vacance de poste

Intitulé publication: Spécialiste de la gestion de l’information (adjoint(e) de première classe), P2
Intitulé code d’emploi: Spécialiste associé chargé de la gestion de l’information
Département / Bureau: Département de l'appui opérationnel
Lieu d'affectation: NEW YORK
Période de candidature: 01 novembre 2022 - 15 décembre 2022
No de l’appel á candidature: 22-Information Management Systems-DOS-194320-R-New York (O)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Cadre organisationnel

Le Département de l’appui opérationnel fournit un appui logistique aux entités du Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies partout dans le monde, notamment des services de conseil, de soutien aux opérations et de gestion administrative et, si nécessaire, exerce au nom des clients les pouvoirs qui leur ont été délégués. Il apporte un soutien à l’ensemble du Secrétariat, composé de près de 100 entités réparties dans le monde entier.

Le poste est à pourvoir à la Section des archives et de la gestion des dossiers du Service de la gestion des installations et des activités commerciales, qui relève de la Division de l'administration du Département de l'appui opérationnel.

Le Service de la gestion des installations et des activités commerciales fournit des services de planification, de gestion, d’entretien et d’exploitation efficaces et efficients pour toutes les installations physiques et les ressources situées au Siège de l’ONU à New York. Ses activités portent notamment sur les bureaux et les installations de conférence, la gestion des biens, les services de voyage et de transport, la gestion des archives et des dossiers, les services relatifs au courrier et à la valise diplomatique, la restauration, la boutique de cadeaux et l’Administration postale de l’Organisation des Nations Unies.

La Section des archives et de la gestion des dossiers gère les dossiers et les archives de l'ONU, fournit des conseils et des orientations sur la gestion des dossiers et de l'information et donne aux États Membres, au personnel et au public la possibilité d'accéder aux archives.

Le (la) titulaire du poste relève directement du (de la) Chef du Groupe des archives.

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :

• Répertorier et gérer les dossiers d'archives des opérations de maintien de la paix afin d'en garantir la conservation à long terme et l'accessibilité selon les règles et les normes établies.

• Apporter un appui aux bureaux chargés de créer des dossiers en les conseillant sur le respect des normes et de la conformité en ce qui concerne le système d'archivage ; superviser l’archivage des documents numériques ; former le personnel à l’utilisation des normes relatives aux métadonnées aux fins de l'enregistrement, de la conservation et de l’archivage des documents ; gérer les mises à jour du système et la migration vers des bases de données d’archives numériques.

• Superviser et assurer des fonctions d'archivage et de déclassement des documents, y compris des fonctions d'évaluation, en communiquant avec les bureaux concernés au sujet du transfert et de l'élimination des documents et en analysant l’intérêt qu'ils présentent au regard des éléments d’information qu’ils contiennent.

• Superviser et assurer l'organisation et la description des archives et la production d'instruments de recherche ; structurer les balises aux fins de la diffusion électronique des inventaires ; contrôler le respect des normes relatives à la description, aux bases de données et à la conservation.

• Assurer et superviser les fonctions de renseignement des utilisateurs internes et externes en conseillant ceux-ci au sujet des questions de contenu et d’accessibilité et en aidant à l’administration des demandes d’accès et des activités de déclassification, notamment en veillant à ce que les archives puissent être consultées en ligne.

• Contribuer à la conservation des archives papier et numériques en assurant et en supervisant la numérisation des documents analogiques selon les normes de conservation, la réorganisation des archives papier et la migration des archives numériques.

• Diriger les activités de communication de la Section dans le cadre d'expositions physiques et virtuelles, de publications et de médias sociaux.

• Superviser le personnel des services généraux pour ce qui est des fonctions susmentionnées.

• S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.

Le (la) titulaire entretient des rapports avec :
• les responsables et le personnel des bureaux et des missions dont sont issus les documents ;
• les utilisateurs externes des archives de l'ONU, par exemple, les chercheurs universitaires, les États Membres, etc. ;
• le personnel contractuel.

Compétences

Professionnalisme : avoir des connaissances en matière de gestion de l’information et des dossiers sous forme électronique. Savoir assurer la maintenance et l’élimination des documents, y compris leur évaluation et la gestion de leur migration, ainsi que leur conservation et leur description et être au fait des pratiques de recherche.

Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d'honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d'obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise. Prendre la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d'assurer l'égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.

Aptitude A Planifier Et A Organiser: Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier les priorités en fonction des besoins; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification; suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci Du Client: Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d'y répondre ; suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tenir les clients informés de l'avancement des projets ; tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.

Formation

Diplôme universitaire du niveau du master dans le domaine de l'archivistique, des sciences de l’information, des systèmes informatiques ou des sciences sociales, ou dans une discipline apparentée. À défaut, diplôme universitaire du premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente.

Les lauréat(e)s du concours du programme Jeunes administrateurs (ou du concours national de recrutement, ou du concours de passage de la catégorie G à la catégorie P) qui sont titulaires d’un diplôme universitaire du premier cycle peuvent faire acte de candidature même s’ils (si elles) n’ont pas d’expérience.

Expérience professionnelle

Au moins deux ans d’expérience, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine de la gestion d’archives, de dossiers, de bibliothèque ou d’informations à l'aide de techniques modernes, ou dans un domaine connexe connexe est requis.

Expérience dans l'organisation et la description d'archives papier et numériques est souhaitable.

Expérience dans la gestion de la numérisation d'archives papier selon les normes archivistiques est souhaitable.

Expérience dans la coordination de la définition des besoins des utilisateurs aux fins de l'amélioration des systèmes informatiques et des systèmes de gestion de l'information est requise.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l’anglais est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.

Méthode d'évaluation

Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à participer à une évaluation puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.

Notice spéciale

Ce poste est financé au moyen du compte d’appui aux opérations de maintien de la paix. La nomination, l'affectation ou le renouvellement de l'engagement se feront sous réserve que le poste ou les fonds soient disponibles, que le budget soit approuvé ou que le mandat soit prorogé.

Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tient à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes et souhaite que la représentation géographique soit aussi diverse que possible. Les candidatures de femmes sont fortement encouragées.

Pour l’Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes qui possèdent les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à instaurer un climat où règnent diversité, inclusion et respect mutuel. Elle recrute et emploie des personnes quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur race, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature.

Aucune expérience n’est exigée des lauréat(e)s du concours du programme Jeunes administrateurs, du concours national de recrutement ou du concours de passage de G à P.

En application du paragraphe 7.11 de l’instruction administrative ST/AI/2012/2/Rev.1, les lauréat(e)s du programme Jeunes administrateurs qui sont resté(e)s en poste à leur premier lieu d’affectation moins de deux ans ne peuvent pas présenter leur candidature.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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