vacance de poste

Intitulé publication: TELECOMMUNICATIONS ASSISTANT, G4
Intitulé code d’emploi: Assistant aux télécommunications
Département / Bureau: Force des Nations Unies chargée du maintien de la paix à Chypre
Lieu d'affectation: NICOSIA
Période de candidature: 09 septembre 2022 - 08 octobre 2022
No de l’appel á candidature: 22-Telecommunications Technology-UNFICYP-190413-R-Nicosia (M)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

This position is located in the Service Management Unit, Field Technology Unit in UNFICYP. The incumbent typically reports to an Application Support Team Supervisor or Chief Service Management Unit.

Responsabilités

Billing:
- Assists in processing the recovery of all telephone invoices that are due for mission-related business and recovery of costs for private use.

- Reports to the Unit Supervisor on all pending and processed invoice transactions.

- Liaises with Finance Section on telephone charges to be recovered from staff and timely payment of provider's invoices.

- Liaises with officials from the Services Providers, UN agencies and funds and staff members in connection with telephone related matters ensuring they are in compliance with standing instructions and procedures to avoid abuse of telephone system.

- Assists in preparation of business-related memoranda and facsimile correspondence in respond to queries from Telephone Service Providers companies, Internet providers and staff members.

- Maintains comprehensive filing system of invoices, statements and correspondence for all telephone systems, including issue and return vouchers for mobile and satellite SIM cards.

Assets Management:

- Assists in the receiving, inspecting and verification of all incoming ICT assets and supplies; issues CITS equipment and enter the records in the asset control system.

- Assists in preparation of the scheduling of deliveries of equipment to users and coordinates returns of CITS equipment to the warehouse.

- Maintains and controls proper records for all expendable and non-expendable CITS assets using the organisation’s enterprise asset management systems, such as Galileo.

- Updates and administers asset databases, tracking life cycle of all assets.

- Monitors the physical inventory of stocked items on a regular basis to ensure accuracy of records, and location of property.

Communications Centre Support:

- Processes of all incoming and outgoing Code Cables and facsimiles in a timely and efficient manner; observes and monitors the reliability of the communications equipment facilities.

- Assists in the maintenance of a proper filing system of all outgoing and incoming daily correspondences either by hard copy filing method or by electronic means.


- Assists in identifying files for archiving and performing same using the appropriate electronic archiving system.

Opens and closes new logging sheets for the proper recording of new outgoing and incoming messages that will facilitate the preparation of statistics chart.

- Provides first echelon maintenance to the equipment use by the facility.

- Respects and observes the confidentiality of any or all of the documents that flow through the Communications Centre.

Operations Support:

- Performs related administrative duties, as required, such as drafts routine correspondence, and assists with the coordination of the travel programme.

- Monitors accounts and payment to vendors and individual contractors for services.

- Assists with the coordination of physical space planning.

- Assists with the administrative arrangements for seminars, conferences and meetings.

- Assists with the coordination of translation/interpretation services for the section/unit.

- Monitors status of expenditures and allotments through IMIS, records variations, updates budget tables.

consolidates data received and provides support to higher-level staff with respect to budget reviews.

- Prepares, processes and follows-up on administrative arrangements and forms related to the official travel of staff.

- Maintains files of rules, regulations, administrative instructions and other related documentation; maintains Up-to-date work unit files (both paper and electronic).

- Coordinates extensively with service units and liaises frequently with internal team members both at Headquarters and in field missions.

Other duties and responsibilities:

- Ensures that all the received incoming pouches, incoming mail, express mail, and parcels are processed and logged and the Tracking of airlines and courier documents.

- Assists with the regularly scheduled and preventative and corrective maintenance on
ICT equipment.

- Coordinates with the asset management unit regarding the upkeep of proper inventory
records.

- Assists and organises the receiving/inspection of new equipment.

- Assists in formulating technical training curriculum and the conduct of in-house
training programs for national staff and others within the unit.

-Performs other duties as required.

Compétences

Professionalism: Knowledge of telephone billing principles, invoicing, reporting. Knowledge of mobile devices technologies and operating systems: iOS, Android, Windows; Knowledge of ICT technologies and basic troubleshooting of Windows operating systems, Office Applications, email, networks, printing and Cloud services (Office365, OneDrive, SharePoint online). Knowledge of asset management, asset tracking and reporting. Experience in service desk Tier 1 support. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.
Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

Communication: Speaks and writes clearly and effectively. Listens to others, correctly interprets messages from others and responds appropriately. Asks questions to clarify, and exhibits interest in having two-way communication. Tailors language, tone, style and format to match the audience. Demonstrates openness in sharing information and keeping people informed.

Client orientation: Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view. Establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect. Identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions. Monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems. Keeps clients informed of progress or setbacks in projects. Meets timeline for delivery of products or services to client.

Formation

High school diploma or equivalent is required.

Expérience professionnelle

At least three three (3) years of working experience in providing ICT operational support services related to assets, telephone billing, communications center, and/or ICT operations support is required.

Experience in processing incoming pouches, incoming mail, express mail, parcels and tracking of airlines and courier documents is desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the position advertised fluency in English is required.

Méthode d'évaluation

Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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