vacance de poste

Intitulé publication: PROCUREMENT ASSISTANT, G6
Intitulé code d’emploi: Assistant aux achats
Département / Bureau: Mission d’assistance des Nations Unies pour l’Iraq
Lieu d'affectation: BAGHDAD
Période de candidature: 11 octobre 2021 - 25 octobre 2021
No de l’appel á candidature: 21-Procurement-UNAMI-165983-R-Baghdad (M)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

The position of Procurement Assistant is located within the United Nations Assistance Mission for Iraq (UNAMI), Baghdad, in the Supply Chain Management Section, under Acquisition Planning and Requisitioning Unit. The incumbent will report to the Chief of Acquisition Planning and Requisitioning Unit.

Responsabilités

• Reviews and participates in the formation of the Mission’s Net Demand and Sourcing plans;
• Liaises with Global Demand Acquisitioning Planning Cell to ensure the mission’s plan is in line with the Organization’s strategic plan.
• Reviews, records and prioritizes requests for shopping carts/funds commitments requests and obtains additional information/documentation as required; provides assistance to Technical Sections in preparing scope of work and specifications of goods and services, identification of proper Product IDs; proposes product substitutions consistent with requirements to achieve cost savings; determines the availability of funding sources.
• Identifies and recommends sources of supply.
• Produces documents in support of the initiation of procurement exercises (e.g. shopping carts, funds commitments, LVAs (Low Value Acquisitions)) based on the nature of the requirements and cost of procurement involved.
• Provide detailed justification for approval by the Certifying Officer for the creation of LVAs, after reviewing the obtained offers ensuring compliance with the prevailing Financial Rules and regulations.
• Produces Service Entry Sheets, after verification of the certified invoices, to support the initiation of the payment process.
• Produces documents in support of the cost recovery process (e.g. sales orders to bill external entities and service orders to bill internal entities).
• Resolves issues/problems related to delivered goods, including discrepancies between purchase orders and items/quantities shipped or received (for Low Value Acquisitions).
• Maintains relevant internal databases and files; keeps track of any contractual agreements, direct provisioning contracts, etc. and informs affected users of contractual rights and obligations.
• Drafts a variety of correspondence and produces a variety of reports.
• Supervises and assigns and reviews the work of more junior staff.
• Performs other duties as assigned.

Compétences

Professionalism:
Knowledge of relevant UN rules, regulations, administrative procedures, policies and directives, and of inventory and control guidelines, directives and procedures. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations; commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

Planning & Organizing:
Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities
and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and
resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning,
monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.


Client Orientation:
Considers all those to whom services are provided to be "clients" and seeks to see things from clients' point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients' needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients' environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client.

Formation

High school diploma or equivalent is required.

Expérience professionnelle

At least seven (07) years of progressively responsible experience in procurement, requisitioning, demand planning, administrative services, or related areas.

Knowledge in Business Intelligence, Dashboard and Demand Planning Tools are desirable.

A certificate of Local Process Experts (LPE) is desirable. Procurement or Contract management training is desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the advertised position, fluency in English and Arabic is required.

Méthode d'évaluation

Evaluation of qualified candidates will include an assessment exercise which will be followed by competency-based interview.

Notice spéciale

- This position is subject to local recruitment pursuant to staff rule 4.4 of the United Nations Staff Rules. All staff in the General Service and related categories shall be recruited in the country or within commuting distance of each office, irrespective of their nationality and of the length of time they may have been in the country. A staff member subject to local recruitment shall not be eligible for the allowances or benefits exclusively applicable to international recruitment.

- The United Nations Secretariat is committed to achieving 50/50 gender balance and geographical diversity in its staff.

- Female candidates are strongly encouraged to apply for this position.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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