vacance de poste

Intitulé publication: TEAM ASSISTANT, G3
Intitulé code d’emploi: Assistant d'équipe
Département / Bureau: Département de la communication globale (DCG)
Lieu d'affectation: ALGIERS
Période de candidature: 13 juillet 2022 - 26 août 2022
No de l’appel á candidature: 22-Administration-DGC-186155-R-Algiers (A)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

This position is located in the United Nations Information Centre in Algeria (UNIC Algiers),
within the Information Centres Service (ICS) of the Strategic Communications Division
(SCD) of the Department of Global Communications (DGC).

The UNIC is part of the global network of United Nations Information Centres (UNICs), and
UNIC Algiers is the principal source of information about the United Nations system in
Algeria. The UNIC is responsible for promoting public understanding and support for the
aims and activities of the United Nations by communicating about its work and disseminating
UN information materials to a local audience in English, French, Arabic and local languages;
engaging local and regional partners; and, overall, bringing the United Nations closer to the
peoples it serves. The UNIC Algiers has been integrated with the Resident Coordinator Office
(RCO) in Algeria since the operationalization of the United Nations development system
reform on 1 January 2019.

The incumbent is under the overall supervision of the National Information Officer and reports directly to the Social Media Assistant in UNIC Algiers.

Responsabilités

Within limits of delegated authority, the incumbent may be responsible for the following duties:

• Provides general office support services to help ensure the smooth functioning of an organizational unit.
• Uses standard word processing package to produce a variety of routine correspondence, reports, tables, charts, graphs, etc., in accordance with institutional standards.
• Proofreads written products for completeness and grammatical and typographical accuracy.
• Maintains calendar/schedules; monitors changes and communicates relevant information to appropriate staff inside and outside the immediate work unit.
• Reviews, records, routes and/or processes mail or other documents; gathers pertinent background material; tracks and monitors follow-up action as required.
• Receives phone call and visitors, and responds to routine inquiries and information requests, including drafting routine written responses, or routes to appropriate personnel for handling as required.
• Maintains files (both paper and electronic) and databases for work unit.
• Updates and maintains large distribution lists; assemble documents, reports and other materials for global dissemination, where possible using electronic formats; coordinates courier services.
• Performs basic data entry and extraction functions.
• Checks accuracy of simple calculations, codings, data, etc.
• Performs a variety of administrative duties (e.g. leave recording, meeting organization, reservations, office supply and equipment orders, etc.), including preparing and/or processing administrative requests/documents (e.g. travel requests, expense claims, vouchers, visa applications, etc.).
• Photocopies a variety of documents and other materials.
• Operates and maintains a variety of office equipment in the performance of basic office functions, e.g. photocopier, facsimile, printer, scanner, etc.
• Delivers urgent mail/messages.
• Performs other duties as assigned.

Compétences

PROFESSIONALISM: Knowledge of general office and administrative support. Knowledge of driving as well as driving rules and regulations. Knowledge of administrative policies, processes and procedures. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remans calm in stressful situations. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

TEAMWORK: Works collaboratively with colleagues to achieve organisational goals; solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decisions, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.

PLANNING AND ORGANIZING: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

Formation

A high school diploma or equivalent is required.

Expérience professionnelle

A minimum of two years of progressively responsible experience in general office support or related areas is required.

Experience using Mircosoft Word and Microsoft Excel is desirable.

Experience as a driver with a safe driving record is desirable.

Experience providing support to an office in the United Nations Common System or international organisations is desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in Arabic and French is required. Knowledge of English is required. Knowledge of another official United Nations language is desirable.

Méthode d'évaluation

Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise, which will be followed by a competency-based interview.

Notice spéciale

This position is subject to local recruitment pursuant to staff rule 4.4 of the United Nations Staff Rules.

All staff in the General Service and related categories shall be recruited in the country or within commuting distance of each office, irrespective of their nationality and of the length of time they may have been in the country. A staff member subject to local recruitment shall not be eligible for the allowances or benefits exclusively applicable to international recruitment. It is the responsibility of the successful candidate to ensure they have the required documentation (work permit, visa, etc) to work in the duty station.

The United Nations Secretariat is committed to achieving 50/50 gender balance in its staff. Female candidates are strongly encouraged to apply for this position.

Passing the Global General Service Test (GGST) is a prerequisite for recruitment consideration in the General Services and related categories in the United Nations Secretariat. Applicants who have not passed the GGST at the time of application may be invited for the test after submitting an application. Having passed the Administrative Support Assessment Test [in English] at the United Nations headquarters, Economic Commission for Africa, Economic and Social Commission for Western Asia, United Nations Office at Geneva, United Nations Office at Vienna, International criminal tribunal for Rwanda or International Criminal Tribunal for the former Yugoslavia may be accepted in lieu of the GGST.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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