vacance de poste

Intitulé publication: ASSISTANT ADMINISTRATIF PRINCIPAL/ASSISTANTE ADMINISTRATIVE PRINCIPALE, G7 (Temporary Job Opening)
Intitulé code d’emploi: Assistant principal à l'administration
Département / Bureau: Département des affaires politiques et de la consolidation de la paix
Lieu d'affectation: NEW YORK
Période de candidature: 09 août 2021 - 15 août 2021
No de l’appel á candidature: 21-Administration-DPPA-161192-J-New York (X)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

Le poste est à pourvoir à la Section des ressources humaines du Service administratif du Bureau de la coordination des affaires humanitaires. Le (la) titulaire relève du (de la) Chef de la Section des ressources humaines.

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :
Gestion des ressources humaines
• Coordonner l’exécution de diverses tâches administratives de gestion des ressources humaines de l’unité administrative (recrutement, affectations, promotion, réinstallation, appréciation du comportement professionnel, classement des emplois, cessation de service, formation, etc.) et ce faisant, veiller à l’application uniforme des règles et procédures de l’Organisation des Nations Unies.
• Examiner et traiter les notifications administratives dans Umoja.
• Porter conseils et répondre aux demandes de renseignements relatives aux procédures de classement.
• Fournir au personnel et aux consultants des informations et conseils sur les conditions d’emploi, droits et obligations, privilèges et immunités résultant du Règlement et du Statut du personnel.
• Assurer le suivi, dans les tableaux d’effectifs d’Umoja, de diverses activités liées aux ressources humaines, comme les nominations, les départs à la retraite, l’expiration d’engagements, les réaffectations, les transferts et les mouvements de personnel.
• Coordonner les activités de collecte et de saisie de données de différentes unités de la Section pour divers projets et programmes dans le domaine de la gestion des ressources humaines.

Budget et finances
• Fournir une assistance spécialisée à la préparation et à l’élaboration du programme de travail et du budget de l’unité.
• Contribuer au suivi régulier du budget et du programme de travail en ce qui concerne différentes composantes, proposer des réaffectations de ressources et y procéder si nécessaire.
• Recueillir des informations sur des bases de données pertinentes et établir des rapports financiers adaptés.
• Concourir à la préparation et à l’établissement du plan à moyen terme et de sa révision.
• Réaliser des études et analyses et contribuer à arrêter les estimations des coûts et les propositions budgétaires concernant les besoins en personnel et autres ressources émanant des départements ou bureaux au Siège et hors Siège, y compris les aspects programmatiques ; veiller à la conformité avec le plan à moyen terme et les autres textes portant mandat.
• Aider les directeur(trice)s de programmes et de projets à déterminer les ressources nécessaires aux fins des propositions budgétaires.
• Suivre l’exécution du budget et les dépenses et recommander toutes réaffectations de fonds nécessaires.
• Examiner les demandes de fourniture de biens et services pour veiller à ce que : a) les dépenses soient imputées sur les postes budgétaires appropriés ; b) les fonds nécessaires soient disponibles.
• Surveiller les fonds extrabudgétaires, notamment en examinant les accords conclus et les devis, et en veillant au respect des règles et règlements et des politiques et procédures établies.
• Concourir à l’élaboration des textes sur l’exécution du budget de la Section.
• Contribuer à l’établissement des rapports sur l’exécution du budget, en analysant les écarts entre les crédits approuvés et les dépenses effectives.

Administration générale
• Assurer l’encadrement, la formation et la supervision d’autres agent(e)s des services généraux dans son domaine de compétence.
• Cerner et résoudre divers problèmes et difficultés en déterminant les mesures à prendre.
• Assurer une coordination étroite avec les groupes chargés des services et entretenir des contacts fréquents avec les membres de l’équipe au Siège et hors Siège.
• S’acquitter d’autres tâches administratives connexes, selon que de besoin (programme opérationnel pour les voyages, contrôle des comptes et des paiements aux fournisseurs et vacataires, aménagement des locaux, définition des besoins en bureautique et de maintenance du matériel, des logiciels et des systèmes, etc.), et organiser et coordonner les activités liées aux séminaires et conférences et à la traduction.

Administration des contrats
• Vérifier les factures des prestataires extérieurs au regard des biens et services qui ont été approuvés par l’Organisation et fournis.
• Assurer le paiement des factures des prestataires et son suivi.
• Préparer et remplir tous les formulaires et autorisations pour le Groupe des travaux contractuels, notamment en ce qui concerne les cartes d’identité ONU, les accès aux inventaires, les permis de stationnement, les accès par carte magnétique et les clefs.

Compétences

• Professionnalisme : s’acquitter d’un large éventail de tâches administratives (budget et programme de travail, ressources humaines, gestion de base de données, etc.) ; connaître et appliquer les règles et règlements administratifs, financiers et relatifs aux ressources humaines de l’Organisation des Nations Unies dans des situations professionnelles. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise ; manifester la volonté d’atteindre l’objectif de l’égalité des sexes en veillant à ce que les femmes et les hommes participent de manière égale à tous les aspects du travail et y soient pleinement associés.
• Aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
• Souci du client : considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ; suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tenir les clients informés de l’avancement des projets ; tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.

Formation

Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent. Seule sera prise en compte pour le recrutement à des postes de la catégorie des services généraux ou des catégories apparentées au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies la candidature des personnes ayant réussi le test d’aptitude standardisé pour les services généraux. Les candidat(e)s qui n’ont pas été reçus au test d’aptitude standardisé pour les services généraux seront tout de même pris(es) en considération pourvu qu’ils (elles) aient réussi le test d’aptitude aux fonctions d’appui administratif, qu’ils (elles) auront passé en anglais au Siège de l’Organisation des Nations Unies, à la Commission économique pour l’Afrique, à la Commission économique et sociale pour l’Asie occidentale, à l’Office des Nations Unies à Genève, à l’Office des Nations Unies à Vienne, au Tribunal pénal international pour le Rwanda ou au Tribunal pénal international pour l’ex-Yougoslavie.

Expérience professionnelle

At least 10 years of experience in administrative services, finance, accounting, audit, human resources or related area.
Experience in the front office of a senior official is desirable
Experience in an international organization is desirable.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l’anglais écrit et oral est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle de l’Organisation est un atout.

Méthode d'évaluation

Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à participer à une évaluation puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.

Notice spéciale

Ce poste est soumis à recrutement local. Il est financé pour une durée initiale d’un an qui pourra être prolongée.
Ce poste est ouvert uniquement aux fonctionnaires du Secrétariat de l’ONU : 1) exerçant des fonctions dans le lieu d’affectation précisé dans l’avis de vacance ; 2) titulaires d’une nomination à titre permanent, d’un contrat continu ou d’un engagement de durée déterminée ; 3) nommés à l’issue de l’examen de la Commission centrale de contrôle ou remplissant les autres conditions générales liées au lieu d’affectation, à la catégorie et au niveau d’emploi, et au domaine d’activité. Les candidatures externes seront examinées uniquement si aucun(e) candidat(e) du lieu d’affectation ne correspond au profil recherché. Les frais de voyage liés à la prise de fonction sont à la charge du(de la) candidat(e) retenu(e).
La candidature des fonctionnaires en poste dans une entité donnée ne sera pas prise en considération si le poste vacant est dans une autre entité. La candidature des fonctionnaires titulaires d’un engagement temporaire ne sera pas prise en considération.
Les candidat(e)s internes sont prié(e)s de veiller à ce que TOUS les champs du formulaire de candidature, notamment ceux relatifs à l’expérience professionnelle et aux coordonnées, soient dûment remplis et à jour. Ces informations sont indispensables au (à la) responsable du poste à pourvoir pour déterminer les candidat(e)s qualifié(e)s et les contacter.
Les fonctionnaires sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils (elles) sont censé(e)s changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur. Il est vivement recommandé à tou(te)s les candidat(e)s de postuler en ligne aussitôt que possible après la publication de l’avis de vacance de poste et bien avant la date limite indiquée.
Un accusé de réception sera envoyé à tou(te)s les candidat(e)s qui auront donné leur adresse électronique. Si vous ne recevez pas un tel accusé de réception dans les 24 heures, il se peut que votre candidature n’ait pas été reçue. Si le problème persiste, veuillez demander une assistance technique en cliquant sur le lien « Besoin d’aide ? » dans Inspira.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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