vacance de poste

Intitulé publication: Fonctionnaire des services de conférence, P3
Intitulé code d’emploi: CONFERENCE AFFAIRS OFFICER
Département / Bureau: Département de l'Assemblée générale et de la gestion des conférences
Lieu d'affectation: NEW YORK
Période de candidature: 12 octobre 2021 - 25 novembre 2021
No de l’appel á candidature: 21-Conference Services-DGACM-164213-R-New York (G)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

Le poste est à pourvoir à la Section de la gestion des réunions, qui relève de la Division de la planification centrale et de la coordination du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences, à New York.
La Section de la gestion des réunions planifie et coordonne les réunions et les conférences au Siège de l’Organisation des Nations Unies et hors Siège. Elle prépare le calendrier des conférences et réunions de l’Organisation des Nations Unies et les projections relatives aux services d’interprétation en fonction des ressources affectées aux organes. Le (la) titulaire relève du (de la) Chef de la Section.

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :

- Analyser les demandes des bureaux fonctionnels et des secrétariats techniques concernant les réunions à inclure dans le projet de calendrier des conférences et réunions de l’ONU.
- Examiner la législation existante (résolutions de l’Assemblée générale et du Conseil économique et social) pour s’assurer que tous les services demandés sont dans la limite des ressources affectées aux organes.
- Planifier et coordonner les réunions, en allouant les installations et les services de conférence conformément aux ressources affectées, aux prescriptions des organes délibérants et aux ressources budgétaires.
- Se concerter avec les bureaux fonctionnels et les secrétariats techniques pour s’assurer que les capacités et ressources proposées répondent aux besoins du programme.
- Négocier des changements de dates ou dans la fourniture de services, selon qu’il conviendra.
- Surveiller les travaux des organes qui lui ont été assignés afin de veiller à ce que les ressources des services de conférence soient utilisées efficacement et donner des conseils aux bureaux fonctionnels et aux secrétariats techniques sur les procédures et mesures permettant de réaliser des économies.
- Examiner la liste des projets de résolution afin de déterminer si ceux-ci ont une incidence sur les réunions et se concerter en conséquence avec les bureaux concernés.
- Confirmer les services à allouer aux réunions au Siège et hors Siège.
- Programmer les réunions supplémentaires et les réunions urgentes et veiller à en assurer le service, en évaluant les besoins et les ressources supplémentaires nécessaires.
- Superviser l’équipe de programmation des réunions qui est responsable du programme quotidien et hebdomadaire des réunions et de la programmation des réunions spéciales.
- Entreprendre des missions ayant pour but de planifier des conférences hors Siège et la fourniture des services y relatifs et représenter la Section. Conseiller les responsables du gouvernement du pays hôte en ce qui concerne les besoins logistiques, financiers et autres et négocier les dispositions de l’accord avec le pays hôte.
- Être la personne référente de la Division pour les questions d’accessibilité.
- S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.

Compétences

Professionnalisme : Connaître les politiques, procédures et pratiques relatives aux conférences applicables à l’Organisation des Nations Unies ou dans une organisation internationale comparable. Aptitude à rechercher, à sélectionner, à organiser et à résumer les informations nécessaires à l’organisation de réunions et de conférences. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise. Prendre la responsabilité de tenir compte des questions de genre et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.

Aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client : Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ; suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tenir les clients informés de l’avancement des projets.

Formation

Diplôme universitaire du niveau du master en administration d’entreprise ou en gestion, ou dans une discipline apparentée. À défaut, diplôme universitaire du premier cycle assorti de deux années d’expérience pertinente.

Expérience professionnelle

Au moins cinq ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans les domaines de la gestion des conférences ou de l’administration, ou dans un domaine apparenté. Une expérience de la coordination de conférences au niveau international est indispensable. Une expérience dans le système des Nations Unies ou dans une organisation internationale comparable est souhaitable.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l’anglais est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.

Méthode d'évaluation

Les candidats qualifiés pourront être invités à participer à une évaluation, puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.

Notice spéciale

Les fonctionnaires sont soumis(es) à l’autorité du (de la) Secrétaire général(e), qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils (elles) sont censé(e)s changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur.

Pour ce poste, les personnes originaires des États Membres suivants, qui étaient sous-représentés ou n’étaient pas représentés au Secrétariat de l’ONU au 30 avril 2021, sont vivement encouragées à faire acte de candidature : Afghanistan, Andorre, Angola, Antigua-et-Barbuda, Arabie saoudite, Bahreïn, Belize, Brunéi Darussalam, Cabo Verde, Cambodge, Chine, Comores, Cuba, Djibouti, Dominique, Émirats arabes unis, États-Unis d’Amérique, Fédération de Russie, Gabon, Grenade, Guinée-Bissau, Guinée équatoriale, Îles Marshall, Îles Salomon, Japon, Kiribati, Koweït, Lesotho, Libéria, Libye, Liechtenstein, Luxembourg, Micronésie (États fédérés de), Monaco, Mozambique, Namibie, Nauru, Norvège, Oman, Palaos, Papouasie-Nouvelle-Guinée, Qatar, République de Corée, République démocratique populaire lao, République populaire démocratique de Corée, Sainte-Lucie, Saint-Marin, Saint-Vincent-et-les Grenadines, Sao Tomé-et-Principe, Somalie, Soudan du Sud, Suriname, Timor-Leste, Turkménistan, Turquie, Tuvalu, Vanuatu, Venezuela (République bolivarienne du).

Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tenant à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes, les candidatures de femmes sont fortement encouragées.

Charte des Nations Unies

Les candidats devront répondre aux exigences de l’Article 101, paragraphe 3, de la Charte ainsi qu’aux conditions requises pour le poste. Les Nations Unies s’attendent aux plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité chez l’ensemble de son personnel, ce qui inclut le respect des droits de l’homme et du droit humanitaire. En conséquence, les candidats pourront être sujets à des procédures de vérification contrôlant, sans s’y limiter, leur perpétration, ou accusation de perpétration, de délit et/ou de violation des droits de l’homme et du droit humanitaire international.

Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. (Charte des Nations Unies - Chapitre III, Article 8). Le Secrétariat des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plate-forme de recrutement en ligne, inspira. Pour des conseils plus détaillés, les candidats peuvent se référer à « Aperçu... Procédure de dépôt de candidature » et le manuel d'instruction pour les candidats, qui peut être consulté en cliquant sur "Manuels" sur le côté supérieur droit du navigateur Web d’inspira dans la page principale de l’utilisateur.
Les candidatures déposées font l'objet d'une présélection automatisée selon les critères d'évaluation publiés de l’Appel à Candidature (AC) et sur la base des informations fournies par les candidats. Concernant les exigences de l’Appel à candidature,

Les candidats doivent fournir des informations complètes et précises/exactes relatives à leurs qualifications, dont leur formation, leur expérience professionnelle et leurs connaissances linguistiques. Chaque candidat doit garder à l’esprit que tout dépôt de candidatures incomplètes ou incorrectes/erronées peut les rendre irrecevables dans le cadre de l’appel à candidatures. Une pré-sélection et évaluation des candidatures seront effectuées en fonctions des informations fournies. Une fois déposées, les candidatures ne peuvent pas être modifiées. Les personnes dont la candidature est retenue pour la sélection feront l’objet d’une procédure de vérification des références afin de s’assurer de l’exactitude des informations fournies dans la candidature.

Les appels à candidature publiés sur le Portail des carrières sont retirés à minuit (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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