vacance de poste

Intitulé publication: Finance and Budget Assistant, G4 (Temporary Job Opening)
Intitulé code d’emploi: Assistant aux finances
Département / Bureau: Département des opérations de paix
Lieu d'affectation: NEW YORK
Période de candidature: 30 juillet 2021 - 26 août 2021
No de l’appel á candidature: 21-Finance-DPO-158758-J-New York (X)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

These positions are located in the Office of Programme Planning, Budget and Accounts (OPPBA), Department of Management (DM) and other departments throughout the United Nations at both headquarters and in the field. The Finance & Budget Assistant at this level usually reports to the Head of an organizational unit or to a Finance/Budget Officer or Officers.

Responsabilités

Within delegated authority, the Finance and Budget Assistant will be responsible for the following duties: (These duties are generic and may not be carried out by all Finance and Budget Assistants.)

BUDGET:
• Generates budgetary or peacekeeping financing reports, including statistical/financial data for tables, charts and spreadsheets using office software and templates.
• Amends, rearranges and edits statistical tables. Ensures that departments/offices submitting documents/reports have provided the necessary printing forms and diskettes to adhere to established guidelines set by the editors of the Department of General Assembly and Conference Management (GACM). Makes necessary follow-up with client departments on the above.
• Liaises with editorial control over printing specifications of electronic tables, timeliness of publications, translation and completeness of submissions, particularly of performance reports.
• Monitors electronic transmissions of documents (local and overseas) and determines appropriate recipients within the Division or Department.
• Produces layouts of annexes to the budget and overview tables to conform to specifications in the programme budget.
• Summarizes, through statistical tables, all departmental proposals reflecting budgetary and programmatic changes, retrieving information from different updated tables from the Budget Information System and compiles frequently updated reports.
• Takes note of approved appropriations and other data to be reflected in the draft report of the Fifth Committee.
• Prepares notes of ACABQ and Fifth Committee deliberations on budgetary issues as requested/assigned.
• Updates monthly mission troop strength data and entry into the Division database; follows-up with field missions on late submissions; generates reports for files and payment annexes.
• Assigns sequential numbers to manually prepare allotment advices in accordance with account type, i.e., programme budget, miscellaneous (including working capital fund and revenue-producing activities) and projects. Distributes allotment advices, as appropriate. Answers inquiries.
• Updates the personnel incumbency file of each mission upon receipt of the monthly incumbency report from the Chief Administrative Officer.
• Obtains information from other offices, e.g., status of unpaid assessed contributions or voluntary contributions to trust funds or special accounts from Contributions Service, financial statements from Trust Fund Unit.

CLAIMS:
• Enters data into form letters, e.g. payment letters sent to Permanent Missions for troop cost reimbursement, memoranda to Accounts Division transmitting certified claims for contingent-owned equipment and self-sustainment and facsimiles sent to field missions to confirm the electronic transmission of allotment advices and staffing authorizations.
• Maintains and updates the Division database on monthly accounts payable to troop contributing countries and generates related reports to ensure accuracy and completeness of contingent-owned equipment, self-sustainment and other claims processed.

GENERAL:
• Maintains workload statistics for respective peacekeeping missions.
• Provides general administrative/secretarial support to the officers.
• Performs other duties as required.

Compétences

• PROFESSIONALISM: Knowledge of, and ability to apply financial rules, regulations and procedures in the UN environment. Ability to maintain accurate records, review and interpret a wide variety of data. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

• COMMUNICATION: Speaks and writes clearly and effectively; listens to others, correctly interprets messages from others and responds appropriately; asks questions to clarify, and exhibits interest in having two-way communication; tailors language, tone, style and format to match audience; demonstrates openness in sharing information and keeping people informed.

• TEAMWORK: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.

• PLANNING AND ORGANIZING: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

• ACCOUNTABILITY: Takes ownership of all responsibilities and honours commitments; delivers outputs for which one has responsibility within prescribed time, cost and quality standards; operates in compliance with organizational regulations and rules; supports subordinates, provides oversight and takes responsibility for delegated assignments; takes personal responsibility for his/her own shortcomings and those of the work unit, where applicable.

• CREATIVITY: Actively seeks to improve programmes or services; offers new and different options to solve problems or meet client needs; promotes and persuades others to consider new ideas; takes calculated risks on new and unusual ideas; thinks “outside the box”; takes an interest in new ideas and new ways of doing things; is not bound by current thinking or traditional approaches.

• CLIENT ORIENTATION: Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client.

• COMMITMENT TO CONTINUOUS LEARNING: Keeps abreast of new developments in own occupation/profession; actively seeks to develop oneself professionally and personally; contributes to the learning of colleagues and subordinates; shows willingness to learn from others; seeks feedback to learn and improve.

• TECHNOLOGICAL AWARENESS: Keeps abreast of available technology; understands applicability and limitation of technology to the work of the office; actively seeks to apply technology to appropriate tasks; shows willingness to learn new technology.

Formation

High school diploma or equivalent. Must have passed the United Nations
Administrative Support Assessment Test (ASAT) at Headquarters or an equivalent
locally-administered test at Offices Away from Headquarters.

Expérience professionnelle

Three years of experience in finance, administration, accounting or related area is required.
Experience in drafting and editing correspondence is desirable.
Experience working with senior managers is desirable.
Work experience in and knowledge of ERP such as SAP is desirable.
Proficiency in Excel or an equivalent spreadsheet software is desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in oral and written English is required. Knowledge of another official United Nations language is an advantage.

Méthode d'évaluation

Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview.

Notice spéciale

•Ce poste n’est vacant que pour une période provisoire s’achevant le [date]. Si le candidat sélectionné est un fonctionnaire du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies, il s’agira d’une affectation temporaire.

• Si cette affectation temporaire peut permettre au candidat sélectionné d’acquérir de l’expérience, elle ne porte que sur une période limitée et ne préjuge en rien de la sélection du futur titulaire du poste.

• Selon les modalités de financement du poste à pourvoir, le droit de faire acte de candidature pourrait être limité aux candidats basés dans le lieu d’affectation concerné.

• Pour cette vacance de poste temporaire, le droit de faire acte de candidature pourrait être limité aux « candidats internes », qui ont été recrutés à l’issue d’un concours, dont les modalités sont prévues par la disposition 4.16 du Règlement du personnel, ou d’une procédure de sélection sanctionnée par un organe central de contrôle, comme prévu par la disposition 4.15 dudit Règlement.

• Les fonctionnaires des organisations appliquant le régime commun des Nations Unies qui atteindront l’âge réglementaire de départ à la retraite au cours de la période considérée ne peuvent pas se porter candidats.Le fait de faire acte de candidature ou d’être sélectionné pour cette vacance de poste temporaire est sans effet sur l’âge réglementaire de départ à la retraite, cette date ne pouvant être repoussée.

•Les retraités ayant dépassé l’âge de départ obligatoire à la retraite qui souhaitent être considérés pour cet emploi temporaire, doivent sélectionner “départ à la retraite” pour le motif de leur depart. Les retraités ne peuvent être employés par l’Organisation que si les conditions suivantes sont remplies : (a) L’Organisation ne peut faire face à ses besoins opérationnels, aucun fonctionnaire qualifié n’étant disponible pour exercer les fonctions considérées; (b) L’engagement proposé n’a pas d’effets préjudiciables sur les perspectives de carrière ou les possibilités de réaffectation d’autres fonctionnaires et constitue un moyen économique et rationnel de répondre aux besoins du service.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Aucun candidat ne sera pris en considération par l'ONU s’il s'est rendu coupable de violation du droit international des droits de l'homme ou du droit international humanitaire, d'exploitation sexuelle, d'atteinte sexuelle ou d'infraction autre qu'une infraction mineure au code de la route, ou s'il existe des motifs raisonnables de croire que le candidat a été impliqué dans la commission de l'un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait de profiter ou de tenter de profiter d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L'expression « atteinte sexuelle » désigne toute intrusion physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle intrusion.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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