Ces postes sont situés dans les Opérations de maintien de la paix des Nations Unies sur le terrain, des Missions politiques spéciales, de Bureaux et de Centres de services des Nations Unies, le cas échéant. L’Administrateur chargé de la gestion des actifs fixes est habituellement supervisé par un Spécialiste de la gestion du matériel ou un Spécialiste de la gestion des actifs fixes de niveau P-4. Le titulaire est responsable de la maintenance des dossiers des actifs fixes au sein de la mission. Des fonctions supplémentaires comprennent le soutien à la réalisation des budgets d’investissements, ainsi que l’exercice de fonctions stratégiques pour la gestion du matériel.
Dans la limite des pouvoirs qui lui sont délégués, l’Administrateur de la gestion des actifs fixes sera en charge des tâches suivantes :
• Veiller au maintien du registre des actifs fixes en enregistrant les informations relatives aux immobilisations, en vérifiant l'exactitude et l'intégrité de ces renseignements, ce qui inclut, mais sans s'y limiter : les données relatives à la gérance et au contrôle des actifs fixes ; les coûts liés à l'acquisition et à la cession (incluant les transferts et le retrait) des actifs fixes ; les dépenses liées aux actifs fixes ; les charges d'amortissement ; charges de dépréciation.
• Assurer la compilation exacte de coûts des projets d’actifs en construction (AUC) dans les comptes fixes des actifs, et assurer la clôture de ces comptes lorsque ces AUC s’achèvent.
• Assurer le suivi précis des actifs fixes existants, mettre en œuvre et surveiller le processus d'examen périodique de l'inventaire physique.
• Examiner les conditions d'une perte de valeur éventuelle des actifs fixes existants et mettre en œuvre et surveiller le processus d'examen annuel de dépréciation et les ajustements qui en résultent dans les écritures comptables.
• Examiner le potentiel d'obsolescence des actifs fixes, et mettre en œuvre et surveiller le processus d'examen annuel de la durée de vie.
• Se coordonner avec les personnes référentes pour l’évaluation des actifs afin de s’assurer que les valeurs des actifs sont complètes et exactes.
• Examiner les actifs fixes sur une base régulière et superviser le maintien correct des dossiers financiers conformément aux normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS), au cadre politique et aux Principes directeurs de l’ONUCI concernant l’application de l'IPSAS. Les activités comprennent sans y être limités : afficher les amortissements, dépréciations, réévaluations, obligations d'immobilisations hors service (ARO) et les coûts de projet AUC; examiner et mettre à jour des calendriers détaillées, y compris les ajouts annuels et les suppressions, l'amortissement cumulé et les tables de transactions ; la clôture des comptes à la fin de l'appui et le rapprochement à l’équilibre comptable des actifs fixes; la préparation des calendriers de vérification relatifs aux actifs fixes, en aidant à la préparation des états financiers et des notes et aider les commissaires aux comptes dans leurs enquêtes ; maintenir le grand livre comptable des actifs fixes, incluant la saisie de données ou l'importation d'investissement en équipement dans le grand livre des actifs fixes et examiner les documents d'appui, si nécessaire; confirmer l'exactitude et l'intégralité des enregistrements concernant les actifs fixes y compris les mises à jour du système, les entrées de journal manuelles, le rapprochement de comptes, et les analyses.
• Maintenir le cadre comptable des actifs fixes établi par le Siège et détaillé dans les instructions permanentes (SOP) par : la collaboration avec d'autres intervenants afin d'assurer une gestion efficace des méthodes comptables ainsi que la compréhension de leurs besoins de travail en ce qui concerne les opérations comptables des actifs fixes et les rapports ; assurer la conformité avec la politique du Siège relative aux actifs fixes ; élaborer et maintenir les procédures comptables des actifs fixes conformément aux lignes directrices du Siège ; examiner, documenter et améliorer les directives et les instructions pour tous les processus liés aux actifs fixes.
• S’assurer de l'exactitude et de l'intégrité de l'information dans le registre des actifs fixes par : la surveillance des systèmes établis de contrôles, des procédures et formulaires pour l'enregistrement d'actifs fixes ; mettre en œuvre des instructions permanentes (SOP), surveiller les indicateurs de résultats (KPI), analyser les documents financiers ; valider la conformité aux politiques comptables et commerciales.
• Soutenir la fonction de budgétisation du capital. Les activités comprennent sans s’y limiter : le rapprochement des dépenses réelles et les montants prévus dans le budget, l'analyse du budget effectuée par une équipe des finances ; la fourniture d'intrants en prévision de la préparation des budgets.
• Soutenir la fonction de gestion des actifs fixes stratégiques. Les activités comprennent sans s’y limiter : faire des recommandations sur l'amélioration de l'utilisation des actifs et leur cession ; examiner et mettre à jour des coûts standards à appliquer dans le système d'enregistrement pour les acquisitions de actifs fixes ; suivre la mise en œuvre des indicateurs de résultats (KPI) pour déterminer les secteurs à améliorer, assurer le respect de la politique de gestion de la performance et préparer des rapports et des tendances pour appuyer l’analyse de gestion de la performance effectuée par le Groupe de gestion du matériel de la Division du soutien logistique ; contribuer à l'établissement de priorités stratégiques et à la planification à long terme des ressources au niveau local.
• Fournir des directives en ce qui concerne la comptabilité IPSAS et faire les recommandations appropriées au Groupe des finances et/ou au Groupe de la gestion pour les changements dans la méthode de comptabilité.
• Agir en tant qu’expert sur le module des actifs fixes du logiciel SAP et les processus de règlement des actifs et participer à l'entretien des registres des actifs fixes dans le module de gestion des actifs fixes de SAP, ce qui comprend la configuration, la parfaite maintenance de la base de données, les calculs de dépréciation, et la production de rapports.
• S'acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.
Professionalisme: Connaissance des exigences des normes IPSAS en matière d'immobilisations. Connaissance de la gestion des biens et/ou de l'immobilier. Capacité à appliquer des compétences conceptuelles, analytiques et évaluatives dans les opérations comptables. Capacité à mener des recherches et des analyses indépendantes, à identifier les problèmes, à formuler des options et à formuler des conclusions et des recommandations. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d'honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise. Prendre la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.
Aptitude à Planifier et à Organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification; suivre l'exécution des plans et des mesures et les modifier s'il y a lieu; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
Sens des Responsabilités : Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements. Livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux normes de qualité. Se conformer aux règles et procédures de l'Organisation. Soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées. Prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.
Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en gestion du matériel, gestion des actifs, comptabilité, administration des affaires ou domaines apparentés. À défaut, diplôme universitaire de premier cycle assorti d’une expérience qualifiante peut être admis en lieu et place du diplôme universitaire supérieur.
Un minimum de cinq (5) années avec une maîtrise ou de sept (7) années avec une licence d'expérience professionnelle à responsabilité progressive dans la gestion immobilière, la comptabilité, les finances et le budget est requise.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais (écrit et oral) est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l'Organisation est un atout.
Les candidats qualifiés pourront être invités à participer à un test d’évaluation, puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.
L'Organisation des Nations Unies tient une liste de candidats qualifiés et disponibles pour les vacances de poste dans les opérations de maintien de la paix, les missions politiques spéciales et autres opérations sur le terrain.
L’objectif de cette offre d’emploi est de générer une liste de candidats qualifiés pour inclusion dans la liste pour ADMINISTRATEUR chargé DE LA GESTION DES ACTIFS FIXES, P3. Le processus d'évaluation complet dure six mois en moyenne. Tous les candidats recevront par écrit la réponse à leur candidature, que celle-ci soit acceptée ou non, dans les 14 jours suivant la fin du processus. Les candidats retenus seront ajoutés au fichier de candidats présélectionnés et seront invités à postuler aux postes vacants dans les missions, qui sont exclusivement ouverts aux membres inscrits sur le fichier de candidats présélectionnés. L'inscription sur le fichier de candidats présélectionnés ne garantit pas la sélection.
Le Secrétariat de l’ONU recherche un équilibre égalitaire de ses effectifs masculins et féminins. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Pour le présent poste, les candidats des États membres suivants, qui sont non représentés ou sous-représentés au Secrétariat de l'ONU en date du 31 mars 2022, sont vivement encouragés à postuler : Afghanistan, Andorre, Angola, Antigua-et-Barbuda, Bahreïn, Belize, Brunei Darussalam, Cabo Verde, Chine, Comores, Cuba, Chypre, République démocratique populaire de Corée, Djibouti, Dominique, Guinée équatoriale, Gabon, Grenade, Guinée-Bissau, Haïti, Israël, Japon, Kiribati, Koweït, République démocratique populaire lao, Lesotho, Libéria, Libye, Liechtenstein, Luxembourg, Îles Marshall, États fédérés de Micronésie, Monaco, Mozambique, Namibie, Nauru, Norvège, Oman, Palau, Papouasie-Nouvelle-Guinée, Paraguay, Qatar, République de Corée, Sainte-Lucie, Saint-Vincent-et-les-Grenadines, Samoa, Saint-Marin, Sao Tomé-et-Principe, Arabie saoudite, Îles Salomon, Somalie, Soudan du Sud, Thaïlande, Timor-Leste, Turkménistan, Tuvalu, États-Unis d'Amérique, Vanuatu.
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.