vacance de poste

Intitulé publication: Administrateur/Administratrice chargé(e) de la gestion des documents, P3
Intitulé code d’emploi: DOCUMENTATION OFFICER
Département / Bureau: Office des Nations Unies à Genève
Lieu d'affectation: GENEVA
Période de candidature: 11 novembre 2022 - 25 décembre 2022
No de l’appel á candidature: 22-Conference Services-UNOG-193472-R-Geneva (G)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Cadre organisationnel

Le poste est à pourvoir au Groupe de la planification de la Section de la gestion des documents, qui relève du Service de la planification centrale et de la coordination de la Division de la gestion des conférences du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences, à Genève. Le (la) titulaire relève directement du (de la) Chef de la Section de la gestion des documents.

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le (la) titulaire :
1. Gère les travaux du Groupe de la planification en se conformant aux politiques, règles et directives relatives au contrôle et à la limitation de la documentation et les règles applicables au système de créneaux pour la soumission des documents, et notamment :
¿ Supervise directement les membres du personnel du Groupe de la planification et assure le suivi de la performance en ce qui les concerne, coordonne les activités du Groupe, suit l’avancement du travail par rapport aux échéances, définit les priorités et les modifie en fonction des besoins ;
¿ Définit les besoins à court et à long terme relatifs à la documentation en se fondant sur les prévisions soumises par les départements auteurs et la capacité de travail des services concernés afin de maintenir un équilibre entre le volume de la documentation soumise et la production requise ; établit des prévisions en tenant compte du calendrier des réunions des organes intergouvernementaux et des modalités de traitement définies par l’Assemblée générale ;
¿ Entretient des contacts réguliers avec les personnes qui, dans les services qui soumettent des documents et dans ceux qui les traitent, s’occupent de la coordination des domaines couverts et de la documentation ; donne des conseils sur les questions liées aux prévisions ; élabore les éléments relatifs aux prévisions, à l’affectation des créneaux et à d’autres questions relatives à la documentation qui figureront dans les rapports destinés à la direction de la Division de la gestion des conférences, de l’ONUG, du Siège de l’ONU et des organes et organismes des Nations Unies ; donne aux clients et à ses collègues des conseils et des informations en retour concernant la planification des documents ; réunit des informations à jour sur les procédures relatives à la documentation, notamment celles de l’Assemblée générale concernant le contrôle et la limitation de la documentation et celles des organes intergouvernementaux dont le service est assuré par l’ONUG ;
¿ Coordonne et supervise les éléments devant être fournis par la Section pour l’élaboration du rapport annuel sur la gestion des conférences et des statistiques trimestrielles sur le respect des délais de soumission et de traitement et de publication des documents, et coordonne et supervise l’établissement de statistiques particulières, selon que de besoin ; élabore des méthodes et fournit un appui technique si nécessaire ;
¿ Demande aux secrétariats techniques de fournir des informations afin de déterminer la charge de travail attendue et d’établir les prévisions semestrielles sur la charge de travail liée à la documentation ; contrôle la soumission de la documentation et assure un suivi auprès de ses homologues pour s’assurer que les prévisions sont communiquées en temps voulu ;
¿ Supervise l’analyse et la validation des informations fournies en se fondant sur les tendances passées, le calendrier des réunions, les rapports automatisés et les outils d’analyse des données ; élabore des méthodes de travail en collaboration avec ses homologues du Service de la planification centrale et de la coordination, de la Division de la gestion des conférences et du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences.
2. Veille à ce que des améliorations soient régulièrement apportées en ce qui concerne la planification de la documentation en amont, et notamment :
¿ Collabore avec différentes parties prenantes de l’Organisation en vue de repérer les moyens d’exploiter les données au service de solutions institutionnelles ;
¿ Coordonne les activités et projets de planification avec les autres sections du Service de la planification centrale et de la coordination, à savoir la Section de la gestion des réunions et la Section de l’évaluation, de l’analyse et du suivi, afin de prévoir les besoins et de repérer d’éventuelles incompatibilités en examinant le calendrier officiel des réunions, les textes adoptés par les organes délibérants et les crédits budgétaires ; collabore si besoin avec le Service administratif de Division de la gestion des conférences ;
¿ Joue un rôle de coordination pour la mise à l’essai et la conception des outils informatiques et applications qui seront utilisés par la Section de la gestion des documents ;
¿ Évalue l’utilité et la fiabilité de nouvelles sources de données et techniques de collecte ;
¿ Assure la coordination avec différentes équipes fonctionnelles pour appliquer les modèles et suivre les résultats obtenus ;
¿ Conçoit des procédures et des outils permettant de suivre et d’analyser l’efficacité des modèles et l’exactitude des données ;
¿ Fournit des informations sur les prévisions aux sections chargées du traitement des documents afin qu’elles puissent planifier leurs capacités et les adapter si nécessaire ; entretient des contacts réguliers avec les sections afin d’avoir leur avis sur les délais prévus pour le traitement des rapports des États parties et, en particulier, des rapports destinés à l’Assemblée générale ; négocie avec les départements des modifications des demandes relatives à la documentation et des changements des dates de soumission ou de publication afin que les documents soient disponibles en temps voulu ; à cette fin, s’entretient avec les autres services concernés ; approuve les prévisions et attribue des créneaux conformément aux schémas établis ; examine et approuve les demandes tardives d’affectation de créneaux conformément aux directives applicables ;
¿ Établit des rapports sur les services de documentation à l’intention des organes et organismes clients, ou en supervise l’élaboration, avant qu’ils soient soumis à la signature du (de la) Sous-Secrétaire général(e) au Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences ; rédige de la correspondance et la soumet au (à la) Chef de la Section de la gestion des documents pour approbation ;
¿ Se tient en contact et se réunit avec les secrétariats techniques pour analyser et évaluer leurs prévisions, fournit des informations détaillées sur le nombre de mots, les textes adoptés par les organes délibérants et d’autres questions, et répond aux demandes de renseignements concernant les politiques et directives relatives à la documentation ; organise des réunions d’information avec les bureaux qui soumettent des documents afin de les renseigner sur le système des prévisions et leur donne des conseils pour l’établissement des prévisions.
3. Remplace le (la) Chef de la Section et le (la) Chef du Groupe de la gestion des documents en leur absence et les aide à exécuter les activités courantes, selon les besoins ; fournit éventuellement des services lors de conférences extérieures organisées par l’ONUG.

Compétences

Professionnalisme : solides connaissances et compétences confirmées en matière de planification, de coordination et de prestation de services dans le domaine de la gestion des conférences, et notamment compréhension de la façon dont celle-ci est intégrée dans le programme de travail du Service ou de la Division ; aptitude à analyser des données sur les besoins de services de conférence afin de dégager les tendances futures et de s’y adapter. Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporte à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agit pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévère face aux obstacles et aux difficultés ; garde son calme dans les situations de crise. Tient compte des questions de genre dans tous les domaines et assure la participation égale des femmes et des hommes à toutes les activités.

Aptitude à planifier et à organiser : définit clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchise les activités et tâches prioritaires ; modifie les priorités en fonction des besoins ; prévoit suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; tient compte des risques et des imprévus dans la planification ; suit l’exécution des plans et les modifie s’il y a lieu ; tire le meilleur parti du temps disponible.

Esprit d’équipe : collabore avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; sollicite les apports, apprécie à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun(e) et est prêt(e) à apprendre des autres ; fait passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ; accepte les décisions finales du groupe et s’y plie, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ; partage les réussites de l’équipe et assume sa part de responsabilité dans ses échecs.

Ouverture à la technologie : se tient au fait de l’innovation technologique ; comprend les avantages et les inconvénients que présente la bureautique ; s’emploie activement à appliquer la technologie aux tâches qui s’y prêtent ; est disposé(e) à s’initier aux technologies nouvelles.

Formation

Un diplôme universitaire de deuxième cycle en administration des entreprises ou en gestion, ou dans une discipline apparentée, est exigé. Un diplôme de premier cycle (licence ou équivalent) assorti de deux années supplémentaires d’une expérience pertinente peut être considéré comme un équivalent acceptable.

Expérience professionnelle

Au moins cinq (5) années d’expérience de la gestion, de la planification et de la coordination de documents sont exigées.

Il est souhaitable que trois (3) années d’expérience aient été acquises dans une organisation appliquant le régime commun des Nations Unies.

Une expérience pratique d’un système officiel de gestion des documents dans une organisation appliquant le régime commun des Nations Unies est souhaitable.

Une expérience de l’utilisation de systèmes informatisés de gestion des documents, tels que gDoc, gData, etc., est souhaitable.

Une expérience de la coordination d’activités complexes dans le domaine de la gestion des conférences est souhaitable.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais ou du français est indispensable, de même que la connaissance de l’autre langue. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.

Méthode d'évaluation

Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à prendre part à une épreuve d’évaluation et à un entretien axé sur les compétences.

Notice spéciale

Pour l’Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur race, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature.

Le Secrétariat de l’ONU s’emploie résolument à équilibrer les effectifs masculins et féminins et souhaite que la représentation géographique soit aussi diverse que possible. Les femmes sont vivement encouragées à faire acte de candidature.

Pour ce poste, les personnes originaires des États Membres suivants, qui ne sont pas représentés ou sont sous-représentés au Secrétariat de l’ONU au 31 mars 2022, sont vivement encouragées à faire acte de candidature : Afghanistan, Andorre, Angola, Antigua-et-Barbuda, Arabie saoudite, Bahreïn, Belize, Brunéi Darussalam, Cabo Verde, Chine, Chypre, Comores, Cuba, Djibouti, Dominique, Émirats arabes unis, États fédérés de Micronésie, États-Unis d’Amérique, Gabon, Grenade, Guinée équatoriale, Guinée-Bissau, Haïti, Îles Marshall, Îles Salomon, Israël, Japon, Kiribati, Koweït, Lesotho, Libéria, Libye, Liechtenstein, Luxembourg, Monaco, Mozambique, Namibie, Nauru, Norvège, Oman, Palaos, Panama, Papouasie-Nouvelle-Guinée, Paraguay, Qatar, République de Corée, République démocratique populaire lao, République populaire démocratique de Corée, Sainte-Lucie, Saint-Marin, Saint-Vincent-et les Grenadines, Samoa, Sao Tomé-et-Principe, Somalie, Soudan du Sud, Thaïlande, Timor-Leste, Turkménistan, Tuvalu et Vanuatu.

Conformément au paragraphe 7.11 de l’instruction administrative ST/AI/2012/2/Rev.1, les candidat(e)s recruté(e)s dans le cadre du programme Jeunes administrateurs n’étant pas resté(e)s en poste à leur premier lieu d’affectation pendant au moins deux ans ne peuvent présenter leur candidature.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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