Job Opening

Posting Title: ADMINISTRATIVE ASSISTANT, G6
Job Code Title: ADMINISTRATIVE ASSISTANT
Department/Office: Resident Coordinator System
Duty Station: LIBREVILLE
Posting Period: 18 November 2021 - 02 December 2021
Job Opening Number: 21-Administration-RCS-167777-R-Libreville (X)
Staffing Exercise N/A
United Nations Core Values: Integrity, Professionalism, Respect for Diversity

Org. Setting and Reporting

The UN Secretary-General launched on 1 January 2019 a bold and new global reform which repositioned the UN Development System to deliver more effectively and efficiently with the achievement of the 2030 Agenda and the Sustainable Development Goals. As part of this reform, UN Resident Coordinator Offices (UN RCO), under the leadership of an empowered and independent UN Resident Coordinator - the highest-ranking official of the UN Development System and Representative of the UN Secretary-General at country level - support countries in the achievement of their development priorities and the attainment of the SDGs.

This position is located in the Resident Coordinator’s Office, and reports to the Resident Coordinator Team Leader.

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Le 1er janvier 2019, le Secrétaire général de l’ONU a lancé une nouvelle réforme globale et audacieuse qui repositionne le système des Nations Unies pour le développement de sorte qu’il produise des résultats de manière plus efficace et efficiente, notamment les objectifs du Programme 2030 et les objectifs de développement durable (ODD). Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnatrices et coordonnateurs résident(e)s des Nations Unies (BCR), sous la direction d’un(e) Coordonnateur(trice) résident(e) autonome et indépendant(e), qui est le fonctionnaire le plus haut placé du système des Nations Unies pour le développement et représente le Secrétaire général au niveau national, aident les pays à atteindre leurs priorités de développement et les ODD.
Le poste est à pourvoir au sein du BCR et le titulaire relève du (de la) chef(fe) d’équipe du (de la) Coordonnateur(trice) résident(e).

Responsibilities

GENERAL ADMINISTRATION:
· Manages incoming calls, emails, correspondence, and telephone queries, taking appropriate action; drafts correspondence based on instructions or own initiative; keeps incoming and outgoing correspondence folders up to date.
· Keeps the RCO's contact directory and mailing lists updated.
· Develop comprehensive filing system and assist with keeping it updated.
· Proof-reads and edits for grammar and style, correspondence, reports and documents before signature/approval.
· Prepares meetings and missions including itineraries relevant documentation and briefings.
· Performs other related administrative duties, as required (e.g., travel programme; monitoring accounts and payment to vendors and individual contractors for services; physical space planning; identification of office technology needs and maintenance of equipment, software and systems; organizing and coordinating seminars, conferences and translations, diplomatic cards and administrative authorization).
· Maintains staff’s leave calendar up to date.
· Assistance on ICT matters with team members.
· Acts as a focal point for Umoja requisitioner and petty cash custodian for the Country Office.

BUDGET & FINANCE:
· Assists in the preparation and review of financial and human resource proposals/requirements.
· Consolidates budget/work programme with respect to Headquarters’ budget, trust funds, grants and procurement.
· Monitors expenditures, financial commitments and compares them with approved budget to monitor balance; prepares quarterly financial reports and makes adjustments, as necessary.
· Assists managers in the elaboration of resource requirements for budget submissions.
· Assists in preparation of budget performance submissions and finalization of budget performance reports, analysing variances between approved budgets and actual expenditures.
· Prepares or customizes financial reports from the Enterprise Resources Planning (ERP – known as Umoja in the UN) system generated reports.
· Co-ordinates with other finance and budget staff on related issues during preparation of budget reports.
· Prepare/review common services budgets and submit requests for contributions to UNCT members; regularly follow up and report on payments.
· Input transactions on IRIS & the Enterprise Resources Planning (ERP – known as Umoja in the UN) system, as needed.
· Regularly reconcile inputted & processed requests.

HUMAN RESOURCES MANAGEMENT:
· Assists with recruitment and management of consultants and interns, briefings, travel etc. · Oversees the maintenance of consultant roster including evaluation of their performance.
· Briefs new staff regarding their entitlements, administrative procedures, processes and practices, conditions of service, duties and responsibilities, and entitlements under the Staff Rules and Regulations.
· Prepares and processes all UN forms and permissions for contractual and work Unit, Section or Service UN staff, including UN grounds passes, property passes, UN parking permits, swipe-card access and door keys.

CONTRACT ADMINISTRATION/PROCUREMENT:
· Provides operational coordination and administrative services in Umoja, to support procurement projects and activities, following standard processes; raise requests for goods, services, and hiring of consultants/individual contractors.
· Reviews and prepares requirements and scope of work and specifications of goods and services and necessary documentations in consultation with relevant stakeholders.
· Coordinates with day-to-day administration of contracts between the UN and external contractors for goods and services.
· Maintains internal files and relevant documentations for procurement activities.
· Inspects and receipts goods/services received against the purchase order, invoices provided by the contractor and perform asset management activities.
· Processes the payment of contractors' invoices and monitor payments upon satisfactory receipt and performance.
· Prepares and processes all UN forms and permissions for contractual and work Unit, Section or Service UN staff, including: UN grounds passes, property passes, UN parking permits, swipe-card access and door keys.

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Administration générale :
• Gérer les appels entrants, les courriels et la correspondance et répondre aux demandes de renseignements adressées par téléphone, en prenant les mesures appropriées ; rédiger la correspondance en se basant sur les instructions données ou de sa propre initiative ; tenir à jour les dossiers de correspondance reçue et envoyée ;
• Tenir à jour le répertoire des contacts et les listes de diffusion du (de la) Coordonnateur(trice) résident(e) ;
• Mettre au point un système de classement complet et aider à le tenir à jour ;
• Relire et corriger la grammaire et le style de la correspondance, des rapports et des documents avant leur signature et approbation ;
• Préparer les réunions et les missions, y compris les itinéraires, la documentation pertinente et les séances d’information ;
• S’acquitter d’autres tâches administratives connexes, selon que de besoin (programmes pour les voyages ; contrôle des comptes et des paiements aux fournisseurs et vacataires ; aménagement des locaux ; définition des besoins en bureautique et de maintenance du matériel, des logiciels et des systèmes ; organisation et coordination de séminaires, de conférences et des travaux de traduction, cartes diplomatiques et autorisations administratives) ;
• Tenir à jour le calendrier des congés du personnel ;
• Fournir une assistance aux membres de l’équipe sur les questions relatives à l’informatique et aux communications ;
• Assurer la coordination en ce qui concerne les demandes de services liées à Umoja et la gestion de la petite caisse pour le bureau de pays.
Budget et finances :
• Aider à préparer et revoir les propositions et besoins en matière de ressources financières et humaines ;
• Consolider le budget et le programme de travail s’agissant du budget du siège, des fonds d’affectation spéciale, des subventions et des achats ;
• Suivre les dépenses et les engagements financiers et les confronter au budget approuvé pour en contrôler l’équilibre ; préparer les rapports financiers trimestriels et opérer les ajustements nécessaires, le cas échéant ;
• Aider les directeur(trice)s de programmes et de projets à déterminer les ressources nécessaires aux fins des propositions budgétaires ;
• Aider à préparer les textes sur l’exécution du budget et à finaliser les rapports sur le sujet, en analysant les écarts entre les crédits approuvés et les dépenses effectives ;
• Préparer, ou adapter sur commande, les rapports financiers à partir des rapports générés par le progiciel de gestion intégré Umoja ;
• Coordonner son travail avec celui du personnel des finances et du budget, dans des domaines d’intérêt commun, lors de l’établissement des rapports budgétaires ;
• Préparer et examiner les budgets des services communs et soumettre les demandes de contributions aux membres de l’équipe de pays des Nations Unies ; assurer un suivi régulier des paiements et en rendre compte ;
• Saisir les transactions dans IRIS et le progiciel de gestion intégré Umoja, selon que de besoin ;
• Analyser régulièrement les écarts entre les demandes saisies et les demandes traitées.
Gestion des ressources humaines :
• Faciliter le recrutement et la gestion des consultants et des stagiaires, les séances d’information, les déplacements, etc. ; superviser la mise à jour de la liste des consultants, y compris l’évaluation de leurs performances ;
• Donner aux nouveaux membres du personnel des informations concernant leurs droits, les procédures administratives, les méthodes et pratiques en vigueur, leurs conditions d’emploi, leurs droits et obligations, ainsi que les indemnités auxquelles ils ont droit en vertu du Règlement et Statut du personnel de l’ONU ;
• Préparer et remplir tous les formulaires et autorisations pour les vacataires et le personnel de l’unité, de la section ou du service, notamment en ce qui concerne les cartes d’identité ONU, les accès aux inventaires, les permis de stationnement, les accès par carte magnétique et les clefs.
Administration des contrats et des achats :
• Assurer la coordination opérationnelle et les services administratifs dans Umoja, pour appuyer les projets et les activités d’approvisionnement, en suivant les procédures normalisées ; faire des demandes de biens et de services et recruter des consultant(e)s et des vacataires ;
• Examiner et définir les besoins et l’étendue des travaux, les spécifications des biens et services et les documents nécessaires en consultation avec les parties prenantes concernées ;
• Coordonner l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les prestataires extérieurs de biens et de services ;
• Tenir à jour les dossiers internes et les documents pertinents pour ce qui est des activités d’approvisionnement ;
• Inspecter et réceptionner les biens et services reçus par rapport au bon de commande, aux factures fournies par le prestataire et assurer la gestion des actifs ;
• Assurer le paiement des factures des prestataires et son suivi après réception et vérification de la qualité ;
• Préparer et remplir tous les formulaires et autorisations pour les vacataires et le personnel de l’unité, de la section ou du service, notamment en ce qui concerne les cartes d’identité ONU, les accès aux inventaires, les permis de stationnement, les accès par carte magnétique et les clefs.

Competencies

• PROFESSIONALISM: Ability to perform a broad range of administrative functions, e.g., budget/work programme, human resources, database management, etc. Ability to apply knowledge of various United Nations administrative, financial and human resources rules and regulations in work situations.Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

• PLANNING AND ORGANIZING: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

• CLIENT ORIENTATION: Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client.

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Professionnalisme : s’acquitter d’un large éventail de tâches administratives en rapport avec le budget et le programme de travail, les ressources humaines, la gestion de la base de données, etc. ; connaître et appliquer les règles et règlements administratifs, financiers et relatifs aux ressources humaines de l’Organisation des Nations Unies dans des situations professionnelles ; tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise ; manifester la volonté d’atteindre l’objectif de l’égalité des sexes en veillant à ce que les femmes et les hommes participent de manière égale à tous les aspects du travail et y soient pleinement associés.
Aptitude à planifier et à organiser : définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
Souci du client : considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ; suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tenir les clients informés de l’avancement des projets ; tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.

Education

Completion of high school diploma or equivalent is required.

Passing the Global General Service Test (GGST) is a prerequisite for recruitment consideration in the General Services and related categories in the United Nations Secretariat. Applicants who have not passed the GGST at the time of application may be invited for the test after submitting an application.
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Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent.
Seule sera prise en compte pour le recrutement à des postes de la catégorie des services généraux ou des catégories apparentées au Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies la candidature des personnes ayant réussi le test d’aptitude standardisé pour les services généraux.
Les candidat(e)s n’ayant pas réussi ce test au moment où ils (elles) font acte de candidature peuvent être invité(e)s à le passer ultérieurement.

Work Experience

A minimum of seven (7) years of progressively responsible experience in administrative services, finance, accounting, audit, human resources or related area is required.

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Au moins sept ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine des services administratifs, des finances, de la comptabilité, de l’audit ou des ressources humaines ou dans un domaine apparenté.

Work experience with an Enterprise Resources Planning (ERP) system, such as Umoja or similar, is desirable.
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Une expérience de l’utilisation de progiciels de gestion intégrés tels qu’Umoja ou de systèmes analogues est souhaitable.

Work experience with the United Nations or similar international organization is desirable.
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Une expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d’une autre organisation internationale similaire est souhaitable.

Languages

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in French is required. Working knowledge of English is desirable. Knowledge of another official United Nations language is an advantage.

NOTE: "Fluency equals a rating of "fluent” in all four areas (read, write, speak, understand) and " Knowledge of equals a rating of' confident" in two of the four areas.

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L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise du français est exigée. La connaissance pratique de l’anglais est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout.
NOTE : la « maîtrise » correspond à une note « très bien » dans les quatre domaines évalués (lire, écrire, parler et comprendre) et la « connaissance » à une note « bien » dans deux des quatre domaines évalués.

Assessment

Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview.

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Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à participer à une évaluation puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.

Special Notice

Appointment against this post is on a local basis and is open for an initial period of one year and may be subject to extension subject to legislative body funding availability.

This position is subject to local recruitment pursuant to staff rule 4.4 of the United Nations Staff Rules. All staff in the General Service and related categories shall be recruited in the country or within commuting distance of each office, irrespective of their nationality and of the length of time they may have been in the country. A staff member subject to local
recruitment shall not be eligible for the allowances or benefits exclusively applicable to international recruitment.

The United Nations Secretariat is committed to achieving 50/50 gender balance in its staff. Female candidates are strongly encouraged to apply for this position.

Internal Applicants: When completing the form, ensure ALL fields, ALL professional experience and contact information are completed and up to date. This information is the basis for the hiring manager to assess your eligibility and suitability for the position and to contact you.

At the United Nations, the paramount consideration in the recruitment and employment of staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence and integrity, with due regard to geographic diversity. All employment decisions are made on the basis of qualifications and organizational needs. The United Nations is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The United Nations recruits and employs staff regardless of gender identity, sexual orientation, race, religious, cultural and ethnic backgrounds or disabilities. Reasonable accommodation for applicants with disabilities may be provided to support participation in the recruitment process when requested and indicated in the application.

Staff members are subject to the authority of the Secretary-General and to assignment by him or her. In this context, all staff are expected to move periodically to new functions in their careers in accordance with established rules and procedures.

All applicants are strongly encouraged to apply on-line as soon as possible after the job opening has been posted and well before the deadline stated in the job opening. Online applications will be acknowledged where an email address has been provided. If you do not receive an e-mail acknowledgement within 24 hours of submission, your application may not have been received. In such cases, please resubmit the application, if necessary. If the problem persists, please seek technical assistance through the Inspira "Need Help?" link.

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Ce poste, qui est soumis à recrutement local, est à pourvoir pour une durée initiale d’un an qui pourra être renouvelée si l’organe concerné dispose des fonds nécessaires.
Ce poste est soumis à recrutement local en application de la disposition 4.4 du Règlement du personnel de l’Organisation des Nations Unies. Tou(te)s les agent(e)s des services généraux et catégories apparentées sont recruté(e)s dans le pays où se situe le bureau de leur affectation ou dans les localités proches, quelle que soit leur nationalité et compte non tenu du temps qu’ils (elles) ont passé dans ledit pays avant leur recrutement. Le (la) fonctionnaire nommé(e) à un poste soumis à recrutement local n’a pas droit aux indemnités et prestations réservées aux fonctionnaires recruté(e)s sur le plan international.
Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tenant à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes, les candidatures de femmes sont fortement encouragées.
Les candidat(e)s internes sont prié(e)s de veiller à ce que TOUS les champs de la notice personnelle, notamment ceux relatifs à l’expérience professionnelle et aux informations de contact, soient dûment remplis et à jour. Ces informations sont indispensables au (à la) responsable du poste à pourvoir pour déterminer les candidat(e)s qualifié(e)s et les contacter.
Pour l’Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur race, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature.
Les fonctionnaires sont soumis(es) à l’autorité du (de la) Secrétaire général(e), qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils (elles) sont censé(e)s changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur.
Il est vivement recommandé à tou(te)s les candidat(e)s de postuler en ligne aussitôt que possible après la publication de l’avis de vacance de poste et bien avant la date limite indiquée. Un accusé de réception sera envoyé à tou(te)s les candidat(e)s qui auront donné leur adresse électronique. Si vous ne recevez pas un tel accusé de réception dans les 24 heures, il se peut que votre candidature n’ait pas été bien reçue. Au besoin, veuillez renvoyer votre candidature. Si le problème persiste, veuillez demander une assistance technique en cliquant sur le lien « Besoin d’aide ? » dans Inspira.

United Nations Considerations

According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment.

Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment.

The paramount consideration in the appointment, transfer, or promotion of staff shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. By accepting an offer of appointment, United Nations staff members are subject to the authority of the Secretary-General and assignment by him or her to any activities or offices of the United Nations in accordance with staff regulation 1.2 (c). In this context, all internationally recruited staff members shall be required to move periodically to discharge new functions within or across duty stations under conditions established by the Secretary-General.

Applicants are urged to follow carefully all instructions available in the online recruitment platform, inspira. For more detailed guidance, applicants may refer to the Manual for the Applicant, which can be accessed by clicking on “Manuals” hyper-link on the upper right side of the inspira account-holder homepage.

The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application.

Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.

No Fee

THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.

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