vacance de poste

Intitulé publication: Stagiaire en finances, I (Temporary Job Opening)
Intitulé code d’emploi: INTERN - FINANCE
Département / Bureau: Economic Commission for Africa
Lieu d'affectation: ADDIS ABABA
Période de candidature: 20 juin 2017 - 18 août 2017
No de l’appel á candidature: 17-Finance-ECA-81237-J-Addis Ababa (T)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Notice spéciale

Les candidats sont encouragés à postuler pour les stages en rapport direct avec leurs études et/ou leurs compétences et expertise. Ils sont priés d’indiquer soigneusement leurs préférences notamment celles qui correspondent le mieux à leurs aptitudes afin d’accroitre l’importance du stage pour le stagiaire tout comme pour le département de l’ONU qui l’accueille. Les enfants ou frères et sœurs de fonctionnaires de l’Organisation ne sont pas autorisés à postuler pour un stage. Un(e) candidat(e) ayant tout autre lien de parenté avec un(e) fonctionnaire de l’Organisation peut être recruté(e) comme stagiaire à condition de ne pas travailler dans la même unité administrative et de ne pas être placé(e) sous sa supervision directe ou indirecte. Aux fins de la présente instruction, « enfant » désigne i) l’enfant d’un(e) fonctionnaire; ii) l’enfant du (de la) conjoint(e) d’un(e) fonctionnaire; ou iii) le (la) conjoint(e) de l’enfant d’un(e) fonctionnaire ou du (de la) conjoint(e) d’un(e) fonctionnaire. Le « frère » ou la « sœur » désigne l’enfant d’un des parents ou des deux parents d’un(e) fonctionnaire et l’enfant du (de la) conjoint(e) d’un des parents d’un(e) fonctionnaire (c’est-à-dire son demi-frère ou sa demi-sœur).

Cadre organisationnel

Ce profil concerne uniquement le Programme de stage de la Commission économique pour l’Afrique (CEA) à Addis-Abeba (Éthiopie). Les stagiaires ne doivent pas s’attendre à être recrutés par les Nations Unies à l’issue du stage. Ils ne peuvent pas se porter candidats ou être nommés à un poste d’administrateur ou de fonctionnaire de rang supérieur donnant le statut de fonctionnaire international, au cours des six mois qui suivent la fin de leur stage. Les stagiaires doivent avoir un visa en cours de validité. Ce poste est à pourvoir au sein de la Section des finances de la Division de l’administration (CEA) à Addis-Abeba, (Éthiopie). Le stage n’est pas rémunéré et il s’effectue à temps plein, c’est à dire que le stagiaire travaille cinq jours par semaine (de 8h30 à 17h30). La durée du stage est de six mois.

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, les stagiaires en finances s’acquittent des tâches suivantes:

Bureau du Chef

•Gérer le calendrier du chef, prendre les rendez-vous, planifier les réunions. Faire, recevoir et filtrer les appels téléphoniques et répondre à toutes les requêtes avec discrétion. Accueillir chaleureusement les visiteurs et proposer des solutions à leurs questions.
•Garantir la fluidité et l’efficacité du flux d’information au sein de la Section. Préparer, relire les mémos confidentiels, les lettres, les fiches de transmission et veiller à ce qu’ils adhèrent au format de l’ONU. Compiler et résumer les documents et informations de base qui serviront à établir les synthèses et les rapports financiers de la section.
•Hiérarchiser les questions prioritaires qui nécessitent l’attention du Chef et en effectuer le suivi jusqu’à leur règlement.
•Tenir à jour le classement et les archives des stocks et fournitures.
•Aider à récupérer et à localiser les documents pour vérifier l’exactitude et la légitimité des soldes des comptes créditeurs, débiteurs et de versement dans l’optique des activités de nettoyage des données du système Umoja.
•Traiter tout le courrier entrant y compris rédiger des mémos, des télécopies, des lettres, des fiches de transmission et des rapports, vérifier la conformité aux formats, la clarté du langage et l’exactitude des documents avant de les soumettre à la signature du Chef de la Section des finances.
•Traiter tout le courrier entrant en l’enregistrant dans un système de suivi des correspondances. Distribuer tous les documents reçus aux groupes concernés pour que des mesures soient prises et effectuer le suivi des questions urgentes jusqu’à leur règlement. Distribuer tout le courrier entrant avec instruction aux chefs de groupe et/ou aux membres du personnel pour suite à donner.
•Actualiser le système de suivi en indiquant à qui les documents ont été transmis pour révision et vérifier qu’ils ont été effectivement traités.
•Effectuer le suivi du courrier entrant et sortant qui appelle une suite à donner.

Groupe de la comptabilité

•Analyser tous les comptes débiteurs et créditeurs ainsi que tous les comptes GR/IR de façon à ce que tous les décaissements nécessaires soient effectués et libérés, ou transmis au Groupe du décaissement.
•Aider le personnel du Groupe de la comptabilité à garantir la finalisation de tous les cas de paiements « annulés sans nouvelle émission » dans le système Umoja.
•Enquêter sur les cas anormaux et veiller à ce que les ajustements nécessaires soient faits.
•Veiller à ce que les comptes débiteurs et créditeurs des anciens soldes impayés aient un solde nul et que tous les soldes actuels soient immédiatement disponibles dans les délais prévus. Prendre les mesures de suivi qui s’imposent notamment rédiger des mémos, passer des appels téléphoniques, etc., conformément aux orientations du Groupe de la gestion.
•Communiquer aux bureaux responsables l’état d’avancement des cas faisant l’objet d’une enquête, déterminer si l’organisation est toujours tenue de payer, et donner des conseils au Groupe du décaissement sur de nouvelles mesures à prendre.

•Regrouper les documents justificatif nécessaires aux fins de traitement et soumission au Groupe du décaissement pour suite à donner.
•Soumettre les cas et les mémos relatifs aux paiements ne pouvant être réglés pour des raisons valables et soumettre la demande d’ajustement comptable approprié à l’approbation du Siège.
•Aider le personnel du Groupe à effectuer des opérations de caisse dans le système Umoja.
•Participer à l’apurement du solde non utilisé, régulièrement et en fin d’exercice.
•Suivre l’état d’avancement des charges à payer et de l’engagement de fonds dans toutes les Divisions et la Section et veiller à ce que tous les comptes budgétaires soient clôturés après la livraison des biens et/ou services.
•Procéder à la validation des données des comptes débiteurs et des comptes créditeurs.
•Effectuer le suivi du rapport des dépenses qui sont faites au cours des périodes d’interruption.
•Concourir au projet d’archivage du Groupe.
•Mener des analyses, établir des rapports et entreprendre d’autres activités d’appui au cours du processus de vérification.
•S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées par le Chef du Groupe.

Groupe des subventions et des contributions

•Compiler et archiver les accords des partenaires d’exécution pour l’exercice budgétaire.
•Examiner le solde du compte d’examen au niveau du partenaire commercial et collaborer avec d’autres Sections, le cas échéant pour épurer les comptes créditeurs et débiteurs.
•Aider à récupérer et à localiser les documents pour vérifier l’exactitude et la légitimité du solde du compte enregistré dans les comptes créditeurs, débiteurs et de versement.
•Participer à l’analyse de l’obligation et effectuer le suivi auprès des spécialistes de la gestion des programmes (Division de la planification stratégique et de la qualité opérationnelle).
•Contribuer à la compilation des projets de Procédures opérationnelles permanentes de la Section.

Groupe des états de paie et des décaissements

•Aider à analyser et à examiner les résultats du cycle de paiement après chaque cycle de simulation.
•Examiner les soldes des comptes au niveau de l’identification d’un bénéficiaire et collaborer avec d’autres sections de la Division de l’administration, le cas échéant, pour apurer les comptes créditeurs et débiteurs et les soldes des obligations à transférer.
•Examiner les effets à recevoir pour différents membres du personnel.
•Localiser les documents dans les salles de dépôt et dans les archives afin d’appuyer les demandes de créances irrécouvrables et fournir les informations supplémentaires exigées par le bureau du contrôleur.
•Localiser et récupérer les documents dans les salles dépôt pour vérifier l’exactitude et la légitimité des soldes des comptes créditeurs, débiteurs et de décaissement.

Groupe de la trésorerie

•Contribuer au traitement des paiements à verser aux fournisseurs, aux membres du personnel, aux participants et autres.
•Imprimez les chèques, préparer les instructions de paiement bancaires et les instructions de transfert aux fins d’approbation.
•Aider au traitement des paiements des droits à prestations des membres du personnel, y compris les salaires, les demandes d’indemnité, les bourses d’études et autres en associant les instructions de paiement des membres du personnel et les instructions du mode de paiement.
•Introduire des demandes d’instructions de paiement dans le système aux fins d’approbation.
•Établir des pièces justificatives de journal en vue des paiements avant de les soumettre aux fins d’approbation et d’autorisation.

•Rapprocher les rapports quotidiens d’opérations bancaires et le livre.
•Enregistrer les dépôts des revenus en espèces, les envois de fonds et autres opérations et transmettre les documents de dépôts non affectés aux assistants comptables aux fins d’imputation aux comptes appropriés.
•Enregistrer des comptes bancaires plus complexes en diverses devises, notamment l’enregistrement des transferts, les instructions de paiement, les rentrées ou les dépôts.
•Aider à la préparation des mémos et des courriels destinés à différents bureaux, départements et bureaux à l’étranger relatifs aux instructions de paiement bancaire et vérifier les rappels de recouvrement de chèques.
•Répondre aux questions émanant du personnel et des tiers.
•Récupérer et localiser les documents pour vérifier l’exactitude et la légitimité des justificatifs de paiement.
•Procéder à la gestion des dossiers en traitant les correspondances et les paiements à l’aide d’un système de classement approprié (support papier et électronique).
•S’acquitter de toutes autres tâches, le cas échéant.
•Concourir à la compilation des projets de Procédures opérationnelles permanentes du Groupe.

Compétences

Professionnalisme: Connaissance des politiques, procédures et pratiques liées aux ressources humaines et aptitude à les interpréter et à les appliquer au sein d’une organisation. Faire preuve d’initiatives et établir les liens appropriés pour satisfaire aux exigences professionnelles et prévoir les prochaines étapes. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, respecter les délais et obtenir des résultats; être motivé sur le plan professionnel plutôt que personnel; démontrer de la persévérance face aux obstacles et aux difficultés; garder son calme dans les situations de crise. Prendre la responsabilité de transversaliser la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.

Aptitude à la communication: S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit; écouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient; poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue; adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse; partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui; faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier les priorités en fonction des besoins; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification; Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Formation

Pour participer au Programme de stage des Nations Unies, les candidats doivent satisfaire aux conditions ci-après: • Les candidats doivent satisfaire à l’une des conditions suivantes: a) être inscrits à un programme de deuxième ou troisième cycle universitaire; b) être inscrits en dernière année d’un programme de premier cycle universitaire du niveau de la licence ou équivalent; ou c) avoir obtenu un diplôme universitaire (tel que défini plus haut) et, s’ils sont sélectionnés, commencer le stage au plus tard un an après l’obtention du diplôme.

Expérience professionnelle

Les candidats ne sont pas tenus d’avoir une expérience professionnelle pour participer au programme.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais, écrit et oral, est exigée. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout.

Méthode d'évaluation

Les candidats seront évalués en fonction de leur notice personnelle. Des entretiens individuels peuvent être menés pour une évaluation plus approfondie. Les candidats doivent remplir une demande complète en ligne (Lettre de couverture et notice personnelle). Les dossiers de candidatures incomplets ne seront pas pris en compte. La lettre de couverture doit faire figurer: - Le nom du diplôme préparé; - La date prévue d’obtention du diplôme (quand obtiendrez-vous votre diplôme ?); - La liste de vos compétences en informatique et des programmes informatiques que vous maîtrisez; - Une explication des raisons pour lesquelles vous êtes le meilleur candidat pour ce stage en particulier. Dans votre notice personnelle, prenez soin de mentionner toutes vos expériences de travail et vos compétences informatiques. Veuillez par ailleurs fournir trois références.
En raison du nombre important de demandes, seuls les candidats retenus seront contactés.

Charte des Nations Unies

En vertu du paragraphe 3 de l'Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d'assurer à l'Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d'intégrité, notamment mais non exclusivement s’agissant du respect du droit international des droits de l’homme et du droit international humanitaire. Les candidats pourront faire l’objet d’une présélection sur la base de ces critères, notamment mais non exclusivement dans le but de vérifier s’ils ont commis ou sont soupçonnés d’avoir commis des infractions pénales ou des violations du droit international des droits de l’homme ou du droit international humanitaire.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils peuvent consulter le Guide rapide « Procédure de dépôt de candidature » et le manuel d'instructions pour le candidat (en anglais seulement), en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises relatives à leur qualification, notamment mais non exclusivement, à leur formation, leur expérience professionnelle et leurs compétences linguistiques, conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Les candidats seront exclus de la procédure d'examen s'il n'est pas démontré dans leur candidature qu'ils répondent à tous les critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation. Ils sont tenus de fournir des informations complètes et précises. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à minuit (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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