Job Opening

Posting Title: ADMINISTRATIVE ASSISTANT (ASSISTENTE ADMINISTRATIVO), G6
Job Code Title: ADMINISTRATIVE ASSISTANT
Department/Office: Resident Coordinator System
Duty Station: BRASILIA
Posting Period: 16 November 2021 - 30 November 2021
Job Opening Number: 21-Administration-RCS-167788-R-Brasilia (X)
Staffing Exercise N/A
United Nations Core Values: Integrity, Professionalism, Respect for Diversity

Org. Setting and Reporting

The UN Secretary-General's launched on 1 January 2019 a bold and new global reform which repositioned the UN Development System to deliver more effectively and efficiently with the achievement of the 2030 Agenda and the Sustainable Development Goals. As part of this reform, UN Resident Coordinator Offices (UN RCO), under the leadership of an empowered and independent UN Resident Coordinator - the highest-ranking official of the UN Development System and Representative of the UN Secretary-General at country level - support countries in the achievement of their development priorities and the attainment of the SDGs.

The position is located in the United Nations Resident Coordination Office (RCO) in Brazil and reports to the Senior Development Coordination Officer, Strategic Planning and RCO Team Leader.

Within delegated authority, the Administrative Assistant will be responsible for the following duties:
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Definição e hierarquia org.

O Secretário-Geral da ONU lançou a 1 de Janeiro de 2019 uma nova e ousada reforma global que reposicionou o Sistema de Desenvolvimento das Nações Unidas, de modo a obter resultados mais eficazes e eficientes com a realização da Agenda 2030 e dos Objectivos de Desenvolvimento Sustentável. No âmbito desta reforma, os Escritórios do Coordenador Residente da ONU (UN RCO), sob a liderança de um Coordenador Residente da ONU com poderes e independência - o mais alto funcionário do Sistema de Desenvolvimento da ONU e Representante do Secretário-Geral da ONU a nível nacional - apoiam os países na realização das suas prioridades de desenvolvimento e na consecução dos ODS.

O cargo está localizado no Escritório de Coordenação Residente das Nações Unidas (RCO) no Brasil e reporta ao Funcionário Superior de Coordenação de Desenvolvimento, Planeamento Estratégico e ao Chefe da Equipa RCO.

Dentro dos poderes delegados, o Assistente Administrativo será responsável pelas seguintes funções:

Responsibilities

1. Ensures effective administrative support, focusing on achievement of the following results:

Human Resources Management

· Initiates, reviews and follows-up on actions related to the administration of the RCO’s human resource activities, ensuring consistency in the application of UN rules and procedures.
· Supports the preparation of draft job descriptions, compiling matrixes, performing functions of Secretary in interview panels.
· Maintenance of the RCO staffing table and related workforce reports.
· Maintenance of proper filing system for HR records and documents.

Budget and Finance

· Assists managers in the elaboration of resource requirements for budget submissions.
· Monitors expenditures and compares with approved budget; prepares adjustments as necessary.
· Assists in preparation of budget performance submissions and finalization of budget performance reports, analysing variances between approved budgets and actual expenditures;
· Prepares or customizes financial reports.

Procurement and Travel

· Implementation of procurement services and elaboration of proposals/ analysis in accordance with UN rules, regulations, policies and strategies;
· Assists with day-to-day administration of contracts between the UN and external contractors for outsourced services;
· Audits the contractors' invoices against the goods and services provided by the contractor and approved by the UN;
· Processes the payment of contractors' invoices and monitor payments;
· Liaison and undertake travel process and activities in accordance with the UN and project’s needs.

Assets Management

· Collects information on assets management, maintenance of records and files on assets management;
· Supports timely preparation and submission of periodic inventory reports, coordination of physical verification of inventory items;
· Supports of the provision of reliable and quality office supplies.

General Administration

· Coordinates extensively with service units and liaises frequently with internal team members both at Headquarters and in the field;
· Liaise with UNDP on a daily basis for operational and administrative support issues in regard to the services provided to RCO and its activities;
· Drafts routine correspondence to respond to enquiries in respect to relevant administrative, financial audit, personnel matters;
· Performs other related administrative duties, as required (e.g., physical space planning; identification of office technology needs and maintenance of equipment, software and systems, etc).
· Acts as a focal point for Umoja requisitioner and petty cash custodian for the Country Office.
· May be responsible for guiding, training, and supervising the work of more junior General Service staff.

Contract Administration/Procurement

· Provides operational coordination and administrative services in Umoja, to support procurement projects and activities, following standard processes; raise requests for goods, services, and hiring of consultants/individual contractors.
· Reviews and prepares requirements and scope of work and specifications of goods and services and necessary documentations in consultation with relevant stakeholders.
· Coordinates with day-to-day administration of contracts between the UN and external contractors for goods and services.
· Maintains internal files and relevant documentations for procurement activities.
· Inspects and receipts goods/services received against the purchase order, invoices provided by the contractor and perform asset management activities.
· Processes the payment of contractors' invoices and monitor payments upon satisfactory receipt and performance.
· Prepares and processes all UN forms and permissions for contractual and work Unit, Section or Service UN staff, including: UN grounds passes, property passes, UN parking permits, swipe-card access and door keys.

2. Ensures effective and efficient functioning of the RCO, focusing on achievement of the following results:

· Contacts with visitors and UN staff, arrangement of appointments and meetings, and/or taking minutes.
· Compiles and prepares briefing and presentation materials, reports, background information and documentation for meetings and missions.
· Translates documents, when needed.
· Supports the organization and coordination of meetings, seminars and conferences.
· Facilitates information sharing between UNCT and the RCO.
· Provides secretarial assistance to the UN Resident Coordinator in the absence of the Executive Associate.

3. Support knowledge building and knowledge sharing in the CO, focusing on achievement of the following results:
· Participates in trainings for the operations/RCO staff;
· Supports on the organization of trainings to RCO/UN staff;
· Synthesizes lessons learned and best practices in operations arrangements with RCO;
· Sound contributions to knowledge networks and communities of practice.
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Responsabilidades

1. Assegura um apoio administrativo eficaz, concentrando-se na obtenção dos seguintes resultados:
Gestão de recursos humanos

• Inicia, analisa e dá seguimento a acções relacionadas com a administração das actividades de recursos humanos da RCO, assegurando coerência na aplicação das regras e procedimentos da ONU.
• Apoia a preparação de projectos de descrição de funções, compilação de matrizes, desempenhando funções de secretário em painéis de entrevista.
• Manutenção do quadro do pessoal da RCO e dos relatórios de mão-de-obra relacionados.
• Manutenção de um sistema de arquivo adequado para registos e documentos de RH.

Orçamento e finanças
• Assiste os directores na elaboração dos requisitos de recursos para a apresentação do orçamento.
• Acompanha as despesas e compara-as com o orçamento aprovado; prepara ajustamentos conforme necessário.
• Assiste na preparação de apresentações de desempenho orçamental e na finalização dos relatórios de desempenho orçamental, analisando as variações entre orçamentos aprovados e despesas reais.
• Prepara ou adapta os relatórios financeiros.

Aquisições e viagens
• Implementação de serviços de aquisições e elaboração de propostas/análises de acordo com as regras, regulamentos, políticas e estratégias da ONU;
• Assiste na administração quotidiana dos contratos entre a ONU e os prestadores de serviços externos para a terceirização de serviços;
• Audita as facturas dos prestadores de serviços relatives aos bens e serviços fornecidos pelo prestadores de serviço e aprovados pela ONU;
• Processa o pagamento das facturas dos prestadores de serviço e controla os pagamentos;
• Estabelece contactos e encarrega-se dos processos e actividades de viagens em conformidade com as necessidades da ONU e do projecto.

Gestão de activos
• Recolhe informações sobre gestão de activos, gere registos e ficheiros sobre a gestão de activos;
• Apoia a preparação e apresentação atempada de relatórios de inventário periódicos, coordena a verificação física dos itens do inventário;
• Apoia o fornecimento de material de escritório fiável e de qualidade.

Administração geral
• Coordena extensivamente com as unidades de serviço e estabelece contactos frequentes com os membros da equipa interna, tanto na sede como no terreno;
• Estabelece relações diárias com o PNUD para questões de apoio operacional e administrativo em relação aos serviços prestados ao RCO e às suas actividades;
• Prepara correspondência de rotina para responder a pedidos relevantes relativos a questões administrativas, de auditoria financeira e de pessoal.
• Realiza outras tarefas administrativas relacionadas, conforme necessário (por exemplo, planeamento do espaço físico; identificação das necessidades tecnológicas do escritório e manutenção de equipamento, aplicações e sistemas, etc.).
• Actua como ponto focal para o requisitante Umoja e gestor do fundo de maneio do escritório nacional.
• Pode ser responsável pela orientação, formação e supervisão do trabalho de mais pessoal júnior dos Serviços Gerais.

Administração de contratos/Aquisições
• Fornece coordenação operacional e serviços administrativos em Umoja, para apoiar projectos e actividades de aquisição, seguindo processos normalizados; emite pedidos de bens, serviços e contratação de consultores/prestadores de serviços individuais.
• Analisa e prepara pedidos e quadros de trabalho, especificações de bens e serviços e documentações necessárias, em consulta com as partes interessadas relevantes.
• Coordena com a administração quotidiana dos contratos entre a ONU e contratantes externos para bens e serviços.
• Mantém ficheiros internos e documentações relevantes para as actividades de aquisição.
• Inspecciona e recebe os bens/serviços obtidos em troca das ordens de compra, as facturas apresentadas pelos prestadores de serviços e executa actividades de gestão de bens.
• Processa o pagamento das facturas dos prestadores de serviços e controla os pagamentos após recepção e desempenho satisfatórios.
• Prepara e processa todos os formulários e permissões da ONU para o pessoal contratual e interno da Unidade, Secção ou Serviço da ONU, incluindo: passes de terreno da ONU, passes para as instalações, licenças de estacionamento da ONU, acesso com cartão de acesso e chaves.

2. Assegura um funcionamento eficaz e eficiente do RCO, concentrando-se na obtenção dos seguintes resultados:
• Contactos com os visitantes e o pessoal da ONU, organização de marcações e reuniões, e/ou elaboração de actas.
• Compila e prepara materiais de briefing e apresentação, relatórios, informações de base e documentação para reuniões e missões.
• Traduz documentos, quando necessário.
• Apoia a organização e coordenação de reuniões, seminários e conferências.
• Facilita a partilha de informações entre a UNCT e o RCO.
• Presta assistência de secretariado ao Coordenador Residente da ONU na ausência do Associado Executivo.

3. Apoia a construção e partilha de conhecimentos no CO, concentrando-se na obtenção dos seguintes resultados:
• Participa em acções de formação para o pessoal das operações/RCO;
• Apoia a organização de formações para o pessoal do RCO/UN;
• Sintetiza as lições aprendidas e as melhores práticas em arranjos operacionais com o RCO;
• Contribuições sólidas para redes de conhecimento e comunidades de prática.

Competencies

PROFESSIONALISM: Ability to perform a broad range of administrative functions, e.g., budget/work programme, human resources, database management, etc. Ability to apply knowledge of various United Nations administrative, financial and human resources rules and regulations in work situations. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations; commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

PLANNING& ORGANIZING: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

CLIENT ORIENTATION: Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client.
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PROFISSIONALISMO: Capacidade para desempenhar uma vasta gama de funções administrativas, por exemplo orçamento/programa de trabalho, recursos humanos, gestão de bases de dados, etc.; capacidade de aplicar conhecimentos de várias regras e regulamentos administrativos, financeiros e de recursos humanos das Nações Unidas em situações de trabalho; demonstra orgulho no trabalho e nas realizações; demonstra competência profissional e domínio do assunto; é consciencioso e eficiente no cumprimento de compromissos, cumprindo de prazos e obtendo resultados; é motivado por questões profissionais mais bem que pessoais; demonstra persistência quando confrontado com problemas ou desafios difíceis; permanece calmo em situações de tensão; empenho em implementar o objectivo da igualdade entre homens e mulheres, assegurando a participação igualitária e o pleno envolvimento de mulheres e homens em todos os aspectos do trabalho.

PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO: Elabora objectivos claros que são coerentes com as estratégias acordadas; identifica actividades e tarefas prioritárias; ajusta prioridades conforme necessário; atribui tempo e recursos adequados para a conclusão do trabalho; prevê riscos e imprevistos no planeamento; acompanha e ajusta planos e acções conforme necessário; utiliza o tempo eficientemente.

ORIENTAÇÃO PARA A CLIENTELA: Considera que todos aqueles a quem são prestados serviços são "clientes" e procura ver as coisas do ponto de vista dos clientes; estabelece e mantém parcerias produtivas com os clientes ganhando a sua confiança e respeito; identifica as necessidades dos clientes e combina-as com soluções adequadas; acompanha as evoluções em curso dentro e fora do ambiente do cliente para se manter informado e antecipar problemas; mantém os clientes informados sobre progressos ou contratempos nos projectos; cumpre o programa de entrega de produtos ou serviços ao cliente.

Education

High school diploma or equivalent. Additional training in Administration, Business, Finance, Economic or other related area is desirable.

Passing the Global General Service Test (GGST) is a prerequisite for recruitment consideration in the General Services and related categories in the United Nations Secretariat. Applicants who have not passed the GGST at the time of application may be invited for the test after submitting an application.
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Diploma do ensino secundário ou equivalente. É desejável formação adicional em Administração, Negócios, Finanças, Economia ou outra área relacionada.

Aprovação no Global General Service Test (GGST) é um pré-requisito para considerar um recrutamento nos Serviços Gerais e categorias correspondentes do Secretariado das Nações Unidas. Os candidatos que não tenham passado o GGST no momento da candidatura podem ser convidados para o teste após a apresentação de uma candidatura.

Work Experience

A minimum of seven (7) years of progressively responsible experience in administrative services, finance, accounting, audit, human resources or related area is required.
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Requer-se um mínimo de sete (7) anos de experiência progressivamente responsável em serviços administrativos, finanças, contabilidade, auditoria, recursos humanos ou área afim.

Work experience with an Enterprise Resources Planning system, such as Umoja or similar, is desirable.
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Experiência de trabalho com um sistema de Planeamento de Recursos Empresariais, como o Umoja ou semelhante, é desejável.

Work experience with the United Nations or similar international organization is desirable.
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Experiência de trabalho nas Nações Unidas ou organização internacional semelhante é desejável.

Experience in the usage of computers and office software packages (MS Word, Excel, etc) and experience of web-based management and social knowledge management systems and networks is desirable.
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É desejável experiência na utilização de computadores e pacotes de aplicações de escritório (MS Word, Excel, etc.) e experiência em sistemas e redes de gestão de conhecimentos sociais baseados na web.

Languages

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in oral and written English and Portuguese is required. Knowledge of Spanish is desirable. Knowledge of another official United Nations language is an advantage.

NOTE: "Fluency equals a rating of "fluent" in all four areas (read, write, speak, understand) and " Knowledge of equals a rating of' confident" in two of the four areas.
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Línguas

As línguas de trabalho do Secretariado das Nações Unias são inglês e francês. Para o posto anunciado, é necessária fluência oral e escrita em inglês e português. O conhecimento de espanhol é desejável. O conhecimento de outra língua oficial das Nações Unidas é uma vantagem.

NOTA: "Fluência" equivale a uma classificação de "fluente" nas quatro áreas (ler, escrever, falar, compreender) e "conhecimento de equivale a uma classificação de "à vontade" em duas das quatro áreas.

Assessment

Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview.

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Avaliação

A avaliação dos candidatos qualificados pode incluir um exercício de avaliação que pode ser seguido por uma entrevista baseada nas competências.

Special Notice

Appointment against this post is on a local basis and is open for an initial period of one year and may be subject to extension subject to legislative body funding availability.

This position is subject to local recruitment pursuant to staff rule 4.4 of the United Nations Staff Rules. All staff in the General Service and related categories shall be recruited in the country or within commuting distance of each office, irrespective of their nationality and of the length of time they may have been in the country. A staff member subject to local recruitment shall not be eligible for the allowances or benefits exclusively applicable to international recruitment.

The United Nations Secretariat is committed to achieving 50/50 gender balance in its staff. Female candidates are strongly encouraged to apply for this position.

Internal Applicants: When completing the form, ensure ALL fields, ALL professional experience and contact information are completed and up to date. This information is the basis for the hiring manager to assess your eligibility and suitability for the position and to contact you.

Staff members are subject to the authority of the Secretary-General and to assignment by him or her. In this context, all staff are expected to move periodically to new functions in their careers in accordance with established rules and procedures.

At the United Nations, the paramount consideration in the recruitment and employment of staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence and integrity, with due regard to geographic diversity. All employment decisions are made on the basis of qualifications and organizational needs. The United Nations is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The United Nations recruits and employs staff regardless of gender identity, sexual orientation, race, religious, cultural and ethnic backgrounds or disabilities. Reasonable accommodation for applicants with disabilities may be provided to support participation in the recruitment process when requested and indicated in the application.

All applicants are strongly encouraged to apply on-line as soon as possible after the job opening has been posted and well before the deadline stated in the job opening. Online applications will be acknowledged where an email address has been provided. If you do not receive an e-mail acknowledgement within 24 hours of submission, your application may not have been received. In such cases, please resubmit the application, if necessary. If the problem persists, please seek technical assistance through the Inspira "Need Help?" link.

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A nomeação para este posto é feita numa base local, está aberta por um período inicial de um ano e pode ser sujeita a prorrogação, em função da disponibilidade de financiamento do órgão legislativo.

Esta posição está sujeita a recrutamento local de acordo com a regra 4.4 das Regras do Pessoal das Nações Unidas. Todo o pessoal dos Serviços Gerais e categorias afins deve ser recrutado no país ou dentro de uma distância razoável de cada gabinete, independentemente da sua nacionalidade e do tempo de permanência no país. Um membro do pessoal sujeito a recrutamento local não pode beneficiar dos subsídios ou benefícios exclusivamente aplicáveis ao recrutamento internacional.

O Secretariado das Nações Unidas está empenhado em alcançar um equilíbrio de 50/50 entre homens e mulheres no seu pessoal.
As candidatas do sexo feminino são fortemente incitadas a concorrem a este posto.

Candidatos internos: Candidatos Internos - ao preencher o formulário, assegure-se de que TODOS os campos, TODAS as experiências profissionais e informações de contacto estão completos e actualizados. Esta informação é a base para o director de contratação avaliar a sua elegibilidade e aptidão para o cargo e o contactar.

Os membros do pessoal estão sujeitos à autoridade do Secretário-Geral e à sua designação por este. Neste contexto, espera-se que todo o pessoal se mude periodicamente para novas funções nas suas carreiras, de acordo com as regras e procedimentos estabelecidos.

Nas Nações Unidas, a consideração primordial no recrutamento e emprego de pessoal é a necessidade de assegurar as normas mais elevadas de eficiência, competência e integridade, com a devida consideração pela diversidade geográfica. Todas as decisões de emprego são tomadas com base em qualificações e necessidades organizacionais. As Nações Unidas estão empenhadas em criar um ambiente diversificado e inclusivo de respeito mútuo. As Nações Unidas recrutam e empregam pessoal independentemente da identidade de género, orientação sexual, raça, religião, cultura e origem étnica ou deficiência. Poderá ser fornecido alojamento razoável aos candidatos com deficiência para apoiar a participação no processo de recrutamento, quando solicitado e indicado na candidatura.

Todos os candidatos são fortemente incitados a candidatarem-se em linha o mais cedo possível após a publicação da abertura de posto e muito antes do prazo estipulado na abertura de posto. A recepção das candidaturas em linha será confirmada se tiver sido fornecido um endereço de correio electrónico. Se não receber uma confirmação por correio electrónico no prazo de 24 horas após o envio, é possível que a sua candidatura não tenha sido recebida. Nesses casos, queira voltar a apresentar a candidatura, se necessário. Se o problema persistir, por favor procure assistência técnica através do link "Need Help?" do Inspira.

United Nations Considerations

According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Candidates will not be considered for employment with the United Nations if they have committed violations of international human rights law, violations of international humanitarian law, sexual exploitation, sexual abuse, or sexual harassment, or if there are reasonable grounds to believe that they have been involved in the commission of any of these acts. The term “sexual exploitation” means any actual or attempted abuse of a position of vulnerability, differential power, or trust, for sexual purposes, including, but not limited to, profiting monetarily, socially or politically from the sexual exploitation of another. The term “sexual abuse” means the actual or threatened physical intrusion of a sexual nature, whether by force or under unequal or coercive conditions. The term “sexual harassment” means any unwelcome conduct of a sexual nature that might reasonably be expected or be perceived to cause offence or humiliation, when such conduct interferes with work, is made a condition of employment or creates an intimidating, hostile or offensive work environment, and when the gravity of the conduct warrants the termination of the perpetrator’s working relationship. Candidates who have committed crimes other than minor traffic offences may not be considered for employment.

Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible. The United Nations places no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. The United Nations Secretariat is a non-smoking environment.

The paramount consideration in the appointment, transfer, or promotion of staff shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. By accepting an offer of appointment, United Nations staff members are subject to the authority of the Secretary-General and assignment by him or her to any activities or offices of the United Nations in accordance with staff regulation 1.2 (c). In this context, all internationally recruited staff members shall be required to move periodically to discharge new functions within or across duty stations under conditions established by the Secretary-General.

Applicants are urged to follow carefully all instructions available in the online recruitment platform, inspira. For more detailed guidance, applicants may refer to the Manual for the Applicant, which can be accessed by clicking on “Manuals” hyper-link on the upper right side of the inspira account-holder homepage.

The evaluation of applicants will be conducted on the basis of the information submitted in the application according to the evaluation criteria of the job opening and the applicable internal legislations of the United Nations including the Charter of the United Nations, resolutions of the General Assembly, the Staff Regulations and Rules, administrative issuances and guidelines. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications according to the instructions provided in inspira to be considered for the current job opening. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application.

Job openings advertised on the Careers Portal will be removed at 11:59 p.m. (New York time) on the deadline date.

No Fee

THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS’ BANK ACCOUNTS.

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