The Department of Operational Support (DOS) was established to provide end-to-end operational support, advisory services and other solutions to operating entities across the Secretariat, including departments, offices away from headquarters, peace operations, and regional commissions.
The Regional Service Centre in Entebbe, Uganda (RSCE), was established in July 2010, following the adoption of General Assembly resolution 64/269. The Centre provides efficient, client-oriented and scalable services with the goal of moving transactional, non-location-dependent administrative functions to the Centre from its client entities. This includes transactional elements of human resources, finance, multimodal movement and control, personnel and cargo transport and information and communications technology (ICT) support. In addition to these services, the Office of the Chief RSCE and support offices through the Deputy Chief RSCE provides overall guidance on the operations of the RSCE including strategic planning, communication, budgeting, human resources management, property management, quality assurance and business intelligence, conference services, record keeping and archive management, and audit response and risk management.
For more information, please visit https://rsce.unmissions.org.
This position is located in the Onboarding and Separation Service Line (OSSL). The Associate Human Resources Officer at this level reports to the Service Delivery Manager (OSSL).
The Associate Human Resources Officer will be responsible for the following duties:
•Manages the determination and implementation of bene fits and entitlements of RSCE Clients mission staff covering life and career events from pre-appointment to beyond separation.
•Accountable for ensuring transparency, accuracy and assuring full compliance with Staff rules and regulations.
•Accountable for the integrity, transparency and equity of the management of RSCE resources, particularly the contracts, benefits, and entitlements management.
•Advises clients’ missions on Benefits and entitlements, staff rules and regulations, HR guidelines and promotes collaborative and client-oriented approach, sharing knowledge and best practice.
•Advise client missions on matters related to benefits and entitlements, fostering partnerships with them.
Administration of entitlements:
•Administer, certify and approve the processing of Benefits and Entitlements in full compliance with Staff regulations and rules.
•Determine, verify and approve financial entitlements related to contracts such as appointments, reassignments, and ongoing entitlements.
•Administers and provides advice on salary and related benefits, travel, and social security entitlements.
•Streamline payment and entitlement procedures to deliver optimal client service
•Make accurate determination of entitlements of personnel transactions
•Ensure timely processing and approving payments.
•Ensure accurate processing of financial entitlements to reduce recoveries, advances and other exceptional payments.
•Ensure full transparency of the administration of Benefits and entitlements.
Human Resources:
•Identifies areas for improving processes and HR policies and developing the RSCE business requirements to maximize efficiency and simplify procedures.
•Monitors the work of the Human Resources Assistants in carrying out alt human resources administrative transactions including preparation of personnel actions, and processes contracts.
•Make recommendations to improve HR policies and guidelines as related to the Service Lines.
•Enhance work efficiency through constant evaluation and analysis of human resources processes.
•Recommends, creates and maintains knowledge management for benefits and entitlements.
•Ensure that Umoja contains accurate and comprehensive and comprehensive coverage of benefits and entitlements.
•Continuous learning and development for human resources staff by keeping abreast with HR best practices.
•Conduct training courses on Benefits and Entitlements.
•Supervises the maintenance the human resources filing system.
Other:
•Identifies and analyzes staff development and career support needs and designs programmes to meet identified needs.
•Provide input and support to further development of and implementation of the service lines.
•Provides induction orientation and briefing to new staff members in the service lines.
•Provides high quality, timely and accurate service to client missions.
•Performs any other duties as required.
Professionnalisme (sans aptitude à transversaliser la problématique femmes-hommes) :
Professionnalisme : Connaissance des […]. Aptitude à […]. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du Sujet. Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer Les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés. Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Persévérer face aux obstacles et aux difficultés. Garder son calme dans les situations de crise. [Ajoutez aptitude à transversaliser la problématique femmes-hommes ici].
Aptitude à transversaliser la problématique femmes-hommes pour les postes des classes GS et des catégories connexes :
[Professionnalisme]. Volonté de réaliser l’objectif de l'égalité des genres en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans toutes les activités.
Aptitude à transversaliser la problématique femmes-hommes pour les postes des classes P-1 à P-4 et pour les postes d’administrateur recruté sur le plan national :
[Professionnalisme]. Prendre la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.
Aptitude à transversaliser la problématique femmes-hommes pour les postes des classes P-5 et supérieures (lorsque les qualités de chef ne sont pas requises) :
[Professionnalisme]. Prendre l’initiative et la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités; faire la preuve d’une bonne connaissance des stratégies visant à équilibrer les effectifs masculins et féminins et manifester la volonté d’atteindre cet objectif.
Aptitute à la communication : S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit. Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient. Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue. Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse. Partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.
Esprit d’équipe : Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation. Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui. Faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel. Accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre. Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.
Aptitute à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues. Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier
les priorités en fonction des besoins. Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien. Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification. Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu. Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose
Sens de responsabilités : Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements. Livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité Se conformer aux règles et procédures de l’Organisation. Soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées. Prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.
Souci du client : Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue. Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre. Suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes. Tenir les clients informés de l’avancement des projets. Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
Créativité : S’employer activement à améliorer les programmes ou services. Proposer des solutions novatrices afin de résoudre les problèmes ou de répondre aux besoins des clients. Promouvoir des idées nouvelles et amener autrui à s’y intéresser. Prendre des risques calculés en misant sur des formules qui sortent de l’ordinaire; oser ne pas suivre les sentiers battus. S’intéresser aux idées et aux démarches nouvelles. Ne pas être prisonnier des opinions et solutions toutes faites.
Ouverture à la technologie : Se tenir au fait de l’innovation technologique. Comprendre les avantages et les inconvénients que présente la bureautique. S’employer activement à appliquer la technologie aux tâches qui s’y prêtent. Etre disposé à s’initier aux technologies nouvelles.
Volonté de perfectionnement : Se tenir au fait de l’évolution de sa propre profession/spécialité. S’employer activement à progresser, sur les plans tant professionnel que personnel. Contribuer à l’apprentissage de ses collègues et subordonnés. Etre disposé à apprendre d’autrui. Se tenir au courant de la façon dont son apport est perçu afin d’apprendre et de se perfectionner.
Hauteur de vues : Discerner les problèmes, les créneaux et les risques stratégiques. Faire bien comprendre les liens existant entre la stratégie de l’Organisation et les objectifs plus limités du service. Définir et faire prévaloir une orientation générale qui emporte l’adhésion de ses collègues. Faire partager sa conviction au sujet des possibilités futures.
Qualités de chef : Servir de modèle à son entourage. Armer chacun des membres de son équipe des atouts nécessaires pour atteindre les objectifs visés. S’employer avec dynamisme à mettre au point les stratégies opérationnelles requises. Etablir et entretenir des relations très diverses afin de comprendre les besoins et de s’assurer des appuis. Prévoir les conflits et s’efforcer de les résoudre à l’amiable. S’investir dans le changement et le progrès; ne pas se cantonner dans le statu quo. Avoir le courage de prendre des positions impopulaires. Prendre l’initiative et la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités; faire la preuve d’une bonne connaissance des stratégies visant à équilibrer les effectifs masculins et féminins et manifester la volonté d’atteindre cet objectif.
Qualités de chef : Servir de modèle à son entourage. Armer chacun des membres de son équipe des atouts nécessaires pour atteindre les objectifs visés. S’employer avec dynamisme à mettre au point les stratégies opérationnelles requises. Etablir et entretenir des relations très diverses afin de comprendre les besoins et de s’assurer des appuis. Prévoir les conflits et s’efforcer de les résoudre à l’amiable. S’investir dans le changement et le progrès; ne pas se cantonner dans le statu quo. Avoir le courage de prendre des positions impopulaires.
Responsabilisation des subordonnés : Déléguer, exposer clairement ce que l’on attend de ses collaborateurs et leur donner toute la latitude voulue. Encourager chacun à se fixer des objectifs ambitieux. Exiger de chacun qu’il réponde des résultats obtenus dans son domaine de responsabilité. Apprécier à leur juste valeur l’apport et la compétence de chacun. Témoigner de son appréciation et récompenser les résultats et
l’effort. Faire participer chacun à la prise des décisions qui le concernent.
Suivi du comportement professionnel : Déléguer les pouvoirs, l’autorité et la compétence requis à ses subordonnés. Veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la chaîne hiérarchique soient clairs pour tous.Estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et tirer le meilleur parti des compétences. Suivre l’avancement du travail au regard des échéances. S’entretenir régulièrement avec ses subordonnés des résultats qu’ils obtiennent, leur faire savoir comment leur apport est perçu et leur donner les conseils nécessaires. Encourager le risque et soutenir la créativité et l’initiative. Appuyer activement les aspirations professionnelles de ses collaborateurs. Faire preuve de justice dans la notation.
Aptitude à donner confiance : Créer le climat voulu pour que chacun puisse s’exprimer et agir sans crainte de rétorsion. Diriger de façon cohérente et prévisible. Jouer la carte de la transparence. Faire confiance à ses collègues et subordonnés ainsi qu’aux clients. Reconnaître le mérite. Donner suite aux décisions convenues. Traiter avec doigté l’information délicate ou confidentielle.
Sûreté de jugement/aptitude à dédider : Discerner les éléments clefs dans les situations complexes et aller rapidement au coeur du problème. Recueillir toute l’information nécessaire avant de prendre une décision. S’interroger sur l’incidence à la fois bénéfique et préjudiciable que les décisions peuvent avoir avant de se déterminer. Ne prendre de décisions qu’après en avoir mesuré les conséquences pour autrui et pour l’Organisation. Ne proposer de lignes d’action ou formuler de recommandations qu’en toute connaissance de cause. Vérifier les hypothèses en les confrontant aux faits. S’assurer que les dispositions qu’il est envisagé de prendre répondent aux besoins explicitement ou implicitement exprimés. Savoir prendre des décisions douloureuses quand les circonstances l’exigent.
Advanced University Degree (Master’s degree or equivalent) in human resources management, social sciences, business or public administration, social sciences, education or in a related field is required. A First-level university degree in combination with two additional years of qualifying experience may be accepted in lieu of the advanced university degree. Knowledge of human resources policies, practices and procedures and ability to apply them in an organizational setting is desirable.
A minimum of two (2) years of progressively responsible experience in human resources management, administration or related area is required.
Minimum of 2 years work experience in HR Service Centre processing payroll/human resources management, including experience in HR benefits and entitlements, recruitment and HR systems is required.
Experience in human resources management, administration or related area at the national, or international level is desirable.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le(s) poste(s) à pourvoir, la maîtrise de l’une des deux langues est exigée et [la « maîtrise » ou la « connaissance »] de l'autre langue est [« souhaitable » ou « un atout »]. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU serait un atout.
L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.
This position is temporarily available until 30 December 2021.
If the selected candidate is a staff member from the United Nations Secretariat, the selection
will be administered as a temporary assignment.
This position is vacant due to the temporary assignment of the regular incumbent to another
office/organization. Extension of appointment/assignment of the selected candidate will be
contingent on the return of the incumbent who maintains a lien against this post. The selected
candidate is expected to start as soon as possible.
While this temporary assignment may provide the successful applicant with an opportunity to
gain new work experience, the selection for this position is for a limited period and has no
bearing on the future incumbency of the post.
Subject to the funding source of the position, the eligibility for this temporary job opening
may be limited to candidates based at the duty station.
Staff members of the United Nations common system organizations who will reach the
mandatory age of separation or retirement within the duration of the current temporary need
period are not eligible to apply. Submitting an application or selection for the current
temporary job opening does not delay or increase the mandatory age of separation.
Retirees above the mandatory age of separation who wish to be considered for the current
temporary job opening must indicate the reason for their last separation as "retirement." Such
retirees shall not be employed by the Organization, unless (a) the operational requirements of
the Organization cannot be met by staff members who are qualified and available to perform
the required functions; and (b) the proposed employment would not adversely affect the
career development or redeployment opportunities of other staff members and represents both
a cost-effective and operationally sound solution to meet the needs of the service.
The United Nations Secretariat is committed to achieving 50/50 gender balance in its staff.
Female candidates are strongly encouraged to apply for this position.
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.