonne connaissance du Règlement financier et des règles de gestion financière de l’ONU et des pratiques comptables ; bonne compréhension de l’administration générale et de la gestion des ressources humaines ; qualifications en matière d’appui administratif pour les activités sur le terrain. Vaste expérience du travail institutionnel et de la planification des coûts, associée à une aptitude à fixer des priorités et à planifier, coordonner et contrôler son propre plan de travail et celui de ceux (celles) qui sont sous sa supervision ; et à recenser les activités prioritaires et à les hiérarchiser. Assurer le secrétariat de manière proactive pour les membres du personnel et les autres clients et proposer des solutions appropriées. Prendre la responsabilité de tenir compte des questions de genre et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.
• Aptitude à planifier et à organiser : définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
• Sens des responsabilités : assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ; livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation ; soutenir ses subordonné(e)s, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ; prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.

Formation

Diplôme universitaire du niveau du master dans l’un des domaines suivants ou dans une discipline apparentée : gestion des entreprises ou de l’administration publique, finance, comptabilité ou droit. À défaut, diplôme universitaire du premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente.

Expérience professionnelle

A minimum of five (5) years of progressively responsible experience in administration, finance, accounting, human resources management, or other related area is required.
Field experience in emergency situations is desirable.
Experience within the United Nations common system handling finance-related matters is desirable.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l’anglais est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.

Méthode d'évaluation

Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à participer à une évaluation puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.

Notice spéciale

Ce poste est financé pour une durée limitée d’un an qui pourra être prolongée si le mandat de l’entité est prorogé et si les fonds nécessaires sont disponibles.
Les fonctionnaires sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils (elles) sont censé(e)s changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur.
Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tenant à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes, les candidatures de femmes sont fortement encouragées.
Des antécédents impeccables du point de vue de l’intégrité et du respect des règles déontologiques sont indispensables.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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