vacance de poste

Intitulé publication: EDITORIAL ASSISTANT, G5
Intitulé code d’emploi: EDITORIAL ASSISTANT
Département / Bureau: Department of Peacekeeping Operations
Lieu d'affectation: NEW YORK
Période de candidature: 09 juin 2017 - 08 juillet 2017
No de l’appel á candidature: 17-Language-DPKO-79774-R-New York (R)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Notice spéciale

Le recrutement pour ce poste est fait au niveau local, que le candidat soit résident du lieu d’affection ou pas.

La réussite au test d’aptitude aux fonctions d’appui administratif (ASAT) au Siège, ECA, ESCWA, UNOG, UNOV, ICTR ou à l’examen global des services généraux (GGST) constitue une condition préalable pour que votre candidature soit réputée recevable dans le cadre d'une procédure de recrutement pour un emploi relevant de la catégorie des services généraux auprès du Secrétariat des Nations Unies.

Cadre organisationnel

This position is located in the DPKO-DFS Correspondence Team, Office of the Chief of Staff, DPKO/DFS.

Responsabilités

Within delegated authority, and under the direct supervision of the DPKO-DFS Correspondence team leader, the Editorial Assistant will be responsible for the following duties:
• Assists in screening documents submitted for editing for the signature of the USG/DPKO and USG/DFS in order to ensure compliance with submission standards and regulations;
• Registers incoming and outgoing texts in the DPKO/DFS electronic document-tracking system (Comet2); informs senior Assistants of technical problems concerning submission and registration and assists in resolving them.
• Assists senior Assistants in tasking incoming documents to departmental Offices and Divisions and tracking subsequent workflow; keeps all concerned informed of changes in processing schedules.
• Provides reference assistance to departmental staff, contacting other UN offices and permanent missions as necessary.
• Responds to queries from departmental Offices and Divisions concerning documents submitted for processing; refers queries to the appropriate parties as necessary.
• Compiles statistics on the processing and workflow of the incoming and outgoing correspondence;
• Ensures that all staff in the Correspondence Team, including temporary staff, have basic computer equipment, software, and telephone and e-mail services; takes charge of all arrangements connected with this task.
• Provides basic computer technical support to all staff in the Correspondence Team; performs basic trouble-shooting functions in a timely manner; maintains contact with DFS Information and Communications Technology Division (ICTD) and reports problems to the DFS Call Centre when required.
• Performs general office support functions for the Correspondence Team, using IMIS to requisition supplies and maintains attendance records.
• Carries out other tasks requested by the team leader; covers other General Service staff functions, including those of the team leader when the staff members are absent on annual or sick leave.

Compétences

• Professionalism: Knowledge of UN documentation, the document processing chain and relevant operational and administrative procedures. Knowledge of UN editorial policies and practices. Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations; Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.
• Communication: Speaks and writes clearly and effectively; listens to others, correctly interprets messages from others and responds appropriately; asks questions to clarify, and exhibits interest in having two-way communication; tailors language, tone, style and format to match audience; demonstrates openness in sharing information and keeping people informed.
• Client Orientation: Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client.

Formation

High school diploma or equivalent.

Expérience professionnelle

A minimum of five years of experience in office support functions and in screening and registering UN documentation submitted for processing, providing reference or technical support to departmental staff. Experience working in a high-level front office is desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in oral and written English is required. Knowledge of French is highly desirable and knowledge of another official United Nations language is an advantage.

Méthode d'évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.

Charte des Nations Unies

Les candidats devront répondre aux exigences de l’Article 101, paragraphe 3, de la Charte ainsi qu’aux conditions requises pour le poste. Les Nations Unies s’attendent aux plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité chez l’ensemble de son personnel, ce qui inclut le respect des droits de l’homme et du droit humanitaire. En conséquence, les candidats pourront être sujets à des procédures de vérification contrôlant, sans s’y limiter, leur perpétration, ou accusation de perpétration, de délit et/ou de violation des droits de l’homme et du droit humanitaire international.

Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. (Charte des Nations Unies - Chapitre III, Article 8). Le Secrétariat des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plate-forme de recrutement en ligne, inspira. Pour des conseils plus détaillés, les candidats peuvent se référer à « Aperçu... Procédure de dépôt de candidature » et le manuel d'instruction pour les candidats, qui peut être consulté en cliquant sur "Manuels" sur le côté supérieur droit du navigateur Web d’inspira dans la page principale de l’utilisateur.
Les candidatures déposées font l'objet d'une présélection automatisée selon les critères d'évaluation publiés de l’Appel à Candidature (AC) et sur la base des informations fournies par les candidats. Concernant les exigences de l’Appel à candidature,

Les candidats doivent fournir des informations complètes et précises/exactes relatives à leurs qualifications, dont leur formation, leur expérience professionnelle et leurs connaissances linguistiques. Chaque candidat doit garder à l’esprit que tout dépôt de candidatures incomplètes ou incorrectes/erronées peut les rendre irrecevables dans le cadre de l’appel à candidatures. Une pré-sélection et évaluation des candidatures seront effectuées en fonctions des informations fournies. Une fois déposées, les candidatures ne peuvent pas être modifiées. Les personnes dont la candidature est retenue pour la sélection feront l’objet d’une procédure de vérification des références afin de s’assurer de l’exactitude des informations fournies dans la candidature.

Les appels à candidature publiés sur le Portail des carrières sont retirés à minuit (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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