vacance de poste

Intitulé publication: ADMINISTRATIVE ASSISTANT, G4 (Temporary Job Opening)
Intitulé code d’emploi: TEAM ASSISTANT
Département / Bureau: Department of Peacekeeping Operations
Lieu d'affectation: NEW YORK
Période de candidature: 19 janvier 2018 - 02 mars 2018
No de l’appel á candidature: 18-Administration-DPKO-89448-J-New York (R)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

This position is located in the Department of Peacekeeping Operations/Office of the Under-
Secretary-General/Peacekeeping Situation Centre (SitCen). The incumbent reports directly to the
UNOCC/SitCen's P-5 Deputy Chief/Senior Operations Officer and the D-1 Director, UNOCC and Chief of the SitCen.

Responsabilités

• Assists the Director and Deputy Director, UNOCC with all secretarial support.
• Provides support to the budget focal point with assimilating and compiling the budget submissions.
• Provides administrative support to the Coordination Officer/Head of Research and Liaison Unit.
• Acts as note taker for weekly UNOCC management meetings.
• Acts as UNOCC’s focal point for all Umoja travel related queries.
• Maintains and tracks the travel budget in Umoja for all UNOCC.
• Orders and monitors stationery, office supplies and all other procurement in Umoja.
• Prepares and handles correspondence (routing slips, code cables, notes etc.) in Comet Plus.
• Screens and disseminates incoming correspondence.
• Attends to telephone inquiries.
• Maintains and updates the contact list of the Military and Police Advisers Community (MPAC).
• Assists the Personal Assistant to the Director with the evaluation process in Inspira.
• Organizes interviews for posts advertised by the UNOCC.
• Maintains electronic and hard copy filing systems.
• Provides general administrative and clerical support to all staff.
• Serves as back-up to the Personal Assistant and the Operations Assistant.

Compétences

Professionalism:
- Shows pride in work and in achievements;
- Is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results;
- Is motivated by professional rather than personal concerns;
- Shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations (i.e. meeting numerous urgent deadlines on short notice).
- Exercises discretion in handling sensitive human resources information.


Teamwork:
-Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals
-Solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others
-Places team agenda before personal agenda
-Supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position
-Shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings


Technological Awareness:
-Keeps abreast of available technology
-Understands applicability and limitations of technology to the work of the office
-Actively seeks to apply technology to appropriate tasks
-Shows willingness to learn new technology

Formation

High school diploma or equivalent.

Expérience professionnelle

A minimum of 3 years of experience in administrative or related area is required. Knowledge and familiarity with travel, procurement and budget modules in Umoja, or similar SAP based ERP system, is highly desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. Fluency in oral and written English is required. Knowledge of a second official UN language is desirable.

Méthode d'évaluation

Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview.

Notice spéciale

This position is temporary in nature and is available with effect from 1 February 2018 through 30 June 2018, with possibility of extension. Recruitment is subject to availability of position.

This position is subject to local recruitment pursuant to staff rule 4.4 of the United Nations
Staff Rules. All staff in the General Service and related categories shall be recruited in the
country or within commuting distance of each office, irrespective of their nationality and of
the length of time they may have been in the country. A staff member subject to local
recruitment shall not be eligible for the allowances or benefits exclusively applicable to
international recruitment.

Passing the Global General Service Test (GGST) is a prerequisite for recruitment
consideration in the General Services and related categories in the United Nations Secretariat.
Applicants who have not passed the GGST at the time of application may be invited for the
test after submitting an application. Having passed the Administrative Support Assessment
Test in English at the United Nations Headquarters, Economic Commission for Africa,
Economic and Social Commission for Western Asia, United Nations Office at Geneva, United
Nations Office at Vienna, International Criminal Tribunal for Rwanda or International
Criminal Tribunal for the former Yugoslavia; or the United Nations Accounting or Statistical
Assistant Examination at the United Nations Headquarters may be accepted in lieu of the
GGST.

Staff members are subject to the authority of the Secretary-General and to assignment by him
or her. In this context, all staff are expected to move periodically to new functions in their
careers in accordance with established rules and procedures.

Extension of the appointment is subject to Extension of the mandate and/or the availability of
the funds.

Charte des Nations Unies

Les candidats devront répondre aux exigences de l’Article 101, paragraphe 3, de la Charte ainsi qu’aux conditions requises pour le poste. Les Nations Unies s’attendent aux plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité chez l’ensemble de son personnel, ce qui inclut le respect des droits de l’homme et du droit humanitaire. En conséquence, les candidats pourront être sujets à des procédures de vérification contrôlant, sans s’y limiter, leur perpétration, ou accusation de perpétration, de délit et/ou de violation des droits de l’homme et du droit humanitaire international.

Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. (Charte des Nations Unies - Chapitre III, Article 8). Le Secrétariat des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plate-forme de recrutement en ligne, inspira. Pour des conseils plus détaillés, les candidats peuvent se référer à « Aperçu... Procédure de dépôt de candidature » et le manuel d'instruction pour les candidats, qui peut être consulté en cliquant sur "Manuels" sur le côté supérieur droit du navigateur Web d’inspira dans la page principale de l’utilisateur.
Les candidatures déposées font l'objet d'une présélection automatisée selon les critères d'évaluation publiés de l’Appel à Candidature (AC) et sur la base des informations fournies par les candidats. Concernant les exigences de l’Appel à candidature,

Les candidats doivent fournir des informations complètes et précises/exactes relatives à leurs qualifications, dont leur formation, leur expérience professionnelle et leurs connaissances linguistiques. Chaque candidat doit garder à l’esprit que tout dépôt de candidatures incomplètes ou incorrectes/erronées peut les rendre irrecevables dans le cadre de l’appel à candidatures. Une pré-sélection et évaluation des candidatures seront effectuées en fonctions des informations fournies. Une fois déposées, les candidatures ne peuvent pas être modifiées. Les personnes dont la candidature est retenue pour la sélection feront l’objet d’une procédure de vérification des références afin de s’assurer de l’exactitude des informations fournies dans la candidature.

Les appels à candidature publiés sur le Portail des carrières sont retirés à minuit (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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