vacance de poste

Intitulé publication: Spécialiste d'Administration (Chef de service, personnel en uniforme), P4
Intitulé code d’emploi: Spécialiste d’administration
Département / Bureau: Centre de services régional d'Entebbe
Lieu d'affectation: ENTEBBE
Période de candidature: 10 août 2022 - 08 septembre 2022
No de l’appel á candidature: 22-Administration-RSCE-188145-R-Entebbe (R)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

Le Département de l'appui opérationnel (DOS) a été créé pour fournir un appui opérationnel de bout en bout, des services consultatifs et d'autres solutions aux entités opérationnelles du Secrétariat, y compris les départements, les bureaux hors siège, les opérations de paix et les commissions régionales.

Le Centre de services régional d'Entebbe, en Ouganda (RSCE), a été créé en juillet 2010, à la suite de l'adoption de la résolution 64/269 de l'Assemblée générale. Le Centre fournit des services efficaces, orientés client et évolutifs dans le but de déplacer les fonctions administratives transactionnelles et non dépendantes de l'emplacement vers le Centre à partir de ses entités clientes. Cela comprend les éléments transactionnels des ressources humaines, des finances, du mouvement et du contrôle multimodaux, du transport du personnel et des marchandises et de l'appui aux technologies de l'information et des communications (TIC). En plus de ces services, le Bureau du chef de la RSCE et les bureaux de soutien par l'intermédiaire du chef adjoint de la RSCE fournissent des orientations générales sur les opérations de la RSCE, y compris la planification stratégique, la communication, la budgétisation, la gestion des ressources humaines, la gestion des biens, l'assurance qualité et l'intelligence économique, les services de conférence, la tenue de dossiers et la gestion des archives, ainsi que la réponse aux audits et la gestion des risques.

Pour plus d'informations, veuillez visiter https://rsce.unmissions.org.

Ce poste est situé dans la section de prestation de services pour les subventions pour frais d'études, les voyages et les réclamations. L'agent administratif dans la fonction de gestionnaire de ligne de service pour les voyages à ce niveau rend compte au gestionnaire de prestation de services.

Responsabilités

Dans le cadre des pouvoirs délégués et au nom de la gamme de services, l'agent administratif (responsable de la gamme de services) est responsable des tâches suivantes :

• Gère la réalisation des indicateurs de performance clés (KPI) RSCE et de tous les composants de l'accord de niveau de service (SLA) pour les projets/programmes/opérations RSCE liés à la ligne de service respective.
• Gère l'élaboration du programme annuel d'élaboration du budget de la ligne de service, en particulier en ce qui concerne l'établissement des principales priorités en matière de ressources, la préparation des estimations de coûts et des propositions budgétaires, liées aux besoins en ressources de la ligne de service tels que les besoins en personnel et hors personnel, y compris l'aspect programmatique ; examine, analyse et révise les données concernant la finalisation des propositions budgétaires ainsi que les intrants de la budgétisation axée sur les résultats.
• Supervise l'examen et le suivi des frais de personnel et des dépenses dans l'UMOJA conformément à l'affectation des fonds, en s'assurant que les fonds pour les frais de personnel sont disponibles et, si nécessaire, alerte le responsable de la prestation de services pour un suivi approprié des fonds à déployer pour combler tout déficit.
• Gère l'utilisation efficace et efficiente des ressources budgétaires grâce à un suivi rigoureux de l'utilisation du budget par rapport au budget approuvé et à la fourniture en temps voulu d'informations à la direction de la RSCE pour la prise de décision ; fournit un soutien et des conseils pour financer les missions du centre / client sur la mise en œuvre du budget et les actions correctives si nécessaire.
• Supervise le traitement des paiements pour les biens et services reçus en s'assurant que les procédures établies, y compris la disponibilité des pièces justificatives appropriées pour le traitement des paiements, sont respectées.
• Fournit des orientations politiques, des interprétations financières, des adaptations et des actions correctives en réponse aux audits et autres requêtes pour garantir le respect du Règlement financier et des règles de gestion financière, du Règlement du personnel, des instructions administratives, des bulletins et des circulaires de l'ONU sous la direction du responsable de la prestation de services.
• Fournit des conseils sur l'élaboration, la modification, l'interprétation et la mise en œuvre des exceptions aux statuts, règles, politiques et pratiques du personnel des Nations Unies concernant les droits et autres questions liées aux ressources humaines, selon les besoins.
•Agit en tant qu'agent certificateur en vertu de la règle financière 105.5 ou en tant qu'agent ordonnateur en vertu de la règle financière 105.4 conformément aux règlements et règles de l'ONU.

Gestion des activités de voyage :
• Supervise le traitement de tous les types de demandes de voyage, y compris les voyages officiels, les voyages avec indemnité et les voyages du personnel en uniforme pour les clients du Centre.
• Gère la gamme de services, y compris la coordination avec toutes les parties prenantes concernées telles que les finances, les ressources humaines et l'assurance qualité.
• Gère plusieurs contrats de gestion de voyages et l'exécution des contrats connexes.
•Agit en tant qu'agent certificateur en vertu de l'article 105.5 du Règlement financier et des règles de gestion financière des Nations Unies.

Personnel et direction :
• Supervise la mise en œuvre du système de gestion des performances, en fournissant des conseils et un soutien substantiel, y compris des recommandations sur les besoins de formation, au personnel sur les normes d'élaboration des plans de travail des services, des unités et des individus.
• Assure la pleine conformité avec le système d'évaluation des performances et contribue à la mise en place du comité d'examen de la gestion et du comité de suivi conjoint et du comité d'objection et agit en tant que facilitateur et membre d'office.

Relations avec la direction du personnel :
• Dirige, si nécessaire, des réunions générales ou spécifiques pour le personnel sur des questions telles que les aspects RH de la mise en œuvre du mandat, l'état des réformes RH et d'autres initiatives de changement organisationnel, etc.

Autre:

• Fournit des contributions substantielles pour le développement d'une stratégie de communication avec une fourniture de contribution liée à leur ligne de service pour la page intranet dédiée à la RSCE sur les questions de RH et de finances, selon les besoins.
•Effectue d'autres tâches qui pourraient lui être confiées.

Compétences

Professionnalisme : Connaissance des directives et du marché des voyages. Montre la fierté de son travail et de ses réalisations. Fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet. Est consciencieux et efficace pour respecter les engagements, respecter les délais et obtenir des résultats. Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles. Fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d'intégrer les perspectives de genre et d'assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.

Planification et organisation : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues. Identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin. Alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail. Prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification. Surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire. Utilise le temps efficacement.

Orientation du client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients. Établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées. Surveille les développements en cours à l'intérieur et à l'extérieur de l'environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes. Tenir les clients informés de l'avancement ou des revers des projets. Respecte les délais de livraison des produits ou services au client.

Gestion de la performance : délègue la responsabilité, l'imputabilité et le pouvoir décisionnel appropriés. S'assure que les rôles, les responsabilités et les lignes hiérarchiques sont clairs pour chaque membre du personnel. Juge avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et fait correspondre la tâche aux compétences. Surveille les progrès par rapport aux jalons et aux échéances. Discute régulièrement des performances et fournit des commentaires et un encadrement au personnel. Encourage la prise de risque et soutient la créativité et l'initiative. Soutient activement le développement et les aspirations professionnelles du personnel. Évalue la performance équitablement.

Formation

Un diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en administration des affaires ou publique, en comptabilité, en finance, en gestion des ressources humaines, en sciences sociales, en éducation ou dans un domaine connexe est requis. Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à des années d'expérience pertinentes en gestion financière, en comptabilité ou dans un autre domaine connexe peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.

Expérience professionnelle

Au moins 7 ans d'expérience dans le domaine des services administratifs, du budget, des finances, de la gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe, dont au moins 5 ans en milieu international sont exigées.

Une expérience de l'encadrement d'équipes multiculturelles de grande taille est exigée.

Cinq (5) ans d'expérience de travail dans une opération de maintien de la paix des Nations Unies, des fonds et des programmes ou une organisation internationale similaire ou une organisation non gouvernementale dans un contexte de conflit ou de post-conflit est préférable.

Une expérience dans un centre de services partagés est souhaitable.

Une expérience pratique de l'administration des voyages est souhaitable.

Connaissances linguistiques

L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le(s) poste(s) annoncé(s), la maîtrise de l'anglais oral et écrit est requise. La connaissance d'une autre langue officielle de l'ONU est souhaitable.

Méthode d'évaluation

L'évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d'évaluation qui peut être suivi d'un entretien basé sur les compétences.

Notice spéciale

Ce poste est financé pour une période initiale d'un an et peut faire l'objet d'une prolongation.
Le Secrétariat des Nations Unies s'est engagé à atteindre un équilibre hommes-femmes à 50/50 au sein de son personnel. Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler pour ce poste.
Les membres du personnel sont soumis à l'autorité du Secrétaire général et à sa mission. Dans ce contexte, tous les membres du personnel sont censés évoluer périodiquement vers de nouvelles fonctions dans leur carrière conformément aux règles et procédures établies.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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