This position is located in the United Nations Support Office in Somalia, Mogadishu. The incumbent assists the Acquisition Management Section in the effective and efficient management and administration of its activities. The incumbent liaises with other mission, units/sections and entities as required. For this purpose, the incumbent contributes actively to the completion of the Section’s diverse projects, programmes and activities, supporting the maintenance of high-quality standards. The incumbent prepares reports and guidelines that are clear, accurate and comprehensive but concise.
Within delegated authority and depending on location, the Associate Contracts Management Officer may be responsible for the following duties:
• Provide assistance to the Chief of the Section on matters involving contracts and administration.
• Assist in managing day to day operation of the section and reviewing key contracts in support of mission (and regional) operations, which are under the purview of the Section, with a focus on service contracts for which the Unit is primary responsible. Service contracts include but are not limited to equipment maintenance/repair, PX operations, Quality Assurance on catering aspects, active UN global systems service contracts.
• Carry out the implementation of Standard Operating Procedures and Administrative Instructions related to the field of Acquisition Management Section.
• Assist in the preparation of Statements of Work (SOWs) and Scopes for Work, Source Selection Plans, requisitions and technical evaluations for all contracts to be managed by the Section.
• Carry out programmatic/administrative tasks as required by the Section, including assisting in meetings and minutes, in the assigning/monitoring performance parameters and critical indicators, reporting on programme performance, preparing inputs for results-based budgeting, evaluating national staff performance, interviewing candidates for job openings and evaluation of candidates for national posts.
• Respond to audit observations, as assigned. Manage, guide and train staff under the section.
• Carry out other tasks as requested by the Chief of the Section.
Professionalism: Shows pride in work and in achievements. Demonstrates professional competence and mastery of subject matter. Is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results. Is motivated by professional rather than personal concerns. Shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Takes responsibility for incorporating gender perspectives and ensuring the equal participation of women and men in all areas of work.
Communication: Speaks and writes clearly and effectively. Listens to others, correctly interprets messages from others and responds appropriately. Asks questions to clarify, and exhibits interest in having two-way communication. Tailors language, tone, style and format to match the audience. Demonstrates openness in sharing information and keeping people informed.
Teamwork: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals. Solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others. Places team agenda before personal agenda. Supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position. Shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.
Planning and organizing: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies. Identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required. Allocates appropriate amount of time and resources for completing work. Foresees risks and allows for contingencies when planning. Monitors and adjusts plans and actions as necessary. Uses time efficiently.
An advanced university degree (Master’s or Doctorate degree, or equivalent) in business administration, public administration,commerce, engineering, law or related fields is required. A first-level degree (Bachelor’s degree or equivalent) in the specified fields of studies with two additional years of relevant work experience may be accepted in lieu of the advanced university degree.
A minimum of two years of progressively responsible experience in procurement, contract management, administration or related area is required.
Experience working with Enterprise Resource Planning (ERP) systems such as SAP or similar system, including the procurement process is desirable.
Experience working in logistics, supply chain or procurement process and procedures in support of a field operation (inclusive of peacekeeping operations, special political missions, agencies funds and programmes), or other similar international organization is desirable.
Experience in preparing and developing data visualization and data cleansing is desirable.
Completion Certificate for training for report writing and or drafting correspondence in a recognized institution is desirable.
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the position advertised, fluency in English is required.
Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview.
Appointment or assignment against this position is for an initial period of one year.
Candidates for the National Professional Officer category shall be of the nationality of the country where this position is located.
When completing the Candidate Profile form, ensure ALL fields, ALL professional experience and contact information are completed and up-to-date. This information is the basis for the hiring manager to assess your eligibility and suitability for the position and to contact you.
The United Nations Secretariat is committed to achieving 50/50 gender balance and geographical diversity in its staff. Female candidates are strongly encouraged to apply for this position.
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.