Job Opening

Posting Title: ADMINISTRATIVE ASSISTANT, G6
Job Code Title: ADMINISTRATIVE ASSISTANT
Department/Office: Resident Coordinator System
Duty Station: DILI
Posting Period: 18 November 2021 - 09 December 2021
Job Opening Number: 21-Administration-RCS-167712-R-Dili (X)
Staffing Exercise N/A
United Nations Core Values: Integrity, Professionalism, Respect for Diversity

Org. Setting and Reporting

The UN Secretary-General launched on 1 January 2019 a bold and new global reform which repositioned the UN Development System to deliver more effectively and efficiently with the achievement of the 2030 Agenda and the Sustainable Development Goals. As part of this reform, UN Resident Coordinator Offices (UN RCO), under the leadership of an empowered and independent UN Resident Coordinator - the highest-ranking official of the UN Development System and Representative of the UN Secretary-General at country level - support countries in the achievement of their development priorities and the attainment of the SDGs.

The position is located at the United Nations Resident Coordinator’s Office (RCO) in Dili, Timor-Leste. The Administrative Assistant reports to the Head of RCO.
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Definição e hierarquia org.
O Secretário-Geral da ONU lançou a 1 de Janeiro de 2019 uma nova e ousada reforma global que reposicionou o Sistema de Desenvolvimento das Nações Unidas, de modo a obter resultados mais eficazes e eficientes com a realização da Agenda 2030 e dos Objectivos de Desenvolvimento Sustentável. No âmbito desta reforma, os Escritórios do Coordenador Residente da ONU (UN RCO), sob a liderança de um Coordenador Residente da ONU com poderes e independência  o mais alto funcionário do Sistema de Desenvolvimento da ONU e Representante do Secretário-Geral da ONU a nível nacional  apoiam os países na realização das suas prioridades de desenvolvimento e na consecução dos ODS.
O cargo está localizado no Escritório do Coordenador Residente das Nações Unidas (RCO) em Díli, Timor Leste. O Assistente Administrativo reporta ao Chefe do RCO.

Responsibilities

Within delegated authority, the Administrative Assistant will be responsible for the following duties:

HUMAN RESOURCES MANAGEMENT:
• Initiate, review, process and follow-up on actions related to the administration of the unit’s human resource activities, e.g., recruitment of staff and consultants, placement, promotion, relocation, performance appraisal, job classification reviews, separation of staff members, training etc., ensuring consistency in the application of UN rules and procedures.
• Respond to enquiries and provide information and advice to staff regarding their entitlements, administrative procedures, processes and practices, conditions of service, duties and responsibilities, and entitlements under the Staff Rules and Regulations.
• Oversee the maintenance of vacancy announcement files and keeps track of status of vacancy announcements. Reviews and process personnel actions through Enterprise Resources Planning (ERP – known as Umoja in the UN.
• Monitor staffing table and prepare relevant statistical data/charts.

BUDGET AND FINANCE:
• Assist in the preparation and review of financial and human resource proposals/requirements.
• Consolidate budget/work programme with respect to Headquarters’ budget, trust funds, grants and procurement.
• Monitor expenditures and compare with approved budget; prepare adjustments as necessary.
• Assist managers in the elaboration of resource requirements for budget submissions.
• Assist in preparation of budget performance submissions and finalization of budget performance reports, analysing variances between approved budgets and actual expenditures
• Prepare or customize financial reports from Enterprise Resources Planning (ERP – known as Umoja in the UN system generated reports.
• Co-ordinate with other finance and budget staff on related issues during preparation of budget reports.

GENERAL ADMINISTRATION:
• Draft routine correspondence to respond to enquiries in respect to relevant administrative, financial audit, personnel matters.
• Coordinate extensively with service units and liaises frequently with internal team members both at Headquarters and in the field.
• Perform other related administrative duties, as required (e.g., operational travel programme; monitoring accounts and payment to vendors and individual contractors for
services; physical space planning; identification of office technology needs and maintenance of equipment, software and systems; organizing and coordinating seminars, conferences and translations).
• May be responsible for guiding, training, and supervising the work of more junior General Service staff.
• Act as a focal point for Enterprise Resources Planning (ERP – known as Umoja in the UN requisitioner and petty cash custodian for the Country Office
• May be responsible for guiding, training, and supervising the work of more junior General Service staff.

CONTRACT ADMINISTRATION/PROCUREMENT
• Provide operational coordination and administrative services in Enterprise Resources Planning (ERP – known as Umoja in the UN, to support procurement projects and activities, following standard processes; raise requests for goods, services, and hiring of consultants/individual contractors
• Review and prepare requirements and scope of work and specifications of goods and services and necessary documentations in consultation with relevant stakeholders
• Coordinate with day-to-day administration of contracts between the UN and external contractors for goods and services
• Maintain internal files and relevant documentations for procurement activities
• Inspect and receipt goods/services received against the purchase order, invoices provided by the contractor and perform asset management activities
• Process the payment of contractors' invoices and monitor payments upon satisfactory receipt and performance
• Prepare and process all UN forms and permissions for contractual and work Unit, Section or Service UN staff, including: UN grounds passes, property passes, UN parking permits, swipe-card access and door keys.

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Responsabilidades
Dentro dos poderes delegados, o Assistente Administrativo será responsável pelas seguintes funções:
Gestão de recursos humanos
• Inicia, analisa, processa e dá seguimento a acções relacionadas com a administração das actividades de recursos humanos da unidade, por exemplo recrutamento de pessoal e consultores, colocação, promoção, recolocação, avaliação de desempenho, avaliações de classificação de funções, separação de membros do pessoal, formação, etc., assegurando coerência na aplicação das regras e procedimentos da ONU.
• Responde a pedidos e fornece informações e aconselhamento ao pessoal relativamente aos seus direitos, procedimentos administrativos, processos e práticas, condições de serviço, deveres e responsabilidades, e direitos ao abrigo das Regras e Regulamentos do Pessoal.
• Supervisiona a manutenção dos ficheiros de anúncios de abertura de vagas e mantém um registo do estado dos anúncios de abertura de vagas. Analisa e processa acções de pessoal através do Planeamento de Recursos Empresariais (ERP - conhecido como Umoja na ONU).
• Acompanha o quadro do pessoal e prepara dados/gráficos estatísticos relevantes.
Orçamento e finanças
• Assiste na preparação e revisão de propostas/requisitos financeiros e de recursos humanos.
• Consolida o orçamento/programa de trabalho em relação ao orçamento da sede, fundos fiduciários, subvenções e aquisições.
• Acompanha as despesas e compara-as com o orçamento aprovado; prepara ajustamentos conforme necessário.
• Assiste os directores na elaboração dos requisitos de recursos para a apresentação do orçamento.
• Assiste na preparação de apresentações de desempenho orçamental e na finalização dos relatórios de desempenho orçamental, analisando as variações entre orçamentos aprovados e despesas reais.
• Prepara ou adapta relatórios financeiros a partir de relatórios gerados pelo Planeamento de Recursos Empresariais (ERP - conhecido como Umoja no sistema das Nações Unidas).
• Coordena com outros funcionários das finanças e do orçamento sobre questões relacionadas durante a preparação dos relatórios orçamentais.
Administração geral
• Prepara correspondência de rotina para responder a pedidos relevantes relativos a questões administrativas, de auditoria financeira e de pessoal.
• Coordena extensivamente com as unidades de serviço e estabelece contactos frequentes com os membros da equipa interna, tanto na sede como no terreno.
• Realiza outras tarefas administrativas relacionadas, conforme necessário (por exemplo, programa de viagens operacionais, controlo de contas e pagamento a fornecedores e prestadores de serviços individuais; planeamento do espaço físico; identificação das necessidades de tecnologia de escritório e manutenção do equipamento, programas e sistemas; organização e coordenação de seminários, conferências e traduções).
• Pode ser responsável pela orientação, formação e supervisão do trabalho do pessoal júnior dos Serviços Gerais.
• Actua como ponto focal para o requisitante do Planeamento de Recursos Empresariais (ERP - conhecido como Umoja na ONU) e como gestor do fundo de maneio do escritório nacional.
• Pode ser responsável pela orientação, formação e supervisão do trabalho do pessoal júnior dos Serviços Gerais.
Administração de contratos/Aquisições
• Presta coordenação operacional e serviços administrativos ao Planeamento de Recursos Empresariais (ERP - conhecido como Umoja na ONU, para apoiar projectos e actividades de aquisição, seguindo processos normalizados; emite pedidos de bens, serviços e contratação de consultores/prestadores de serviços individuais.
• Analisa e prepara pedidos e quadros de trabalho, especificações de bens e serviços e documentações necessárias, em consulta com as partes interessadas relevantes.
• Coordena a administração quotidiana dos contratos entre a ONU e contratantes externos para bens e serviços.
• Mantém ficheiros internos e documentações relevantes para as actividades de aquisição.
• Inspecciona e recebe os bens/serviços obtidos em troca das ordens de compra, as facturas apresentadas pelos prestadores de serviços e executa actividades de gestão de bens.
• Processa o pagamento das facturas dos prestadores de serviços e controla os pagamentos após recepção e desempenho satisfatórios.
• Prepara e processa todos os formulários e permissões da ONU para o pessoal contratual e interno da Unidade, Secção ou Serviço da ONU, incluindo: passes de terreno da ONU, passes para as instalações, licenças de estacionamento da ONU, acesso com cartão de acesso e chaves.

Competencies

PROFESSIONALISM: Ability to perform a broad range of administrative functions, e.g., budget/work programme, human resources, database management, etc. Ability to apply knowledge of various United Nations administrative, financial and human resources rules and regulations in work situations. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

TEAMWORK: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.

CLIENT ORIENTATION: Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client.

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Competências
PROFISSIONALISMO: Capacidade para desempenhar uma vasta gama de funções administrativas, por exemplo orçamento/programa de trabalho, recursos humanos, gestão de bases de dados, etc.; capacidade de aplicar conhecimentos de várias regras e regulamentos administrativos, financeiros e de recursos humanos das Nações Unidas em situações de trabalho; demonstra orgulho no trabalho e nas realizações; demonstra competência profissional e domínio do assunto; é consciencioso e eficiente no cumprimento de compromissos, cumprindo de prazos e obtendo resultados; é motivado por questões profissionais mais bem que pessoais; demonstra persistência quando confrontado com problemas ou desafios difíceis; permanece calmo em situações de tensão; empenho em implementar o objectivo da igualdade entre homens e mulheres, assegurando a participação igualitária e o pleno envolvimento de mulheres e homens em todos os aspectos do trabalho.

TRABALHO EM EQUIPA: Trabalha em colaboração com colegas para atingir objectivos organizacionais; solicita contributos, valorizando genuinamente as ideias e conhecimentos dos outros; está disposto a aprender com os outros; coloca a agenda da equipa à frente da agenda pessoal; apoia e age de acordo com a decisão final do grupo, mesmo quando tais decisões podem não reflectir inteiramente a sua própria posição; partilha o reconhecimento das realizações da equipa e aceita a responsabilidade conjunta pelas deficiências da equipa.

ORIENTAÇÃO PARA A CLIENTELA: Considera que todos aqueles a quem são prestados serviços são "clientes" e procura ver as coisas do ponto de vista dos clientes; estabelece e mantém parcerias produtivas com os clientes ganhando a sua confiança e respeito; identifica as necessidades dos clientes e combina-as com soluções adequadas; acompanha as evoluções em curso dentro e fora do ambiente do cliente para se manter informado e antecipar problemas; mantém os clientes informados sobre progressos ou contratempos nos projectos; cumpre o programa de entrega de produtos ou serviços ao cliente.

Education

High school diploma or equivalent is required. Passing the Global General Service Test (GGST) is a prerequisite for recruitment consideration in the General Services and related categories in the United Nations Secretariat. Applicants who have not passed the GGST at the time of application may be invited for the test after submitting an application.

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Educação
Requer-se um diploma do ensino secundário ou equivalente.
Aprovação no Global General Service Test (GGST) é um pré-requisito para considerar um recrutamento nos Serviços Gerais e categorias correspondentes do Secretariado das Nações Unidas. Os candidatos que não tenham passado o GGST no momento da candidatura podem ser convidados para o teste após a apresentação de uma candidatura.

Work Experience

A minimum of seven (7) years of progressively responsible experience in administrative services, finance, accounting, audit, human resources or related area is required.

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Experiência profissional
Requer-se um mínimo de sete (7) anos de experiência progressivamente responsável em serviços administrativos, finanças, contabilidade, auditoria, recursos humanos ou área afim.

Work experience with an Enterprise Resources Planning system, such as Enterprise Resources Planning (ERP – known as Umoja in the UN in the UN or similar, is desirable.

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É desejável experiência de trabalho com um sistema de Planeamento de Recursos Empresariais, tal como o Planeamento de Recursos Empresariais (ERP - conhecido como Umoja na ONU) ou similar.

Work experience with the United Nations or similar international organization is desirable.
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Experiência de trabalho nas Nações Unidas ou organização internacional semelhante é desejável.

Languages

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in oral and written English is required. Knowledge of Portuguese and Bahasa Indonesia is desirable. Knowledge of another UN language is an advantage.

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Línguas
As línguas de trabalho do Secretariado das Nações Unidas são inglês e francês. Para o posto anunciado, é necessária fluência oral e escrita em inglês. O conhecimento das línguas portuguesa e bahasa Indonésia é desejável. O conhecimento de outra língua da ONU é uma vantagem.

Assessment

Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview.

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Avaliação
A avaliação dos candidatos qualificados pode incluir um exercício de avaliação que pode ser seguido por uma entrevista baseada nas competências.

Special Notice

Appointment against this post is on a local basis and is open for an initial period of one year and may be subject to extension subject to legislative body funding availability.

This position is subject to local recruitment pursuant to staff rule 4.4 of the United Nations Staff Rules. All staff in the General Service and related categories shall be recruited in the country or within commuting distance of each office, irrespective of their nationality and of the length of time they may have been in the country. A staff member subject to local recruitment shall not be eligible for the allowances or benefits exclusively applicable to international recruitment. External candidates will be considered only when no suitable internal candidate from the duty station is identified. The candidate is responsible for any travel expenses incurred to take-up the appointment.

Staff members are subject to the authority of the Secretary-General and to assignment by him or her. In this context, all staff are expected to move periodically to new functions in their careers in accordance with established rules and procedures.

The United Nations Secretariat is committed to achieving 50/50 gender balance and geographical diversity in its staff. Female candidates are strongly encouraged to apply for this position.

Internal Applicants – when completing the PHP, ensure ALL fields, ALL professional experience and contact information are completed and up to date. This information is the basis for the hiring manager to assess your eligibility and suitability for the position and to contact you.

At the United Nations, the paramount consideration in the recruitment and employment of staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence and integrity, with due regard to geographic diversity. All employment decisions are made on the basis of qualifications and organizational needs. The United Nations is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The United Nations recruits and employs staff regardless of gender identity, sexual orientation, race, religious, cultural and ethnic backgrounds or disabilities. Reasonable accommodation for applicants with disabilities may be provided to support participation in the recruitment process when requested and indicated in the application.

On-line applications will be acknowledged where an email address has been provided. All applicants are strongly encouraged to apply on-line as soon as possible after the job opening has been posted and well before the deadline stated in the job opening. If you do not receive an e-mail acknowledgement within 24 hours of submission, your application may not have been received. If the problem persists, please seek technical assistance through the Inspira "Contact Us" link.

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Aviso especial
A nomeação para este posto é feita numa base local, está aberta por um período inicial de um ano e pode ser sujeita a prorrogação, em função da disponibilidade de financiamento do órgão legislativo.

Esta posição está sujeita a recrutamento local de acordo com a regra 4.4 das Regras do Pessoal das Nações Unidas. Todo o pessoal dos Serviços Gerais e categorias afins deve ser recrutado no país ou dentro de uma distância razoável de cada gabinete, independentemente da sua nacionalidade e do tempo de permanência no país. Um membro do pessoal sujeito a recrutamento local não pode beneficiar dos subsídios ou benefícios exclusivamente aplicáveis ao recrutamento internacional. Os candidatos externos só serão considerados quando não for identificado nenhum candidato interno adequado no posto de serviço. O candidato é responsável por quaisquer despesas de viagem incorridas para aceitar a nomeação.

Os membros do pessoal estão sujeitos à autoridade do Secretário-Geral e à sua designação por este. Neste contexto, espera-se que todo o pessoal se mude periodicamente para novas funções nas suas carreiras, de acordo com as regras e procedimentos estabelecidos.
O Secretariado das Nações Unidas está empenhado em alcançar um equilíbrio de 50/50 entre homens e mulheres e uma diversidade geográfica no seu pessoal. As candidatas do sexo feminino são fortemente incitadas a concorrem a este posto.
Candidatos Internos - ao preencher o PHP, assegure-se de que TODOS os campos, TODAS as experiências profissionais e informações de contacto estão completos e actualizados. Esta informação é a base para o director de contratação avaliar a sua elegibilidade e aptidão para o cargo e o contactar.

Nas Nações Unidas, a consideração primordial no recrutamento e emprego de pessoal é a necessidade de assegurar as normas mais elevadas de eficiência, competência e integridade, com a devida consideração pela diversidade geográfica. Todas as decisões de emprego são tomadas com base em qualificações e necessidades organizacionais. As Nações Unidas estão empenhadas em criar um ambiente diversificado e inclusivo de respeito mútuo. As Nações Unidas recrutam e empregam pessoal independentemente da identidade de género, orientação sexual, raça, religião, cultura e origem étnica ou deficiência. Poderá ser fornecido alojamento razoável aos candidatos com deficiência para apoiar a participação no processo de recrutamento, quando solicitado e indicado na candidatura.

A recepção das candidaturas em linha será confirmada se tiver sido fornecido um endereço de correio electrónico. Todos os candidatos são fortemente incitados a candidatarem-se em linha o mais cedo possível após a publicação da abertura de posto e muito antes do prazo estipulado na abertura de posto. Se não receber uma confirmação por correio electrónico no prazo de 24 horas após o envio, é possível que a sua candidatura não tenha sido recebida. Se o problema persistir, por favor procure assistência técnica através do link "Contact Us" do Inspira.

United Nations Considerations

According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment.

Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment.

The paramount consideration in the appointment, transfer, or promotion of staff shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. By accepting an offer of appointment, United Nations staff members are subject to the authority of the Secretary-General and assignment by him or her to any activities or offices of the United Nations in accordance with staff regulation 1.2 (c). In this context, all internationally recruited staff members shall be required to move periodically to discharge new functions within or across duty stations under conditions established by the Secretary-General.

Applicants are urged to follow carefully all instructions available in the online recruitment platform, inspira. For more detailed guidance, applicants may refer to the Manual for the Applicant, which can be accessed by clicking on “Manuals” hyper-link on the upper right side of the inspira account-holder homepage.

The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application.

Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.

No Fee

THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.

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