vacance de poste

Intitulé publication: SPECIAL ASSISTANT, ADMINISTRATION, P4
Intitulé code d’emploi: SPECIAL ASSISTANT, ADMINISTRATION
Département / Bureau: Programme des Nations Unies pour l'environnement
Lieu d'affectation: MONTREAL
Période de candidature: 09 février 2022 - 02 avril 2022
No de l’appel á candidature: 22-Administration-UNEP-170428-R-Montreal (X)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

Le Programme des Nations Unies pour l’environnement (PNUE) est l’autorité mondiale de premier plan en matière d’environnement, chargée de définir le programme mondial pour l’environnement, de promouvoir la mise en œuvre cohérente du volet environnement du développement durable au sein du système des Nations Unies et ayant autorité pour défendre la cause de l’environnement mondial.
Au Sommet « Planète Terre » tenu en 1992 à Rio de Janeiro, les dirigeants du monde entier ont arrêté une stratégie globale en faveur du développement durable. La Convention sur la diversité biologique (CDB) était l’un des principaux accords adoptés à Rio. Elle énonce trois grands objectifs : la conservation de la diversité biologique, l’utilisation durable de ses éléments constitutifs et le partage juste et équitable des avantages découlant de l’exploitation des ressources génétiques.
Le secrétariat de la Convention sur la diversité biologique, qui est administré par le Programme des Nations Unies pour l’environnement, se trouve à Montréal. Le poste à pourvoir relève du Bureau du (de la) Secrétaire exécutif(ve) de la Convention. Sous la direction et la supervision quotidiennes du (de la) Secrétaire exécutif(ve), le (la) titulaire du poste assurera les fonctions de chef du Groupe d’appui au secrétariat du Bureau du (de la) Secrétaire exécutif(ve) et s’acquittera des fonctions ci-après.

Responsabilités

A. Fournir un appui fonctionnel et analytique au (à la) Secrétaire exécutif(ve) :
a) Fournir au (à la) Secrétaire exécutif(ve) des avis spécialisés sur la gestion et la mise en œuvre des politiques et procédures du secrétariat et les relations entre le personnel et l’administration, entre autres ;
b) Entretenir d’étroites relations avec la direction et le personnel pour assurer une coopération efficace permettant au (à la) Secrétaire exécutif(ve) de s’acquitter plus facilement de sa responsabilité fonctionnelle consistant à superviser la gestion du secrétariat de la Convention ;
c) Assurer la coordination et la liaison concernant certains thèmes ou questions de politique générale ; se tenir au courant des faits nouveaux, assurer la liaison avec d’autres organisations, donateurs, etc. ; fournir des informations et des avis sur diverses questions connexes ;
d) Établir divers rapports, documents et communications (projets de section d’études, documents de base, directives générales, notes d’information, études de cas, exposés, correspondance, etc.) ou concourir à leur établissement ; analyser tous les rapports et documents officiels établis par le secrétariat et veiller à ce qu’ils soient compatibles avec la stratégie de la Convention avant de les faire approuver par le (la) Secrétaire exécutif(ve) ;
e) Aider le (la) Secrétaire exécutif(ve) dans ses échanges avec les partenaires de haut niveau (organismes de l’ONU, donateurs et ONG) et assurer en son nom la liaison avec le personnel du Bureau du (de la) Directeur(trice) exécutif(ve), le PNUE et d’autres interlocuteurs ;
f) Établir et entretenir des contacts avec les représentants des pouvoirs publics nationaux, les autres organismes des Nations Unies, les organisations non gouvernementales, les missions diplomatiques, la presse, etc. ;
g) Organiser des groupes de travail, réunions, conférences et consultations avec d’autres organismes et partenaires concernant des questions relatives à la Convention, ou y participer ;
h) Superviser, au nom du (de la) Secrétaire exécutif(ve), les préparatifs logistiques et administratifs généraux des grandes réunions organisées dans le cadre de la Convention ;
i) Définir de nouvelles approches, stratégies et politiques pour assurer une circulation efficace et rapide de l’information en provenance et à destination du Bureau du (de la) Secrétaire exécutif(ve) concernant le programme de travail du secrétariat.
B. Gérer le Bureau du (de la) Secrétaire exécutif(ve), y compris les ressources humaines et autres :
a) Gérer, superviser, coordonner et faciliter le travail du Groupe d’appui au secrétariat du Bureau du (de la) Secrétaire exécutif(ve) ; fournir en temps voulu des analyses programmatiques et techniques des projets aux fins de l’assurance de la qualité pour le (la) Secrétaire exécutif(ve) ;
b) Assurer la gestion quotidienne du Bureau du (de la) Secrétaire exécutif(ve), y compris la correspondance, l’agenda quotidien et la planification et la préparation des voyages ;
c) Planifier et superviser la gestion des activités entreprises par le Bureau du (de la) Secrétaire exécutif(ve) ; veiller à ce que les programmes de travail de fond et les activités prévues soient exécutés dans les délais voulus, en se coordonnant avec d’autres organismes des Nations Unies, les donateurs et d’autres institutions, selon qu’il convient ;
d) Suivre les directives du (de la) Secrétaire exécutif(ve) en ce qui concerne les ressources humaines ; coordonner la mise en place des jurys de recrutement ; informer le (la) Secrétaire exécutif(ve) des processus de recrutement en cours au sein du secrétariat ;
e) Assurer les fonctions d’administration nécessaires au bon fonctionnement du Bureau du (de la) Secrétaire exécutif(ve), notamment établir des documents et contrôler les paramètres et les indicateurs essentiels permettant de mesurer les résultats, apprécier le comportement professionnel du personnel, mener les entretiens avec les candidats à des postes vacants et les évaluer ;
f) Répondre aux communications de fond qui portent sur des sujets variés, confidentiels et politiquement sensibles ;
g) Veiller à donner suite sans délai aux directives du (de la) Secrétaire exécutif(ve), notamment diffuser efficacement les informations utiles à l’équipe de direction et au personnel concerné ;
h) Utiliser les outils de gestion et les outils en ligne pour donner suite en temps voulu aux demandes reçues par le secrétariat et envoyer les réponses et les produits correspondants à temps ;
i) Gérer la charge de travail du Bureau du (de la) Secrétaire exécutif(ve) et utiliser au mieux les ressources humaines et autres ;
j) Assurer la liaison avec d’autres divisions du secrétariat et coordonner leurs contributions de fond aux travaux du secrétariat exécutif ;
k) Gérer, guider, perfectionner et former le personnel du Groupe d’appui au secrétariat ;
l) Favoriser le travail d’équipe et assurer la communication efficace entre les fonctionnaires du Groupe d’appui au secrétariat et tous les autres groupes et divisions ;
m) Vérifier les besoins en personnel, distribuer le travail et contrôler les besoins en ressources autres que les ressources de base et formuler des recommandations adaptées au (à la) Secrétaire exécutif(ve) ;
n) Organiser, gérer et planifier l’emploi du temps du (de la) Secrétaire exécutif(ve) en utilisant des outils en ligne pour gérer son calendrier et ses contacts ;
o) Se tenir au fait des évolutions et effectuer des recherches dans les domaines des nouvelles technologies d’outils en ligne de gestion et de suivi pouvant s’utiliser pour le calendrier du (de la) Secrétaire exécutif(ve) et des autres systèmes de suivi.
C. Fournir un appui fonctionnel, logistique et administratif au (à la) Secrétaire exécutif(ve) pour l’organisation des réunions des bureaux de la Conférence des Parties à la CDB, de la Conférence des Parties agissant comme réunion des Parties au Protocole de Cartagena sur la prévention des risques biotechnologiques et de la Conférence des Parties siégeant en tant que réunion des Parties au Protocole de Nagoya :
a) Aider le (la) Secrétaire exécutif(ve) à assurer la liaison avec les Parties, organiser les réunions du Bureau de la Convention et les réunions du Bureau des Conférences des Parties agissant comme réunion des Parties, et assurer la liaison avec la présidence de la Conférence des Parties et des Conférences des Parties agissant comme réunion des Parties ;
b) Aider le (la) Secrétaire exécutif(ve) dans ses échanges avec les Parties, notamment faire des propositions aux bureaux, selon qu’il convient ;
c) Prendre des dispositions logistiques pour les réunions des bureaux de la Conférence des Parties et des Conférences des Parties agissant en tant que réunion des Parties et coordonner l’élaboration de documents pour les réunions des bureaux.
d) S’acquitter d’autres tâches connexes que pourrait lui confier le (la) Secrétaire exécutif(ve).

Compétences

Professionnalisme : connaître les politiques et procédures en matière d’administration, de budget, de finances et de ressources humaines ; appliquer les règles, règlements, politiques et directives de l’ONU dans des situations professionnelles ; posséder les compétences théoriques et les facultés d’évaluation nécessaires pour effectuer des recherches et des analyses en toute indépendance ; circonscrire les questions, formuler des avis et produire des conclusions et des recommandations ; tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise ; prendre la responsabilité de transversaliser la problématique femmes-hommes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.
Esprit d’équipe : collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; écouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient ; être prêt(e) à apprendre des autres ; faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ; accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ; partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.
Aptitude à planifier et à organiser : définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Formation

Diplôme universitaire du niveau du Master en sciences environnementales, sociales ou politiques, administration des entreprises, administration publique, gestion de l’environnement, systèmes d’information ou dans une discipline apparentée. À défaut, diplôme universitaire du premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente.

Expérience professionnelle

Au moins sept années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans l’administration, la gestion ou dans un domaine connexe.

Une expérience dans le contexte des Nations Unies, d’un accord multilatéral sur l’environnement (AME) ou d’une organisation similaire est indispensable.

Une expérience du régime commun des Nations Unies est souhaitable.

Une expérience des progiciels de gestion intégrés est souhaitable.

Une expérience de la fourniture de conseils aux hauts fonctionnaires sur les questions de gestion interne est souhaitable.

Au moins cinq années d’expérience de l’appui aux cadres supérieurs ou aux équipes interfonctionnelles au sein d’un service de clientèle ou de coordination est souhaitable.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l’anglais est exigée. La connaissance pratique d’autres langues officielles de l’ONU est souhaitable.

NOTE : la « maîtrise » correspond à une note « très bien » dans les quatre domaines évalués (lire, écrire, parler et comprendre) et la « connaissance » à une note « bien » dans deux des quatre domaines évalués.

Méthode d'évaluation

Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à participer à une évaluation de fond puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.

Notice spéciale

Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale d’un an renouvelable.
Les fonctionnaires sont soumis(es) à l’autorité du (de la) Secrétaire général(e), qui décide de leur affectation.
Au fil de leur carrière, ils (elles) sont censé(e)s changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur.
Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tient à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes et que la diversité géographique soit assurée. Les candidatures de femmes sont fortement encouragées.
Les candidat(e)s internes sont prié(e)s de veiller à ce que TOUS les champs de la notice personnelle, notamment ceux relatifs à l’expérience professionnelle et aux informations de contact, soient dûment remplis et à jour. Ces informations sont indispensables au (à la) responsable du poste à pourvoir pour déterminer les candidat(e)s qualifié(e)s et les contacter.
Les vacataires et les consultant(e)s ayant travaillé au sein du Secrétariat de l’ONU au cours des six derniers mois, quel que soit l’organisme intéressé, ne pourront prétendre à un poste temporaire ou à durée déterminée d’administrateur(trice) ou de fonctionnaire de rang supérieur moins de six mois après l’expiration de leur contrat actuel ou le plus récent. En application du Statut et du Règlement du personnel, pour prétendre à de tels postes, il faut qu’une période d’au moins six mois se soit écoulée entre l’expiration d’un contrat de consultant(e) ou de vacataire et le dépôt d’une candidature et son examen en vue d’une nomination à un poste de fonctionnaire.
Pour l’Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, en tenant dûment compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel sans considération d’identité de genre ou d’orientation sexuelle, de race, de religion, d’horizon culturel et d’origine ethnique, ou de handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature.
Un accusé de réception sera envoyé à tou(te)s les candidat(e)s qui auront donné leur adresse électronique. Il est vivement recommandé à tou(te)s les candidat(e)s de postuler en ligne aussitôt que possible après la publication de l’avis de vacance de poste et bien avant la date limite indiquée. Si vous ne recevez pas un tel accusé de réception dans les 24 heures, il se peut que votre candidature n’ait pas été bien reçue. Si le problème persiste, veuillez demander une assistance technique en cliquant sur le lien « Besoin d’aide ? » dans Inspira.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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