vacance de poste

Intitulé publication: MEETINGS SERVICES ASSISTANT, G6 (Temporary Job Opening)
Intitulé code d’emploi: Assistant au service des séances
Département / Bureau: Département de l'Assemblée générale et de la gestion des conférences
Lieu d'affectation: NEW YORK
Période de candidature: 27 mai 2021 - 14 juin 2021
No de l’appel á candidature: 21-Conference Services-DGACM-156267-J-New York (R)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
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Cadre organisationnel

This position is located in the Meetings Management Section (MMS), Central Planning and Coordination Service, Department for General Assembly and Conference Management (DGACM), New York. The Meetings Services Assistant will report to the Programming Officer of MMS.

Responsabilités

Under the overall supervision of the Chief of the Meetings Management Section of the Central Planning and Coordination Service, the main responsibility of the Meetings Servicing Assistant in this post is to coordinate the schedule of meetings on a daily and weekly basis with relevant offices and delegations regarding organizational arrangements for the sessions of assigned committees and meetings/conferences. Allocates conference facilities and meeting rooms. Prepares, finalizes and distributes electronically the Daily eMeets Programme for the next day's schedule of meetings to be held at Headquarters. Ensures that all required services for meetings added to the daily schedule (notably the Security Council and the General Assembly) are available, via contact with all service providers, in order for committees and meetings/conferences to convene according to schedule. Produces daily and weekly programme of meetings in eMeets. Monitors and disseminates statistics of actual utilization of interpretation and reconciling the number of teams programmed on a weekly basis. Maintains databases of meetings - programmed/held/utilized. Checking accuracy/consistency of data in eMeets displayed on the scrolling list and door displays. Attends coordination/planning meetings, representing Unit regarding organizational and procedural arrangements for special committees/meetings and update files accordingly. Prepares for conferences to be held away from Headquarters, coordinate with substantive offices, regarding logistics and the shipment of conference material to and from conference. When on location, as Programme Assistant, under the direction of Conference Services Coordinator, prepares and monitors the daily scheduling of meetings and room allocation, as well as supervises local staff in the set up of conference rooms and facilities and maintenance of supplies. Maintains and updates filing system with reference materials for committees and meetings/conferences. Responds to queries from delegations and Secretariat. Participates in recruitment of temporary assistants and in scheduling their work. Provides guidance/training to less experienced staff. Provides guidance/basic training of eMeets to other conference-servicing related departments. Performs other duties as required.

Compétences

Professionalism: Familiarity with Conference servicing policies, procedures and practices of the Organization. Knowledge of meetings of the United Nations calendar bodies. Hands-on experience and a thorough knowledge of eMeets. Ability to work independently without supervision, adapt to stressful situations, follow Departmental rules. Teamwork: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.
Planning& Organizing: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

Formation

High School diploma or equivalent. Must have passed the United Nations Administrative Support Assessment Test (ASAT) in English at New York Headquarters

Expérience professionnelle

A minimum of 7 years of experience in the field of conference-servicing area with at least three years in a large-scale international organization is required.
Experience in the use of web-based meetings management tool is desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For this post, fluency in oral and written English is required. Knowledge of another official UN language is an advantage.

Méthode d'évaluation

Competency-based interview which may be preceded by a written test.

Notice spéciale

Recruitment for this position is done on a local basis, whether or not the candidate is a resident of the duty station.

Passing the Administrative Assessment Support Test (ASAT) at Headquarters or an equivalent recognised locally-administered test at a United Nations Office is a prerequisite for recruitment consideration in the General Service category in the United Nations Secretariat.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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