vacance de poste

Intitulé publication: TEAM ASSISTANT, G4 (Temporary Job Opening)
Intitulé code d’emploi: Assistant d'équipe
Département / Bureau: Commission économique pour l'Europe
Lieu d'affectation: GENEVA
Période de candidature: 05 novembre 2021 - 14 novembre 2021
No de l’appel á candidature: 21-Administration-ECE-166342-J-Geneva (X)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

This is a part-time (50%) position, for a period of six months, at the Trade Facilitation Section of the Economic Cooperation and Trade Division, UNECE. The incumbent reports to the Project Manager of the UNECE Project for Enhancing Traceability and Transparency of Sustainable Value Chains in the Garment and Footwear Sector.

Responsabilités

Within limits of delegated authority the Team Assistant will be responsible for the following
duties:
•Performs a wide range of office support and administrative functions related to the work of
the Trade Facilitation Section.
•Responds or drafts responses to routine correspondence and other communications; uses
standard word processing package to produce a wide variety of large, complex documents and
reports.
•Monitors processes and schedules related the unit's outputs, products, tasks, etc.; where
applicable, assists in the verification of receipt and accuracy of requisite documents,
approvals, signatures, etc. to ensure compliance with relevant legal, financial and other
requirements.
•Researches, compiles and organizes information and reference materials from various
sources for reports, work plans, studies, briefings, meetings/conferences, etc.
•Provides administrative backstopping to technical assistance projects, in particular, assists
with the preparation of budget, the hiring of consultants, as well as reporting and related tasks.
•Generates a variety of standard statistical and other reports, work orders, etc., using various
databases.
•Proofreads documents and edits texts for accuracy, grammar, punctuation and style, and for
adherence to established standards for format.
•Screens phone calls and visitors; responds to moderately complex information requests and
inquiries (e.g. answers requests requiring file search, etc.), and as necessary, refers inquiries to
appropriate personnel for handling.
•Provides secretarial, administrative and logistics support to meetings, boards, committees,
conferences, etc. including webinars, teleconferences and blended meetings (online and in
person).
•Assists in the maintenance of websites by scanning, converting and posting a variety of
documents onto the site.
•Assists in the preparation of presentation materials using appropriate technology/software.
•Maintains calendar/schedules; monitors changes and communicates relevant information to
appropriate staff inside and outside the immediate work unit.
•Performs data entry and extraction functions.
•Reviews, records, distributes and/or processes mail and other documents; follows-up on
impending actions.
•Updates and maintains large distribution lists; monitors, prepares and distributes various
materials, reports, where possible using electronic formats; handles arrangement for printing
and translation as necessary; coordinates shipment arrangements, courier services, etc.
•Performs general administrative tasks (e.g. arrangements for meetings and other events,
reservations, budget follow-up, etc.), to include preparing and/or processing administrative
requests/documents (e.g. requisitions, purchase orders, travel requests, contracts, expenditure
authorizations, visa applications, etc.).
•Maintains files (both paper and electronic) and databases for work unit.
•Assists in providing software and office equipment support.
•Performs other duties as assigned.

Compétences

•Professionalism:
Knowledge of general office and administrative support including administrative policies,
processes and procedures. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery
of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations.
•Teamwork:
Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others' ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.
•Planning&Organizing:
Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

Formation

High school diploma or equivalent is required.

Expérience professionnelle

3 years of experience in general office support or related area is required.

Experience in an international organization and in organizing international meetings and technical cooperation projects is desirable.

Experience in the use of Umoja will be an advantage.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For this post, fluency in oral and written English is required.

Méthode d'évaluation

Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview.

Notice spéciale

At the United Nations, the paramount consideration in the recruitment and employment of staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence and integrity, with due regard to geographic diversity. All employment decisions are made on the basis of qualifications and organizational needs. The United Nations is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The United Nations recruits and employs staff regardless of gender identity, sexual orientation, race, religious, cultural and ethnic backgrounds or disabilities. Reasonable accommodation for applicants with disabilities may be provided to support participation in the recruitment process when requested and indicated in the application.

• This position is temporarily available for an initial period of six months at part-time (50%) employment. If the selected candidate is a staff member from the United Nations Secretariat, the selection will be administered as a temporary assignment.

• While this temporary assignment may provide the successful applicant with an opportunity to gain new work experience, the selection for this position is for a limited period and has no bearing on the future incumbency of the post.

• Subject to the funding source of the position, the eligibility for this temporary job opening may be limited to candidates based at the duty station.

• Staff members of the United Nations common system organizations who will reach the mandatory age of separation or retirement within the duration of the current temporary need period are not eligible to apply. Submitting an application or selection for the current temporary job opening does not delay or increase the mandatory age of separation.

• Retirees above the mandatory age of separation who wish to be considered for the current temporary job opening must indicate the reason for their last separation as "retirement." Such retirees shall not be employed by the Organization, unless (a) the operational requirements of the Organization cannot be met by staff members who are qualified and available to perform the required functions; and (b) the proposed employment would not adversely affect the career development or redeployment opportunities of other staff members and represents both a cost-effective and operationally sound solution to meet the needs of the service.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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