Le Centre de service mondial des Nations Unies (UNGSC) fournit des services essentiels en matière de chaîne d'approvisionnement, de géospatial, de technologies de l'information et des télécommunications et de formation à toutes les missions de maintien de la paix et missions politiques spéciales dans le monde entier, ainsi qu'à d'autres bureaux de l'ONU, agences, fonds et programmes des Nations Unies.
Ce poste est situé dans le service de la chaîne d'approvisionnement du Centre de services mondial des Nations Unies, Brindisi, Italie.
Le poste relève directement du chef de service, Service de la chaîne d'approvisionnement et gère l'unité d'administration et de gestion des programmes, qui englobe l'ensemble des fonctions administratives (soutien HR, budget, réponse aux audits) ainsi que la sensibilisation / l'engagement et le soutien des clients, le recouvrement des coûts. , coordination et développement de la formation globale, gestion de la performance et intelligence économique.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES:
• Initie et coordonne des actions couvrant l'ensemble des activités de ressources humaines, par exemple, le recrutement, le placement, la promotion, l'évaluation des performances, les postes vacants, les révisions de la classification des emplois, la séparation des membres du personnel, la formation, etc., en veillant à la cohérence dans l'application des règles de l'ONU et procédures.
• Fournit des conseils d'expert en ce qui concerne les conditions de service, les devoirs et responsabilités, et les privilèges et droits en vertu des Statut et Règlement du personnel.
• Représente le département/l'unité auprès des commissions départementales et des organes de nomination.
• Examiner les rapports sur les postes vacants aux fins de gestion des postes vacants et de contrôle du tableau des effectifs.
• Dirige, supervise et coordonne la préparation et la mise en œuvre du programme de travail et du budget pour assurer la compatibilité avec les priorités et les objectifs de travail, en tenant compte de l'utilisation la plus efficace des ressources.
BUDGET ET FINANCES :
• Initie et mène des études pour améliorer les systèmes de rapports budgétaires et l'utilisation rentable des ressources du programme.
• Surveille et contrôle les allocations budgétaires par le biais d'examens réguliers ; rédige des produits de routine et ponctuels ; et fournit des rapports et des données de suivi efficaces. Identifie les écarts par rapport aux plans et propose des mesures correctives.
• Établit et maintient un ensemble de politiques, de procédures, de normes et d'outils solides qui sont conformes à la politique et à la pratique de l'ONU afin d'assurer une comptabilité, une gestion financière et un contrôle appropriés.
• Supervise et gère les activités de recouvrement des coûts pour les biens/services fournis aux clients, y compris l'établissement et le maintien de politiques et de procédures opérationnelles normalisées.
SUPPORT CLIENT ET SENSIBILISATION :
• Coordonner et fournir un soutien pour la révision des SLA existants et la rédaction de nouveaux accords SLA. En outre, maintenez le référentiel des accords SLA.
• Initier et coordonner le développement d'un système automatisé d'interface client pour les demandes de service.
• Établir un système dûment formalisé d'amélioration continue basé sur les principes BIG et surveiller la satisfaction des clients et la prestation de services. Fournir des commentaires réguliers au chef des services de la chaîne d'approvisionnement et aux chefs des unités de prestation de services.
• Sous la direction du chef SCS, atteindre de manière proactive de nouveaux clients et étendre les services fournis à la clientèle existante et promouvoir les services UNGSC SCS. Développer du matériel promotionnel.
• Maintenir un catalogue de services à jour, coordonner avec les unités fournissant les services
• Coordonner la conformité ISO 9001.
ADMINISTRATION GÉNÉRALE:
• Met en œuvre et surveille les services de soutien, y compris l'achat de fournitures et de services ; transports, voyages et trafic, communications, ingénierie et soutien aux technologies de l'information ; et la fourniture de services publics locaux et les exigences de service.
• Supervise une équipe du personnel et/ou fournit des conseils à d'autres sur l'administration des ressources humaines, l'administration financière et les questions et pratiques d'information de gestion à des collègues.
• Produit des rapports majeurs/complexes pour la direction.
• Fournit des conseils d'expert et un leadership au personnel subalterne.
• Effectue d'autres tâches connexes selon les besoins, par exemple, les examens des bureaux et des départements du Secrétariat au siège / missions, le programme de voyage opérationnel, l'adéquation des besoins d'espace du département et les besoins technologiques.
• Effectue d'autres travaux connexes au besoin.
Professionnalisme: Connaissance des politiques et procédures administratives, budgétaires, financières et des ressources humaines. Aptitude à appliquer diverses règles et réglementations administratives des Nations Unies dans des situations de travail. Compétences conceptuelles en analyse et en évaluation pour mener des recherches et des analyses indépendantes. Capacité à identifier les problèmes, à formuler des opinions, à formuler des conclusions et des recommandations. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du Sujet. Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer Les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés. Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Persévérer face aux obstacles et aux difficultés. Garder son calme dans les situations de crise. Prendre la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.
Aptitute à la communication : S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit. Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient. Poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue. Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse. Partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.
Souci du client : Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue. Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre. Suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes. Tenir les clients informés de l’avancement des projets. Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
Suivi du comportement professionnel : Déléguer les pouvoirs, l’autorité et la compétence requis à ses subordonnés. Veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la chaîne hiérarchique soient clairs pour tous.Estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et tirer le meilleur parti des compétences. Suivre l’avancement du travail au regard des échéances. S’entretenir régulièrement avec ses subordonnés des résultats qu’ils obtiennent, leur faire savoir comment leur apport est perçu et leur donner les conseils nécessaires. Encourager le risque et soutenir la créativité et l’initiative. Appuyer activement les aspirations professionnelles de ses collaborateurs. Faire preuve de justice dans la notation.
Sûreté de jugement/aptitude à dédider : Discerner les éléments clefs dans les situations complexes et aller rapidement au coeur du problème. Recueillir toute l’information nécessaire avant de prendre une décision. S’interroger sur l’incidence à la fois bénéfique et préjudiciable que les décisions peuvent avoir avant de se déterminer. Ne prendre de décisions qu’après en avoir mesuré les conséquences pour autrui et pour l’Organisation. Ne proposer de lignes d’action ou formuler de recommandations qu’en toute connaissance de cause. Vérifier les hypothèses en les confrontant aux faits. S’assurer que les dispositions qu’il est envisagé de prendre répondent aux besoins explicitement ou implicitement exprimés. Savoir prendre des décisions douloureuses quand les circonstances l’exigent.
Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en administration des affaires ou publique, finance, comptabilité, droit ou domaine connexe. Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux années supplémentaires d'expérience qualifiante peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur est requis.
Un minimum de sept années d'expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans les domaines de l'administration, des finances, de la comptabilité, de la gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe est requis.
Une expérience dans la gestion des tableaux de recrutement et de dotation en personnel, à l'ONU ou dans une autre grande organisation internationale similaire est souhaitable.
Une expérience de la gestion de la performance dans une organisation des Nations Unies ou similaire est souhaitable.
Une expérience d'au moins cinq ans dans la gestion d'équipes de taille moyenne à grande est souhaitable.
Une expérience dans le domaine de l'informatique décisionnelle est souhaitable.
Une expérience dans les cadres de contrôle interne (c'est-à-dire l'audit) est souhaitable.
Une expérience dans la gestion du processus de recouvrement des coûts est souhaitable.
L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. La maîtrise de l'anglais (oral et écrit) est requise.
L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.
La nomination à ce poste est prévue pour une période initiale d'un an et peut faire l'objetd'une prolongation.
Le Secrétariat de l'ONU est déterminé à équilibrer ses effectifs féminins et masculins. Les femmes sont vivement encouragées à postuler.
Les fonctionnaires sont soumis à l'autorité du Secrétaire général, qui decide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils sont censés changer de fonctions
périodiquement conformément aux règles et procédures en vigueur.
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.