vacance de poste

Intitulé publication: ADMINISTRATIVE OFFICER, P3 [Filled from Roster]
Intitulé code d’emploi: Spécialiste d’administration
Département / Bureau: Bureau de la coordination des affaires humanitaires
Lieu d'affectation: OUAGADOUGOU
Période de candidature: 20 décembre 2021 - 18 janvier 2022
No de l’appel á candidature: 21-Administration-OCHA-170856-R-Ouagadougou (X)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

Ce poste est à pourvoir à la Division des opérations et de la communication, qui relève du Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) – l’entité du Secrétariat de l’ONU chargée de réunir les acteurs humanitaires en vue d’assurer la cohérence des interventions en situation d’urgence. Le Bureau veille également à ce qu’il existe un cadre permettant à chaque acteur de contribuer à l’action globale. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes, en partenariat avec des acteurs nationaux et internationaux, pour atténuer les souffrances humaines en cas de catastrophe et de situation d’urgence, de défendre les droits des personnes dans le besoin, de promouvoir la préparation et la prévention et de faciliter la mise en œuvre de solutions durables.

Cette offre d'emploi est publiée pour le poste de responsable des affaires humanitaires et est située au Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA) à Ouagadougou, au Burkina Faso. Le titulaire fait rapport au chef de bureau.

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le titulaire s'acquitte des fonctions ci-après :

I. BUDGET ET FINANCES :
• Préparer et examiner les plans de dépenses conformément aux plans de travail et au Règlement financier et règles de gestion financière et veiller à ce que l'estimation des dépenses soit raisonnable. Surveiller les obligations, les engagements de fonds et les dépenses par rapport aux autorisations financières dans le respect des plans de dépenses approuvés. Mettre en place, mettre en œuvre et assurer les contrôles internes afin de suivre les ressources financières et de veiller à ce qu'elles soient utilisées en vue de mettre en œuvre les activités conformément aux plans de travail et aux plans de dépenses.
• Donner aux services fonctionnels des orientations sur l'obligation de rendre des comptes financiers dans le cadre des responsabilités programmatiques et sur l'utilisation rationnelle des ressources allouées aux programmes. Coordonner la production de rapports financiers à soumettre au Siège et aux donateurs.
• Examiner les engagements courants de dépenses proposés ou les décaissements pour les produits et services convenus avec des tierces parties et confirmer que ces derniers sont conformes aux Règlement financier et règles de gestion financière de l'Organisation.
• Assurer le suivi et la vérification des rapports d'organisations non gouvernementales et d'organismes des Nations Unies pour les subventions et crédits octroyés à des tiers.
• Gérer la petite caisse conformément aux procédures établies, tenir des comptes exacts et complets avec les reçus correspondants, et veiller à ce que les reconstitutions soient effectuées en temps voulu. Établir les états de paie du personnel recruté sur le plan national et assurer, avec le PNUD, le suivi des ordres de paiement mensuels du personnel recruté sur le plan international afin de garantir les versements en temps voulu. Vérifier les montants inscrits sur les bordereaux interservices établis par le Programme des Nations Unies pour le développement pour confirmer l'exactitude des comptes et permettre le réajustement des montants sur le système de comptabilité du Bureau. Fournir les informations nécessaires afin de répondre aux conclusions et observations de l'audit.
• Assurer la liaison avec la Section de la planification stratégique, du budget et des finances concernant toutes les questions de gestion administrative, budgétaire et financière.
• Diriger et guider le personnel moins expérimenté.

II. ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
• En collaboration avec le bureau local du PNUD, coordonner le recrutement et la gestion du personnel engagé sur le plan national. Fournir des orientations en matière d'exigences du système d'évaluation et de notation des fonctionnaires et tenir à jour un système permettant d'assurer le suivi de la conformité.
• Tenir les dossiers confidentiels du personnel et veiller à ce que ces informations soient complètes et mises à jour. S'assurer que les membres du personnel qui quittent le service accomplissent leurs formalités dans le pays avant leur départ S'assurer que les horaires et la présence du personnel sont enregistrés comme il se doit ; vérifiés et soumis au Programme des Nations Unies pour le développement en temps opportun, pour le personnel recruté sur le plan national ainsi qu'au Service administratif pour le personnel recruté sur le plan international.
• Aider à l'achat de produits à travers le Siège des achats ou de l'équipe d'achat régionale et veiller à ce que les procédures adéquates soient dûment appliquées. Vérifier les reçus des produits et services en s'assurant que le cahier des charges, les conditions et les quantités de produits sont correctes et les documents de travail sont complets et dûment renseignés.
• Assurer la gestion contractuelle des contrats établis pour les biens et services
• Assurer la bonne gestion des actifs du bureau, y compris la tenue de l'inventaire, la vérification physique des actifs et la disposition des actifs.
• Contrôler et gérer les équipements (stocks, inventaire, biens durables, rapports d'inventaire et gestion du parc).
• S'assurer que l'administration des locaux communs et des Accords de services est effectuée conformément aux modèles des normes du Bureau
• En collaboration avec le Département de la sûreté et de la sécurité et le Chef du bureau extérieur du Bureau de la coordination des affaires humanitaires, aider à assurer le respect des normes minimales de sécurité opérationnelle applicables aux véhicules, au bureau et aux logements. Veiller à ce que les locaux du bureau soient bien entretenus et bénéficient des services communs.
• Superviser l'identification des besoins en bureautique, ainsi que l'entretien du matériel, des logiciels et des systèmes. Veiller à la disponibilité des fournitures de bureau et tenir un système de distribution et de suivi des fournitures. Superviser ou établir les autorisations de voyage, en vérifiant qu'elles soient accompagnées des justificatifs, du calcul des coûts et des agréments pertinents. Vérifier les demandes de remboursement des frais de voyage soumises pour règlement et assurer le suivi des paiements en suspens.
• Tenir un système de classement central, en assurant une utilisation cohérente et un archivage approprié des documents officiels (administratifs, des achats, financiers et relatifs à la gestion des ressources humaines). Représenter le Bureau de la coordination des affaires humanitaires aux réunions portant sur des questions administratives telles que les barèmes des traitements du personnel recruté sur le plan national, les services communs, les locaux, etc. Superviser régulièrement le personnel administratif recruté sur le plan national et en assurer le soutien et l'encadrement.
• S'acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.

Compétences

•Professionnalisme : Compétences techniques et capacités avérées dans le domaine de l’administration, en particulier des activités financières, et bonne connaissance du Règlement financier et des règles de gestion financière de l’Organisation des Nations Unies ainsi que des pratiques comptables ; bonne compréhension de l’administration générale et de la gestion des ressources humaines ; compétences dans le domaine de l’appui administratif aux activités menées sur le terrain. Expérience solide dans les activités administratives et la planification des coûts et aptitude à hiérarchiser les priorités et à planifier, coordonner et surveiller son propre plan de travail et celui de sa supervision. Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins. Apporter dynamiquement son appui au personnel et aux autres clients afin de proposer des solutions adaptées à leurs besoins. Compétences techniques dans l’utilisation des progiciels de gestion intégrés. Prendre la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.

• Aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

• Sens des responsabilités : Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ; livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité ; se conformer aux règles et procédures de l'Organisation ; soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ; prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.

Formation

Diplôme universitaire du niveau de la maîtrise dans le domaine de l'administration publique ou des entreprises, de la finance, de la comptabilité, du droit ou dans toute autre discipline apparentée. À défaut, un diplôme universitaire de premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente.

Expérience professionnelle

Au moins cinq ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans l’administration, la finance, la comptabilité, les acquisitions, la gestion immobilière et des ressources humaines, ou dans un domaine apparenté est requis.

Une expérience sur le terrain des situations d’urgence est souhaitable.

Une expérience acquise au sein du régime commun des Nations Unies en matière de gestion des questions financières est souhaitable.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l'anglais et du français est indispensable. La connaissance d'une autre langue officielle de l'Organisation est souhaitable.

Méthode d'évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.

Notice spéciale

Ce poste est financé pour une durée limitée d’un an. Il pourra être prolongé si le mandat du bureau est prorogé et si les fonds nécessaires sont disponibles. Le fonctionnaire est soumi(se) à l’autorité du (de la) Secrétaire général(e), qui décide de son affectation. Au fil de sa carrière, il (elle) est censé(e) changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur.

Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tenant à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes, les candidatures de femmes sont fortement encouragées.

Des antécédents impeccables du point de vue de l’intégrité et du respect des règles déontologiques sont indispensables.

Les candidats externes (y compris les personnes nommées sous « Temporary Appointee » ou engagement temporairement par OCHA et le personnel national de terrain d'OCHA) qui sont sélectionnés pour un poste dans les lieux d'affectation sur le terrain peuvent être stratégiquement placés sur un engagement à durée déterminée limité « FTA limited » à un poste spécifique ou à un bureau de pays spécifique conformément au paragraphe 2.2 (b) de l'instruction administrative ST/AI/2013/1 sur l'administration des engagements à durée déterminée qui prévoit qu'un FTA peut être accordé aux personnes qui sont "(b) Sélectionnées mais non examinées par un organe de révision du Secrétariat pour des engagements limités à des entités spécifiques".

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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