Ce poste fait partie du bureau du directeur de la Division de soutien de la mission (MSD) de la Mission multidimensionnelle intégrée de stabilisation des Nations unies au Mali (MINUSMA). L'agent administratif relève directement de l'agent administratif principal et sera basé à Bamako. Le poste englobe des spécialités sous-fonctionnelles telles que l'administration des règles et règlements de l'ONU, la planification, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation des fonctions commerciales.
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, le titulaire sera chargé des tâches suivantes :
- ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
-Assister au développement de mécanismes de contrôle interne pour la mise en œuvre efficace de la délégation de pouvoir ;
-Travailler avec les services du DMS pour le développement de SOP afin d'améliorer les processus d'affaires.
-Assiste le bureau du DMS dans la promotion/la mise en place/la révision des politiques, procédures, pratiques, normes et outils administratifs stratégiques conformes à la politique et aux pratiques des Nations unies ;
-Aider à toutes les initiatives de performance commerciale afin de rationaliser l'utilisation des ressources humaines et matérielles de la Minusma ;
-Préparer des rapports concis, des évaluations, des justifications et des présentations pour faciliter la prise de décision sur des questions politiques et opérationnelles et produire des rapports importants/complexes, en fournissant des données de fond en préparation de la gestion ;
-Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
-Coordonner efficacement les actions relatives à l'administration des activités liées aux ressources humaines, par exemple le recrutement, le placement, la promotion, l'évaluation des performances, les révisions de la classification des postes, la séparation des membres du personnel, la formation, etc.
-Définit les conditions de service, les devoirs et les responsabilités, ainsi que les privilèges et les droits prévus par le Règlement et le Statut du personnel.
-Diriger, superviser et coordonner la préparation et la mise en œuvre du programme de travail de la section et l'exécution du budget afin de garantir la compatibilité avec les priorités et les objectifs de travail, en tenant compte de l'utilisation la plus efficace des ressources.
- BUDGET ET FINANCES :
-Surveille et examine le programme de travail et le budget en menant des examens réguliers et spéciaux pour évaluer l'avancement du travail réel par rapport au plan du programme. Coordonner la production de rapports sur le programme.
-Surveiller les allocations budgétaires par le biais d'examens réguliers ; rédiger des produits de routine et ad hoc ; et fournir des rapports et des données de suivi efficaces. Identifie les écarts par rapport aux plans et propose des mesures correctives.
-Définit les exigences et travaille avec les unités de systèmes en ce qui concerne l'amélioration des systèmes de rapports budgétaires et l'utilisation rentable des ressources du programme.
-Il élabore des procédures et les met en œuvre pour s'assurer que les contrôles de la gestion comptable et financière sont conformes à la politique et aux pratiques des Nations unies.
-Il supervise et/ou donne des conseils à ses collègues sur les questions et pratiques relatives à l'administration financière et à l'information de gestion.
-Fournir des conseils et un leadership au personnel plus junior.
PROFESSIONNALISME : Connaissance des politiques et procédures administratives, budgétaires, financières et de ressources humaines. Capacité à appliquer diverses règles et règlements administratifs des Nations Unies dans des situations de travail. Aptitudes conceptuelles d'analyse et d'évaluation pour effectuer des recherches et des analyses indépendantes. Capacité à identifier les problèmes, à formuler des opinions, à tirer des conclusions et à faire des recommandations. Être fier de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et des résultats ; être motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; faire preuve de persistance face à des problèmes ou des défis difficiles ; rester calme dans des situations stressantes. Prend la responsabilité d'intégrer les perspectives de genre et de garantir la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
RESPONSABILITÉ : assume toutes les responsabilités et honore ses engagements ; fournit les résultats dont il est responsable dans le respect des normes de temps, de coût et de qualité prescrites ; agit en conformité avec les règles et règlements de l'organisation ; soutient ses subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des tâches qui lui sont déléguées ; assume la responsabilité de ses propres défauts et de ceux de l'unité de travail, le cas échéant.
COMMUNICATION : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et montre son intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte le langage, le ton, le style et le format à l'auditoire ; fait preuve d'ouverture en partageant l'information et en tenant les gens informés.
Diplôme universitaire avancé (maîtrise ou équivalent) en administration commerciale ou publique, en achats, en finances, en logistique ou dans un domaine connexe. Un diplôme universitaire de premier niveau combiné à deux années supplémentaires d'expérience qualifiante peut être accepté en lieu et place du diplôme universitaire avancé.
Un minimum de cinq ans d'expérience à responsabilité progressive dans l'administration, les ressources humaines, l'analyse des politiques ou un domaine connexe est requis.
Une expérience dans un environnement post-conflit à un niveau professionnel ou dans un autre type d'opération sur le terrain est requise.
Une expérience des politiques et pratiques administratives de l'ONU, ainsi que du règlement du personnel et du règlement financier, est requise.
Une expérience de travail avec UMOJA ou des outils ERP similaires est souhaitable.
Une expérience de la rédaction de rapports et de documents d'orientation/politiques/procédures normalisées d'exploitation est souhaitable.
Deux (2) ans ou plus d'expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise de l'anglais et du français (à l'oral et à l'écrit) est requise.
L'évaluation des candidats qualifiés peut comprendre un exercice d'évaluation qui peut être suivi d'un entretien basé sur les compétences.
Ce poste est disponible temporairement jusqu'au 30 juin 2023. Si le candidat sélectionné est un membre du personnel du Secrétariat des Nations Unies, la sélection sera administrée comme une affectation temporaire.
Bien que cette affectation temporaire puisse donner au candidat retenu l'occasion d'acquérir une nouvelle expérience professionnelle, la sélection pour ce poste est pour une période limitée et n'a aucune incidence sur l'occupation future du poste.
Sous réserve de la source de financement du poste, l'éligibilité à ce poste temporaire peut être limitée aux candidats basés sur le lieu d'affectation.
Cette ouverture d'emploi temporaire peut être limitée aux "candidats internes", qui ont été recrutés par le biais d'un concours administré conformément à la disposition 4.16 ou d'un processus de sélection du personnel comprenant l'examen d'un organe central de contrôle établi conformément à la disposition 4.15.
Les fonctionnaires des organisations appliquant le régime commun des Nations Unies qui atteindront l'âge obligatoire de la cessation de service ou de la retraite pendant la durée de la période actuelle de besoins temporaires ne peuvent pas faire acte de candidature. Le fait de soumettre une candidature ou d'être sélectionné pour l'emploi temporaire en cours ne retarde ni n'augmente l'âge obligatoire de la cessation de service.
Les retraités ayant dépassé l'âge obligatoire de la séparation qui souhaitent être pris en considération pour l'emploi temporaire actuel doivent indiquer que la raison de leur dernière séparation est la "retraite". Ces retraités ne seront pas employés par l'Organisation, à moins que (a) les besoins opérationnels de l'Organisation ne puissent être satisfaits par des fonctionnaires qualifiés et disponibles pour exercer les fonctions requises ; et (b) l'emploi proposé n'ait pas d'incidence négative sur l'évolution de carrière ou les possibilités de réaffectation d'autres fonctionnaires et représente une solution à la fois économique et rationnelle pour répondre aux besoins du service.
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.