vacance de poste

Intitulé publication: ADMINISTRATEUR(TRICE) CHARGE(E) DE LA GESTION DES DOCUMENTS, P4 [Filled from Roster]
Intitulé code d’emploi: Spécialiste de la gestion des documents
Département / Bureau: Programme des Nations Unies pour l'environnement
Lieu d'affectation: GENEVA
Période de candidature: 02 juin 2021 - 16 juillet 2021
No de l’appel á candidature: 21-Conference Services-UNEP-153412-R-Geneva (X)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

Le Programme des Nations Unies pour l’environnement (PNUE) est l’autorité mondiale de premier plan en matière d’environnement, chargée de définir le programme mondial pour l’environnement, de promouvoir la mise en œuvre cohérente du volet environnement du développement durable au sein du système des Nations Unies et ayant autorité pour défendre la cause de l’environnement mondial. La Convention sur le commerce international des espèces de faune et de flore sauvages menacées d’extinction (CITES) est un accord international entre États qui a pour objet de veiller à ce que le commerce international des spécimens d’animaux et de plantes sauvages ne menace pas la survie des espèces auxquelles ils appartiennent (www.cites.org).
Sous la supervision du (de la) Chef du Groupe des organes directeurs, le (la) titulaire du poste est principalement chargé(e) de l’exécution du programme de travail technique de l’équipe et de la supervision du processus de gestion des documents au cours des réunions de la Conférence des Parties et des comités permanents. Le (la) titulaire peut être appelé(e) à s’acquitter d’autres tâches, comme représenter le secrétariat de la CITES à l’occasion de réunions internationales et participer à d’autres activités de la CITES.
Sous la supervision directe du (de la) chef du Groupe des organes directeurs, le (la) titulaire s’acquittera des responsabilités ci-après.

Responsabilités

1.Exécution du programme
a)Appliquer les instructions issues du texte de la convention et des résolutions et décisions de la Conférence des Parties, comme la révision des résolutions ;
b)Établir et maintenir des contacts avec des fonctionnaires nationaux, d’autres organismes des Nations Unies et intergouvernementaux, des organisations non gouvernementales, les missions diplomatiques, entre autres, garantissant ainsi la collaboration et l’échange d’informations tant au sein qu’à l’extérieur du système des Nations Unies concernant les questions intéressant la CITES en général ;
c)Éditer des documents complexes ou délicats sur le plan politique, habituellement sans révision, pour assurer l’exactitude, la clarté, la cohérence et la conformité avec les normes, politiques et pratiques de l’Organisation des Nations Unies ; assurer des travaux d’édition plus poussés au besoin, y compris réécrire, résumer et restructurer les textes de façon à en faciliter la lecture et à améliorer l’enchaînement logique, et aider le personnel des groupes techniques et les délégations à rédiger les documents et donner des conseils sur les questions liées aux politiques et pratiques éditoriales ;
2.Superviser la conception et l’exécution de plusieurs programmes d’enregistrement à des réunions et donner des orientations techniques aux gouvernements concernant l’application de ces programmes :
a)Diriger l’examen annuel des documents de référence en communiquant avec tout le personnel, les gouvernements et les organisations concernées ; mettre à jour régulièrement les documents publiés sur le site Web de la CITES et la base de gestion des documents après chaque réunion de la Conférence des Parties ;
b)Encadrer le commis à la documentation ; établir les programmes de travail annuels ; évaluer le comportement professionnel du personnel et participer à la planification et à l’établissement du budget et du programme de travail de l’équipe ;
c)Encadrer l’élaboration et la création de publications, documents et politiques et orientations relatives aux réunions ; mettre au point des méthodologies et des procédures destinées à améliorer et à accélérer la disponibilité des documents voulus, éditer des documents complexes et délicats sur les plans politique, juridique et scientifique afin de garantir la conformité avec les normes, politiques et pratiques de l’ONU et assurer des travaux d’édition plus poussés au besoin, y compris réécrire, résumer et restructurer des textes ; consulter les départements, comités, gouvernements et autres organisations auteurs et effectuer des recherches afin de lever les ambiguités et de corriger les erreurs de fond ;
d)Rédiger des directives éditoriales arrêter les normes et pratiques d’édition électronique ; et aider le personnel, les comités et les délégations à rédiger les documents et donner des conseils sur les politiques et pratiques éditoriales ; encadrer la production, le traitement, la traduction et la révision de tous les documents officiels, y compris les notifications aux Parties et les documents, résumés et comptes rendus analytiques de séance des comités de la CITES ;
e)Proposer des solutions pour éviter les chevauchements et les doublons et assurer une utilisation rationnelle des ressources, anticiper les problèmes imminents dans ces domaines et recommander des solutions ;
f)Assurer la direction et l’orientation des travaux sur l’application des outils de traduction assistée par ordinateur ; mener des recherches linguistiques et établir des glossaires terminologiques et outils de référence ;
g)Établir et maintenir un fichier de traducteurs et conseillers externes, donner des informations concernant les procédures et la pratique du secrétariat ainsi que la terminologie sur un vaste éventail de sujets.
3.Superviser le flux de production de la documentation des réunions de la Conférence des Parties :
a)Conseiller et aider les rédacteur(trice)s de comptes rendus et les informer des procédures et pratiques du secrétariat et de la terminologie ; éditer les comptes rendus analytiques de séance, encadrer les équipes chargées des comptes rendus et faire office de chef de l’équipe du secrétariat ;
b)Établir les documents et les comptes rendus des réunions de la Conférence des Parties, élaborer les versions finales des textes de référence des organes délibérants et des réunions scientifiques de la Conférence des Parties, rédiger des notes relatives aux états financiers, des notes d’information, des pistes de réflexion et d’autres communications à l’intention des adminisstrateurs de haut rang de la CITES et assurer le suivi de la mise en œuvre de leurs décisions et recommandations ;
c)Coordonner tous les aspects procéduraux, logistiques et techniques des réunions et assurer la présentation et la publication en temps voulu de tous les documents d’avant-session, de session et d’après-session, y compris les projets de résolution, de décision et de rapport).
4.S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées, notamment établir des rapports spéciaux, représenter la CITES à l’occasion de réunions internationales et participer aux activités de la CITES.

Compétences

PROFESSIONNALISME : tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise ; prendre la responsabilité de transversaliser la problématique femmes-hommes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.
APTITUDE À PLANIFIER ET À ORGANISER : définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
SENS DES RESPONSABILITÉS : assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ; livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité ; se conformer aux règles et procédures de l’organisation ; soutenir ses subordonné(e)s, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ; prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.
SUIVI DU COMPORTEMENT PROFESSIONNEL : déléguer les pouvoirs, l’autorité et la compétence requis à ses subordonné(e)s ; veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la chaîne hiérarchique soient clairs pour tous (toutes) ; estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et tirer le meilleur parti des compétences ; suivre l’avancement du travail au regard des échéances ; s’entretenir régulièrement avec ses subordonné(e)s des résultats qu’ils (elles) obtiennent, leur faire savoir comment leur apport est perçu et leur donner les conseils nécessaires ; encourager le risque et soutenir la créativité et l’initiative ; appuyer activement les aspirations professionnelles de ses collaborateur(trice)s ; faire preuve de justice dans la notation.

Formation

Diplôme universitaire du niveau du master dans le domaine de l’environnement naturel, de l’administration publique, des sciences sociales et de la publication, de la legislation internationale ou dans toute autre discipline apparentée. À défaut, diplôme universitaire du premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente.

Expérience professionnelle

Au moins sept années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le contrôle et la production de documents et l’entretien de sites dans un environnement international ou dans un domaine connexe.
Expérience des procédures, politiques et pratiques des organes intergouvernementaux d’une organisation internationale.
Une expérience de la prestation de conseils à la présidence ou au bureau d’un organisme intergouvernemental est souhaitable.
Une expérience professionnelle dans le domaine de la nomenclature scientifique, de l’environnement naturel et de la législation internationale est souhaitable.
Une expérience dans la préparation ou la coordination de la documentation intergouvernementale est souhaitable.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est exigée. La connaissance du français et de l’espagnol est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout.
NOTE : la « maîtrise » correspond à une note « très bien » dans les quatre domaines évalués (lire, écrire, parler et comprendre) et la « connaissance » à une note « bien » dans deux de ces domaines.

Méthode d'évaluation

Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à participer à une évaluation puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.

Notice spéciale

Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale d’un an renouvelable. Les fonctionnaires sont soumis(es) à l’autorité du (de la) Secrétaire général(e), qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils (elles) sont censé(e)s changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur.
Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tenant à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes, les candidatures de femmes sont fortement encouragées. Des antécédents impeccables du point de vue de l’intégrité et du respect des règles déontologiques sont indispensables.
Les candidat(e)s internes sont prié(e)s de veiller à ce que TOUS les champs de la notice personnelle, notamment ceux relatifs à l’expérience professionnelle et aux informations de contact, soient dûment remplis et à jour. Ces informations sont indispensables au (à la) responsable du poste à pourvoir pour déterminer les candidat(e)s qualifié(e)s et les contacter.
Les vacataires et les consultant(e)s ayant travaillé au sein du Secrétariat de l’ONU au cours des six derniers mois, quel que soit l’organisme intéressé, ne pourront prétendre à un poste temporaire ou à durée déterminée d’administrateur(trice) ou de fonctionnaire de rang supérieur et leur candidature sera écartée.
Il est vivement recommandé à tou(te)s les candidat(e)s de postuler en ligne aussitôt que possible après la publication de l’avis de vacance de poste et bien avant la date limite indiquée. Un accusé de réception sera envoyé à tou(te)s les candidat(e)s qui auront donné leur adresse électronique. Si vous ne recevez pas un tel accusé de réception dans les 24 heures, il se peut que votre candidature n’ait pas été bien reçue. Au besoin, veuillez renvoyer votre candidature. Si le problème persiste, veuillez demander une assistance technique en cliquant sur le lien « Besoin d’aide ? » dans Inspira.
Pour l’Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel sans considération d’identité de genre ou d’orientation sexuelle, de race, de religion, d’horizon culturel et d’origine ethnique, ou de handicap. Des accommodements raisonnables pour les candidat(e)s handicapé(e)s pourront être fournis sur demande pour faciliter leur participation au processus de recrutement, si indiqué dans le formulaire de candidature.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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