This internship position is located in the Administrative Office of the Investigations Division (ID) of the Office of Internal Oversight Services (OIOS). OIOS is an independent office reporting to the Secretary-General and the General Assembly. ID/OIOS investigates reports of possible violations of rules, regulations, mismanagement, misconduct, waste of resources and abuse of authority. The Administrative Office supports the Division in planning, implementing, and reporting the utilization of resources, and covers all aspects of administration from recruitment, IT support, and finance.
The internship is available immediately for three months with an opportunity for extension, depending on the needs of the department. The internship is UNPAID and can be full-time or part-time. Full-time interns work five days per week (35 hours), and part-time interns work a minimum of 20 hour per week under the supervision of a staff member in the department or office to which they are assigned.
This internship is an in-person assignment at United Nations New York Headquarters and cannot be discharged remotely.
Under the direct supervision of the Administrative Officer and working closely with the Administration team, the intern will be expected to:
1. Assist with tasks related to archiving of hard copy folders of investigation cases and HR related documents.
2. Assist with tasks related to inventory management: identification of equipment, scanning of asset codes, physical verification of equipment and updating inventory lists. Follow up with staff members on equipment that are issued to them. Return outdated equipment to stock.
3. Analyze and update the Division's workforce statistics, conduct research, and assist with workforce planning and analysis to improve reporting, vacancy planning, and staff retention.
4. Provide support to the Division's recruitment activities, including outreach activities, communication with short-listed candidates, preparing assessment, and scheduling interviews.
5. Update the Division's staffing table, address list and telephone directory, as needed.
6. Maintain and electronically file personal records, such as performance records, flexible working arrangement contracts, and others.
7. Assist with a staffing level review and the preparation of post classification documents and supporting material.
8. Provide other administrative support for remote office operations and to staff members working remotely.
Professionalism: Shows pride in work and in achievements, observing deadlines and achieving results. Is motivated by professional rather than personal concerns. Shows persistence when faced with difficult problems or challenges. Remains calm in stressful situations. Takes responsibility for incorporating gender perspectives and ensuring the equal participation of women and men in all areas of work.
Planning and Organization: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies. Identifies priority activities and assignments. Adjusts priorities as required. Allocates appropriate amount of time and resources for completing work. Foresees risks and allows for contingencies when planning. Monitors and adjusts plans and actions as necessary. Uses time efficiently.
Communication: Speaks and writes clearly and effectively. Listens to others; correctly interprets messages from others and responds appropriately. Asks questions to clarify, and exhibits interest in having two-way communication. Tailors language, tone, style, and format to match the audience. Demonstrates openness in sharing information and keeping people informed.
To qualify for an internship with the United Nations Internship Programme, the following conditions must be met.
• Applicants must meet one of the following requirements:
(a) Be enrolled in a graduate school programme (second university degree or equivalent, or higher);
(b) Be enrolled in the final academic year of a first-level university degree programme (minimum Bachelor’s level or equivalent); or
(c) Have graduated with a university degree (as defined above) and, if selected, must commence the internship within a one-year period of graduation.
• Be computer literate in standard software applications.
• Have a demonstrated keen interest in the work of the United Nations and have a personal commitment to the ideals of the Charter.
• Have a demonstrated ability to successfully interact with individuals of different cultural backgrounds and beliefs, which includes a willingness to try and understand and be tolerant of differing
opinions and views.
Les candidats ne sont pas obligés de faire valoir une expérience professionnelle pour participer au programme de stage de l’ONU. Votre formation, vos études, vos travaux préparatoires ou vos compétences doivent bénéficier aux Nations Unies pendant votre stage.
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For this post fluency in oral and written English is required. Knowledge of another official UN language is desirable.
Potential candidates will be contacted by the Hiring Manager directly for further consideration.
A completed online application (Cover Note and Personal History Profile) is required. Incomplete applications will not be reviewed. The Cover Note must include: The applicant's graduate degree programme (What are you currently studying and where?) and undergraduate degree programme; Graduation date (When will you be graduating from the programme?); An explanation of your interest in the United Nations Internship Programme; Description of why you are particularly well qualified for this specific internship considering your skills, interests, and experience.
Please also indicate when you will be able to start your internship and for how long, and whether you are interested in a full-time or part time internship.
In the online Personal History Profile, it is important that applicants must be sure to include all past work experiences, evaluation skills, and three references (academic and/or professional). Owing to the high volume of applications received, only successful candidates will be contacted.
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.