vacance de poste

Intitulé publication: INFORMATION MANAGEMENT ASSISTANT
Intitulé code d’emploi: INFORMATION MANAGEMENT ASSISTANT
Département / Bureau: OFFICE OF LEGAL AFFAIRS
Lieu d'affectation: NEW YORK
Période de candidature: 29 juillet 2016 - 04 août 2016
No de l’appel á candidature: 16-Information Management Systems-OLA-64009-J-New York (T)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Notice spéciale

Le recrutement pour ce poste est exclusivement local.

Passer avec succès le Test d'aptitude standardisé pour les services généraux (GGST - Global General Service Test) est un prérequis pour être considéré comme un candidat potentiel à un recrutement pour les postes des Services Généraux au sein du Secrétariat des Nations Unies.

Avoir passé avec succès le Test d’aptitude aux fonctions d’appui administratif (ASAT - Administrative Assessment Support Test) en anglais aux Sièges du Secrétariat des Nations Unies, à la Commission économique pour l'Afrique (UNECA), à la Commission économique pour l'Asie Occidentale (ESCWA), le Bureau des Nations Unies à Genève (UNOG), le Bureau des Nations Unies à Vienne (UNOV), le Tribunal pénal international pour le Rwanda (ICTR) ou le Tribunal pénal international pour l'ex-Yougoslavie (ICTY) peut être accepté en lieu et place du test GGST, sous réserve de la confirmation de sa validité.

Cadre organisationnel

This position is located in the Treaty Section, Office of Legal Affairs. The incumbent will report to the Information Management Officer.

Responsabilités

Within delegated authority, the Information Management Assistant will be responsible for the following duties:

Archives and Records Management:

• Facilitates the periodic transfer of scheduled records into the Archives by liaising with Secretariat and overseas offices; ensures the completeness and accuracy of transfer documentation; and provides assistance to Secretariat staff in transfer preparations.
• Provides database management support for digitized documents and archival photograph collections.
• Oversees records accessioning operations by supervising staff in receiving transfers; applies retention schedules and links to previous accessions; and breaks accessions into records series and registers identifiers in the Section database.
• Oversees records center operations by overseeing space allocations and associated accessions and database updating; responds to emergency disasters; and monitors environmental quality controls and arranges for the resolution of problems.
• Oversees disposals by liaising with relevant Secretariat staff and off-site storage and paper recycling companies; prepares background information for the review of archivists and implementing retention schedules; supervises the staging of records for disposal; and updates the Section database.
• Oversees contractually stored records by facilitating the establishment of contracts and monitoring compliance; prepares and arranges records for transfer to commercial storage; applies retention schedules and initiating reappraisals and disposals in consultation with archivists; registers actions in the Section database; and provides reference service.
• Prepares background information for the review of archivists and implementing retention schedules; supervises the staging of records for disposal; and updates the Section archives inventory records.
• Undertakes archival arrangement and description projects by researching administrative histories and providing records content analysis for purposes of series description preparation and appraisal determinations; arranges records and prepares series descriptions according to archival standards and database protocols.
• Ensures completeness and accuracy of submissions of legal instruments received..
• Performs general web-publishing responsibilities.
• Monitors incoming documents workflow and web-publishing server transactions.
• Provides guidance to more junior General Service Staff.
• Provides administrative support to the Section.
• Performs other duties as assigned..
• Coordinates access and declassification reviews by screening records for security-classified materials, preparing declassification review requests and updating Section database.

Documents:
• Performs research and document delivery services using a range of specialized commercial databases in addition to standard sources and databases.
• Orders and ensures shipment of documents, reference materials, stationery and necessary equipment to various sites.
• Maintains statistics on service and workload measures.

General:
• Guides and supervises more junior General Service Staff.
• Provides administrative support for the section and unit chiefs and undertakes other duties as assigned.

Compétences

• Professionalism: Knowledge of electronic record keeping and relevant information systems and networks. Ability to undertake independent research, maintain records in a systematic fashion and to retrieve necessary materials with maximum speed and accuracy. Ability to identify and assess issues and develop accurate retrieval tools for relevant records. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

• Teamwork: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.

• Technological Awareness: Keeps abreast of available technology; understands applicability and limitation of technology to the work of the office; actively seeks to apply technology to appropriate tasks; shows willingness to learn new technology.

Formation

High school diploma or equivalent.

Expérience professionnelle

Seven years of experience in archives, electronic record management or related area. Several experience in electronic record management in the field of imaging, retouching and quality control of the electronic documents using the latest industry standards is desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in English is required. Knowledge of another official United Nations language is an advantage.

Méthode d'évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.

Charte des Nations Unies

En vertu du paragraphe 3 de l'Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d'assurer à l'Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d'intégrité, notamment mais non exclusivement s’agissant du respect du droit international des droits de l’homme et du droit international humanitaire. Les candidats pourront faire l’objet d’une présélection sur la base de ces critères, notamment mais non exclusivement dans le but de vérifier s’ils ont commis ou sont soupçonnés d’avoir commis des infractions pénales ou des violations du droit international des droits de l’homme ou du droit international humanitaire.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils peuvent consulter le Guide rapide « Procédure de dépôt de candidature » et le manuel d'instructions pour le candidat (en anglais seulement), en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises relatives à leur qualification, notamment mais non exclusivement, à leur formation, leur expérience professionnelle et leurs compétences linguistiques, conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Les candidats seront exclus de la procédure d'examen s'il n'est pas démontré dans leur candidature qu'ils répondent à tous les critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation. Ils sont tenus de fournir des informations complètes et précises. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à minuit (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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