vacance de poste

Intitulé publication: Programme Management Assistant, G5 (Temporary Job Opening)
Intitulé code d’emploi: Assistant à la gestion des programmes
Département / Bureau: Commission économique pour l'Amérique latine et les Caraïbes
Lieu d'affectation: MEXICO CITY
Période de candidature: 08 octobre 2021 - 21 octobre 2021
No de l’appel á candidature: 21-Programme Management-ECLAC-165693-J-Mexico City (R)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

This position will be temporarily vacant for 5 months. This position is located in the Unit Energy and Natural Resources Unit in the Subregional Headquarters in Mexico of the Economic Commission for Latin America and the Caribbean (ECLAC). The Programme Assistant reports to the Chief of the Energy and Natural Resources Unit.

The Economic Commission for Latin America and the Caribbean is one of the five regional Commissions of the United Nations. It was founded in 1948 with the purpose of contributing to the region's economic and social development. Its mission includes the design, monitoring and evaluation of public policies and the provision of advisory services, expertise and training to Governments, as well as support for regional and international cooperation and coordination activities. Please visit our website at www.eclac.org for further information.

Responsabilités

Under the overall supervision of the Chief of the Energy and Natural Resources Unit, the Programme Assistant will be responsible for the following duties:

•Assists in the coordination of programme/project activities (planning, preparation work and execution phases), typically, a medium-size and complex component of the departmental programme/project initiatives; monitors status of programme/project (proposals and projects in execution phase) and receipt of relevant documentation for review and approval.
•Reviews project documents especially cost plans/budgets, for completeness and compliance with relevant rules and procedures prior to submission for final approval and signature; identifies inconsistencies; distributes project documents to relevant parties upon approval.
•Reviews budget revisions; verifies availability of funds; ensures necessary approval and entry in computerized budget system.
•Serves as focal point for administrative coordination of programme/project implementation activities, involving extensive liaison with a diverse organizational unit to initiate requests, obtain necessary clearances, process and follow-up on administrative actions, e.g. recruitment and appointment of personnel, travel arrangements, training/study tours, authorization of payments, disbursement of funds, procurement of equipment and services, etc.
•Compiles, summarizes and enters data on project delivery; drafts related status reports, identifying shortfalls in delivery, budget overruns, etc., and brings to the attention of management.
•Drafts correspondence on budget-related issues and prepares and updates periodic reports, briefing notes, graphic and statistical summaries, accounting spreadsheets, etc.
•Provides general office assistance; update databases of counterparts, beneficiaries (clients) and consultants in the different sectors and countries served by the office; responds to information requests and inquiries; reviews, logs and routes incoming correspondence; sets up and maintains files/records; organizes meetings, workshops; handles routine administrative tasks, such as maintaining attendance records, assessing telephone billing, etc; provides assistance in basic research tasks and natural resources.
•Review, correction and formatting of documents (abstracts, draft documents, bibliographic descriptions, revision of texts, tables, graphics, cover letters) considering good writing and editorial rules of the organization.
•Provides guidance/training to new/junior staff.
•Performs other duties as assigned.

Compétences

Professionnalisme :
Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du Sujet. Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer Les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés. Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Persévérer face aux obstacles et aux difficultés. Garder son calme dans les situations de crise.Volonté de réaliser l’objectif de l'égalité des genres en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans toutes les activités.

Ouverture à la technologie :
Se tenir au fait de l’innovation technologique. Comprendre les avantages et les inconvénients que présente la bureautique. S’employer activement à appliquer la technologie aux tâches qui s’y prêtent. Etre disposé à s’initier aux technologies nouvelles.

Aptitude à planifier et à organiser :
Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues. Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier
les priorités en fonction des besoins. Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien. Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification. Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu. Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose

Formation

High school diploma or equivalent is required
University studies in engineering, economics, natural resources, climate or sustainable development are desirable

NOTE: For positions in the General Service category, candidates are required to clearly indicate in their PHPs relevant information confirming completion of High School.

Expérience professionnelle

At least five years of experience in programme or project administration, technical cooperation or related area is required.

Experience in the use of commercial programs like Office and free access software for budget preparation, spreadsheets, document editing, graphics and use of different data formats (with ability to access, import and export information to Databases) and basic macro programming experience is desirable.

Experience on basic research tasks on energy and natural resource, is desirable.

Basic experience in Geographic Information Systems and software for control and monitoring of projects, as well as in the management of software for videoconferences and virtual work meetings is desirable

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat.

For the post advertised, fluency knowledge of Spanish is required.
Intermediate knowledge of English is required.
Knowledge of French is desirable.

NOTE: ‘’Advanced level of knowledge’’ equals a rating of ‘’fluent’’ in all four areas (speak, read, write, and understand) and ‘’intermediate knowledge’’ equals a rating of ‘’confident’’ in two of the four areas

Méthode d'évaluation

Applicants will be assessed based on the information provided in their PHPs. Short-listed applicants might be contact by the Hiring Manager for further assessment.

Notice spéciale

- This position will be temporarily vacant for a period of 5 months.
- While this temporary assignment may provide the successful applicant with an opportunity to gain new work experience, the selection for this position is for a limited period and has no bearing on the future incumbency of the post.
- Appointment for positions in the General Service category is done on a local basis. Applicants shall be recruited in the country or within commuting distance of the office, irrespective of nationality and length of time the candidate may have been in the country. Applicants will be responsible for any expenses incurred in taking the relevant examinations at the duty station, and of any costs related to traveling and relocating to the duty station in the event of an employment offer.
- A current staff member who holds a fixed-term, permanent or continuing appointment may apply for temporary positions no more than one level above his or her current grade.
- A staff member holding a temporary appointment in the General Service or related categories may only apply to positions within those categories. For full information on eligibility requirements, please refer to section 5 of ST/AI/2010/4Rev.1 on Temporary Appointments.
- Upon separation from service, including, but not limited to, expiration or termination of, or resignation from, a fixed-term, continuing or permanent appointment, a former staff member will be ineligible for re-employment on the basis of a temporary appointment for a period of 31 days following the separation. In the case of separation from service on retirement, a former staff member will be ineligible for re-employment for a period of three months following the separation. This equally applies, mutatis mutandis, with respect to a former or current staff member who has held or holds an appointment in another entity applying the United Nations Staff Regulations and Rules and who applies for a temporary position with the Secretariat.
- The expression “Internal candidates” shall mean staff members who have been recruited after a competitive examination under staff rule 4.16 or after the advice of a central review body under staff rule 4.15. Please note that candidates will be required to meet the requirements of Article 101, paragraph 3, of the Charter as well as the requirements of the position.
- The United Nations is committed to the highest standards of efficiency, competence and integrity for all its human resources, including but not limited to respect for international human rights and humanitarian law. Candidates may be subject to screening against these standards, including but not limited to whether they have committed, or are alleged to have committed criminal offences and/or violations of international human rights law and international humanitarian law.
- For information on special post allowance, please refer to ST/AI/1999/17. For more details on the administration of temporary appointments please refer to ST/AI/2010/4/Rev.1. The Staff Regulations, Staff Rules and administrative issuances governing staff appointments can be viewed at: http://www.un.org/hr_handbook/English Staff members of the United Nations common system organizations who will reach the mandatory age of separation or retirement within the duration of the current temporary need period are not eligible to apply.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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