Ce poste est situé au sein de l'Unité des événements spéciaux (SEU), Section Ingénierie des installations (PES), Service des installations et des activités commerciales (FCAS), Division de l'administration (DOA) Département du soutien opérationnel (DOS). Le SEU aide à planifier et à exécuter des événements et des expositions au siège de l'ONU et lors d'événements en dehors du siège et facilite le recouvrement des coûts pour les prestataires de services de l'ONU par le biais de la rétrofacturation et de la facturation. Le titulaire relève directement du responsable des événements spéciaux.
Le Département de l’appui opérationnel a été créé pour fournir des services consultatifs opérationnels aux entités du Secrétariat ainsi qu’à d’autres départements, aux bureaux hors Siège, aux missions et aux commissions régionales. Le Service des installations et des activités commerciales (FCAS) exploite le complexe du siège, en s'efforçant de fournir une planification, une gestion, une maintenance et un fonctionnement efficaces et efficients pour toutes les installations et actifs physiques existants au siège des Nations Unies, à New York. Le FCAS prend également en charge les installations de bureau et de conférence, la gestion immobilière, les services de voyage et de transport, la gestion des archives et des dossiers, les opérations de courrier et de valise, la restauration, la boutique de cadeaux et l'Administration postale des Nations Unies.
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le(la) titulaire s'acquitte des fonctions ci-après:
BUDGET ET FINANCES
• Aider à élaborer le programme et le budget du service ; analyser les contributions et proposer une allocation des ressources par programme de travail ou par processus opérationnel.
• Suivre le budget et le programme de travail s'agissant du budget du Siège, des fonds d'affectation spéciale et des dons, et réaffecter des ressources comme il convient.
• Aider à arrêter des procédures et systèmes nécessaires pour mettre en place la base de données financières appropriée.
• Concourir à arrêter à l’usage de l’unité administrative des directives en matière budgétaire..
ADMINISTRATION GENERALE
•Encadre au besoin le personnel d’appui ;
•S’acquitte au besoin d’autres tâches administratives connexes, et notamment s’occupe du programme des déplacements professionnels, vérifie les comptes et le règlement des sommes dues aux fournisseurs et aux prestataires de services, se charge de l’aménagement des locaux, détermine les besoins en bureautique et veille à l’entretien du matériel, des logiciels et des systèmes.
• Superviser et participer à la saisie des données à l'aide des systèmes d'administration des Nations Unies.
• Professionnalisme: Connaissance des politiques et procédures administratives, budgétaires, financières et de ressources humaines. Aptitude à appliquer dans un environnement de travail les diverses règles et procédures de gestion administrative en vigueur à l’Organisation des Nations Unies. Compétences en matière d'analyse et d'évaluation conceptuelles et aptitude à effectuer en toute indépendance des travaux d'étude et d'analyse, de même qu'à cerner les problèmes, proposer diverses options et dégager des conclusions et recommandations. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du Sujet. Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés. Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Persévérer face aux obstacles et aux difficultés. Garder son calme dans les situations de crise. Prendre la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.
• Aptitude à planifier et organiser: Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues. Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier les priorités en fonction des besoins. Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien. Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification. Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu. Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
• Souci du client: Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation des ervices comme des « clients » et chercher à voir les choses deleur point de vue. Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Discerner les besoins des clients et trouver les moyensd’y répondre. Suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tantintérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes. Tenir les clients informés de l’avancement des projets. Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
Suivi du comportement professionnel : Déléguer les pouvoirs, l’autorité et la compétence requis à ses subordonnés. Veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la chaîne hiérarchique soient clairs pour tous. Estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et tirer le meilleur partides compétences. Suivre l’avancement du travail au regard des échéances. S’entretenir régulièrement avec ses subordonnés des résultatsqu’ils obtiennent, leur faire savoir comment leur apport estperçu et leur donner les conseils nécessaires. Encourager le risque et soutenir la créativité et l’initiative. Appuyer activement les aspirations professionnelles deses collaborateurs. Faire preuve de justice dans la notation.
Diplôme universitaire du niveau du master dans le domaine de l'administration publique ou des entreprises, de la finance, de la comptabilité, du droit ou dans une discipline apparentée. À défaut, un diplôme universitaire de premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente.
Les lauréat(e)s du concours du programme Jeunes administrateurs (concours national de recrutement) ou du concours pour la promotion à la catégorie des administrateurs organisé à l'intention des fonctionnaires des autres catégories (concours « G à P ») qui sont titulaires d'un diplôme universitaire du premier cycle peuvent faire acte de candidature même s’ils (si elles) n’ont pas d’expérience.
Au moins deux années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans l’administration, la finance, la comptabilité, la gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe sont requises.
Une expérience de la création de commandes de vente et de service dans un système de planification des ressources d'entreprise tel que SAP est souhaitable.
Une expérience dans la gestion d'événements est souhaitable.
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in English is required. Knowledge of French is desirable. Knowledge of another UN official language is desirable.
L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.
La source de financement du poste est la suivante : ressources extrabudgétaires. Le titulaire de ce poste sera désigné ou affecté pour une période initiale d’un an. La désignation, l’affectation et le renouvellement se feront sous réserve que le poste soit vacant, que les fonds soient disponibles, que le budget soit approuvé et que le mandat soit prorogé.
En application de la section 7.11 de l’instruction administrative ST/AI/2012/2/Rev.1, les lauréats du programme Jeunes administrateurs qui ne sont pas restés en poste à leur premier lieu d’affectation pendant au moins deux ans ne peuvent pas présenter leur candidature au présent emploi.
Pour l’Organisation des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, tout en tenant compte de la diversité géographique. Toutes les décisions de recrutement sont prises sur la base des qualifications des candidates et candidats et des besoins de l’Organisation. L’Organisation des Nations Unies s’engage à créer un environnement diversifié et inclusif et à instaurer un climat de respect mutuel. Elle recrute et emploie les membres de son personnel quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur race, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour faciliter la participation des candidates ou candidats handicapé(e)s aux procédures de recrutement lorsque cela est indiqué et demandé dans le dossier de candidature.
Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tient à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes et souhaite que la représentation géographique soit aussi diverse que possible. Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils sont censés changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur.
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.