Le poste est à pourvoir au Service administratif du Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences, au Siège de l’Organisation des Nations Unies à New York. Le (la) titulaire relève du (de la) responsable du Service administratif.
Sous la direction du (de la) responsable du Service administratif, le (la) titulaire s’acquitte des fonctions suivantes :
1. Élaboration du budget :
• Veiller à ce que les textes portant mandat soient fidèlement transposés dans les budgets-programmes du Département et dans les sources de financement extrabudgétaires ;
• Planifier, organiser et gérer l’établissement des plans de dépenses, des prévisions budgétaires et de projets de budget du Département ;
• Coordonner la collecte de données sur les besoins en ressources auprès de parties prenantes à l’intérieur et à l’extérieur du Département, selon qu’il conviendra, et compiler ces données aux fins de l’établissement de projets de budget ;
• Fournir un appui technique aux organes intergouvernementaux et spécialisés compétents à l’occasion de l’examen des projets de budget ; aider à obtenir l’approbation du financement.
2. Gestion et exécution du budget :
• Vérifier les crédits alloués et autoriser les sous-allocations, y compris opérer toutes réaffectations de fonds nécessaires ;
• Suivre l’exécution du budget et déterminer et recommander toutes réaffectations de fonds nécessaires ;
• Surveiller le montant des dépenses pour les garder dans les limites autorisées ;
• Administrer et surveiller les fonds extrabudgétaires, notamment en examinant les accords conclus et les devis, et en veillant au respect des règles et règlements et des politiques et procédures établies ;
• Se tenir au fait des meilleures pratiques appliquées dans le secteur permettant d’augmenter l’efficacité et l’efficience des opérations financières ;
• Regrouper les informations permettant de déterminer si l’adoption de telle ou telle résolution entraîne des dépenses supplémentaires et, en conséquence, fournir les éléments nécessaires à l’établissement de l’état récapitulatif des incidences sur le budget-programme ;
• Réaliser des travaux de recherche et d’analyse sur les politiques et pratiques budgétaires et recommander les changements ou modifications à y apporter ;
• Assurer l’analyse des procédures et fournir des orientations techniques pour la planification, le déploiement et l’exploitation de systèmes d’information financière, y compris le progiciel de gestion intégré (Umoja) ;
• Évaluer les systèmes existants et déterminer si de nouveaux systèmes (ou une modification des systèmes existants) sont nécessaires ; sélectionner des options permettant de résoudre les problèmes liés aux systèmes et aux flux de travail, et proposer les solutions les plus appropriées en tenant compte des considérations fonctionnelles et économiques.
3. Soutien aux clients du Département :
• Donner des avis et des conseils concernant les politiques et procédures budgétaires et financières, notamment la budgétisation axée sur les résultats ;
• Participer aux réunions entre services portant sur des questions liées aux besoins en ressources, à la programmation et au budget ;
• Se tenir au courant de tous les documents, rapports ou directives ayant trait au Département, pour veiller au respect des recommandations et décisions intergouvernementales ainsi que des politiques et procédures en vigueur à l’ONU ;
• Élaborer des rapports importants ou complexes à l’intention de la direction du Département ;
• Assurer les fonctions d’agent(e) certificateur(trice) conformément aux règles de gestion financière et, à ce titre, s’assurer que les montants qu’il est proposé de verser sont conformes aux allocations de crédits approuvées et au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’ONU ;
• Veiller à l’intégrité des systèmes financiers et des systèmes de gestion ainsi que des mécanismes de contrôle sur lesquels ils s’appuient.
4. Rapports de gestion et rapports financiers :
• Planifier, organiser et gérer les activités du groupe ou de la section dont il (elle) est responsable ;
• Suivre l’utilisation des crédits approuvés, dégager les tendances et les domaines dignes d’attention et porter tout écart significatif à l’attention de la direction ;
• À partir des informations recueillies, adapter les domaines soumis à une surveillance renforcée et proposer des mesures visant à traiter les causes profondes d’un comportement financier ou d’une exécution budgétaire imprévus ;
• Utiliser et intégrer les données obtenues grâce aux rapports financiers dans les futurs cycles de planification et d’élaboration du budget ;
• Présenter et partager avec l’équipe les données sur l’exécution du budget afin que le travail du service demeure conforme aux domaines prioritaires définis ;
• Établir les rapports sur l’exécution du budget, en analysant les écarts entre les crédits approuvés et les dépenses effectives.
• S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.
Professionnalisme : Bien connaître les pratiques et les principes financiers et budgétaires, et savoir établir un budget et assurer l’administration financière des ressources. Savoir élaborer des politiques, des procédures et de nouveaux programmes budgétaires. Être capable de définir de nouvelles stratégies et approches techniques dans le domaine budgétaire. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise. Prendre la responsabilité de tenir compte des questions de genre et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.
Souci du client : Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ; suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tenir les clients informés de l’avancement des projets ; tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
Ouverture à la technologie : Se tenir au fait de l’innovation technologique ; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt(e) à apprendre de lui ; faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ; accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ; partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.
Suivi du comportement professionnel : Déléguer les pouvoirs, l’autorité et la compétence requis à ses subordonnés ; veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la chaîne hiérarchique soient clairs pour tous ; estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et tirer le meilleur parti des compétences ; suivre l’avancement du travail au regard des échéances ; s’entretenir régulièrement avec ses subordonnés des résultats qu’ils obtiennent, leur faire savoir comment leur apport est perçu et leur donner les conseils nécessaires ; encourager le risque et soutenir la créativité et l’initiative ; appuyer activement les aspirations professionnelles de ses collaborateurs ; faire preuve de justice dans la notation.
Diplôme universitaire du niveau du master dans l’un des domaines suivants ou dans une discipline apparentée : gestion des entreprises, administration publique, finance ou comptabilité. À défaut, diplôme universitaire du premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente.
Au moins sept ans d’expérience, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine de la finance, du budget, de la comptabilité ou de la gestion d’entreprise, ou dans un domaine apparenté sont requises.
Une expérience de l’utilisation de progiciels de gestion intégrés tels que SAP Umoja (ou systèmes similaires) est requise.
Une expérience de l’exécution et du suivi de budgets ou fonds d’affectation spéciale est requise.
Une expérience de l’analyse des données financières et de l’utilisation du tableur Excel est requise.
Une expérience dans le système des Nations Unies ou une autre organisation internationale est requise.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste à pourvoir, la maîtrise de l’anglais est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.
Les candidat(e)s qualifié(e)s pourront être invité(e)s à participer à une évaluation puis, éventuellement, à un entretien axé sur les compétences.
Les fonctionnaires sont soumis(es) à l’autorité du (de la) Secrétaire général(e), qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils (elles) sont censé(e)s changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur.
Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies tenant à ce que son personnel comprenne autant de femmes que d’hommes, les candidatures de femmes sont fortement encouragées.
Pour ce poste, les personnes originaires des États Membres suivants, qui étaient sous-représentés ou n’étaient pas représentés au Secrétariat de l’ONU au 30 novembre 2022, sont vivement encouragées à faire acte de candidature : Afghanistan, Andorre, Angola, Antigua-et-Barbuda, Arabie saoudite, Bahreïn, Belize, Brunéi Darussalam, Cabo Verde, Chine, Comores, Cuba, Djibouti, Dominique, Émirats arabes unis, États fédérés de Micronésie, États-Unis d’Amérique, Gabon, Grenade, Guinée-Bissau, Guinée équatoriale, Haïti, Îles Marshall, Îles Salomon, Israël, Japon, Kiribati, Koweït, Libéria, Libye, Liechtenstein, Malte, Monaco, Mozambique, Namibie, Nauru, Norvège, Oman, Palaos, Panama, Papouasie-Nouvelle-Guinée, Paraguay, Qatar, République centrafricaine, République démocratique populaire lao, République de Corée, République populaire démocratique de Corée, Sainte-Lucie, Saint-Marin, Saint-Vincent-et-les Grenadines, Samoa, Sao Tomé-et-Principe, Slovénie, Soudan du Sud, Timor-Leste, Turkménistan, Tuvalu, Vanuatu.
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.
Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.
La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.
Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.
Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.