vacance de poste

Intitulé publication: SENIOR STAFF ASSISTANT, FS5
Intitulé code d’emploi: STENOGRAPHER
Département / Bureau: Mission des Nations Unies au Soudan du Sud
Lieu d'affectation: Juba
Période de candidature: 12 septembre 2022 - 25 septembre 2022
No de l’appel á candidature: 22-Administration-UNMISS-190616-F- (M)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

This position is located in the office of the Chief of Staff of the United Nations Mission in South Sudan (UNMISS), Juba. Juba is classified in the "E" category and as a non-family duty station. The Senior Staff Assistant will report to the Chief of Staff (COS).

Responsabilités

Within delegated authority, the Senior Staff Assistant will carry out a broad range of duties in support of the management and functioning of the Office of the Chief of Staff. These duties include, but are not limited to, the following:

General Administration:
- Provides substantive and administrative support in managing priorities, information and workflow within the Office of COS, through the appropriate processing of all incoming/outgoing correspondence, e-mail communications, messages for broadcast and telephone calls; coordinates and monitors multiple and diverse activities and work processes to ensure that management directives and decisions are properly carried out and products delivered in a timely manner; Functions as an alternate administrative support in the Office of the SRSG.
- Manage the agenda of the COS including scheduling of meetings and appointments, travel programme; Prepare, process and follow-up on administrative arrangements; Liaise with relevant parties within the Mission, UN offices, government counterparts, officials and members of civil society and organize meetings, conferences, workshops including support service functions;
Acts as Personal assistant to the COS. Maintains COS system accounts such as UMOJA, FSS, Inspira, among others.
- Support meetings, drafts minutes and notes; Assist in the preparation of reports and briefing papers on issues related to the objectives of the O/COS; Drafts routine and ad-hoc correspondence in respect to relevant administrative, financial and personnel matters; Screen and prioritize all incoming correspondence and highlights issues requiring urgent attention; Coordinate and liaise extensively with UNMISS units, front offices, personal/administrative assistants and maintains conducive working relations.
- Maintain up-to-date work unit files (paper and/or electronic as needed); Control, update and maintain the unit's filing system, maintain files and update databases of correspondence and administrative documents; Assist in the management of information by screening and responding to request for information and overall data management;
- Provide information and advice to OCOS staff regarding administrative procedures and practices, duties and responsibilities; Identify, address and resolve diverse administrative and personnel issues and problems as they arise; Assume guidance, training and daily supervision of staff in area of responsibility;
- Coordinate leave planning for the OCOS and Units, Heads of Section and Heads of Offices under the COS
-
- Identify and resolve ad-hoc diverse issues and problems as they arise, determining the appropriate actions;
- Coordinate extensively with service units and liaise frequently with internal team members both at Headquarters and in the Mission;
- Assist with the preparation and coordination of official visits
Human Resources Management:
- Coordinate actions with respect to transactions related to the administration of the OCOS's human resource activities (e.g., recruitment, placement, performance appraisal, job classification reviews, separation of staff members, training, and so on) ensuring consistency in the application of UN rules and procedures. Liaise with central administration/ executive services as required;
-
- Advise staff on relevant rules and regulations; coordinate the induction and orientation of new staff members in the office;
- Perform other related duties, as required.

Compétences

• Professionalism: Substantive experience in, and thorough knowledge of, administrative functions (e.g., budget/ work programme, human resources, database management, etc). Extensive knowledge, regarding the application staff regulations and rules. Ability to manage processes, maintain accurate records, interpret/analyse a wide variety of data, and identify/resolve data discrepancies and activity problems. Extensive experience and familiarity with administrative support to Front Office of senior UN officials; High degree of commitment to ensure the proper use of the unit's allocated resources and assets. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Takes responsibility for incorporating gender perspectives and ensuring the equal participation of women and men in all areas of work.

• Planning & Organizing: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amounts of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

• Team work- Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; Solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others; Places team agenda before personal agenda; Supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; Shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.

Formation

High school or equivalent diploma is required.

Job - Specific Qualification

Technical or vocational certificate in administrative services, finance, human resources, business administration or personnel management is desirable.

Expérience professionnelle

At least eight (8) years of progressively responsible experience within the United Nations system or the private sector in the field of administrative services, finance, accounting, human resources, audit, or in other related fields is required.

Extensive experience and familiarity with administrative support to Front Office of senior UN officials is required.

Substantive experience in, and thorough knowledge of, administrative functions in budget/ work programme, human resources or database management is required.

Experience in managing processes, maintain accurate records, interpret/analyse a wide variety of data, and identify/resolve data discrepancies and activity problems is desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For this position, fluency in oral and written English is required.

Méthode d'évaluation

Previously rostered candidates are not subject to any further assessment and as such, will not be invited for such an assessment.

Notice spéciale

This "Recruit from Roster" job opening is only open to applicants who are already placed on pre-approved rosters, following a review by a United Nations Central Review Body. Only applicants who were placed on rosters with similar functions at the same level are considered to be eligible candidates. Eligible applicants will receive an email inviting them to apply. Rostered applicants are encouraged to apply only if they are interested and available to take up the position at the duty station/s specified in the Job Opening. Applying to this job opening carries an expectation to accept the offer, if selected.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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