vacance de poste

Intitulé publication: ASSOCIATE ADMINISTRATIVE OFFICER, NOB
Intitulé code d’emploi: ASSOCIATE ADMINISTRATIVE OFFICER
Département / Bureau: Mission des Nations Unies au Soudan du Sud
Lieu d'affectation: Juba
Période de candidature: 31 décembre 2021 - 29 janvier 2022
No de l’appel á candidature: 21-Administration-UNMISS-171553-R- (N)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
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Cadre organisationnel

This position is located in the Office of Operations and Resources Management Service and encompasses the provision of operational support services to the Field Regional Offices related to human resource administration, procurement, travel or other administrative needs of field offices. .

The incumbent reports to the Administrative Officer in the Office of Operations and Resources Management Service.

Responsabilités

Under the direct supervision of Administrative Officer, the incumbent will responsible for the following duties:

General Administration
• Coordinates operational support requirements for Field Offices and provides day to day-to-day administrative support including procurement and inventory management; travel; in accordance with United Nations Rules and Policies.
• Coordinates between Field Offices and proponent Sections in Juba on wide range of administrative activities, pending actions, projects completion etc.
• Liaises between different counterparts enterprise role mapping/provisioning accesses.
• Performs other related administrative duties, as required (e.g., operational travel programme, monitoring accounts and payment to vendors and individual contractors for services, physical space planning and the identification of office technology needs and maintenance of equipment, software (Umoja) and systems).
• Organizes, coordinates and oversees all events, meetings and functions related to support of Field Offices as necessary.

Human Resource Management
• Undertakes actions related to the human resources of the Field Offices including training; ensuring consistency in the application of UN rules and procedures.
• Provides information regarding conditions of service, duties and responsibilities, and privileges and
entitlements under the Staff Rules and Regulations.
• Provides necessary information to Field Offices staffing needs for inclusion in Mission’s budget proposals.

Budget and Finance
• Assists in developing work program and budget; analyses inputs and formulates resource allocations by work program, or business processes.
• Using Umoja, monitors and reviews the work programme and budget by conducting regular and special reviews to assess progress of actual work versus the programme plan. Coordinates the production of programme reports.
• Follow-up pending payments, claims and certification of documents.

• Performs other related work as required.

Compétences

Professionalism - Knowledge of administrative, budgetary, financial and human resources policies and procedures. Knowledge of UMOJA. Ability to apply various United Nations administrative rules and regulations in work situations. Conceptual analytical and evaluative skills to conduct independent research and analysis. Ability to identify issues, formulate opinions, make conclusions and recommendations. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Takes responsibility for incorporating gender perspectives and ensuring the equal participation of women and men in all areas of work.

Communication: Speaks and writes clearly and effectively; listens to others, correctly interprets messages from others and responds appropriately; asks questions to clarify, and exhibits interest in having two-way communication; tailors language, tone, style and format to match audience; demonstrates openness in sharing information and keeping people informed.

Client Orientation: Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client.

Formation

Advanced university degree (Master’s degree or equivalent) in business or public administration, finance, accounting, law or related field.

A relevant first-level university degree in the above fields in combination with two additional years of qualifying experience may be accepted in lieu of the advanced university degree.

Expérience professionnelle

A minimum of two years of progressively responsible experience in administration, finance, accounting, human resources management or related area is required.

At least two years of experience in providing professional administrative and management support in an international organization, government or public sector is required.

Experience working with SAP or PeopleSoft/Oracle based ERP systems is desirable.

Experience in coordination of administrative support among multiple stakeholders is desirable.

Experience in administrative support in Front Office setting is desirable

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in English is required. Knowledge of another UN official language is an advantage.

Méthode d'évaluation

Qualified applicants may be evaluated through a competency-based interview and/or other assessment methods.

Notice spéciale

Candidates for the National Professional Officer category shall be of the nationality of the country where this position is located. This post is open to South Sudanese nationals only.

Locally recruited General Service staff members applying for this post must meet the minimum requirements, including academic qualifications and years of relevant experience. Relevant experience in the General Service category at G-6 and G-7 levels may count towards experience requirements.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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