vacance de poste

Intitulé publication: ADMINISTRATIVE ASSISTANT, G5
Intitulé code d’emploi: ADMINISTRATIVE ASSISTANT
Département / Bureau: United Nations Interim Force in Lebanon
Lieu d'affectation: BEIRUT
Période de candidature: 28 décembre 2017 - 26 janvier 2018
No de l’appel á candidature: 17-Administration-UNIFIL-89847-R-Beirut (M)
Staffing Exercise N/A
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Désolé, cet appel à candidature n'est plus disponible.
Cadre organisationnel

This position is located in Movement Control Section, United Nations Interim Force in Lebanon (UNIFIL), Beirut. The incumbent will report to Movement Control Officer or his/her designate.

Responsabilités

• Perform various actions related to the administration of the work unit’s human resources activities, e.g., recruitment, placement, promotion, relocation, performance appraisal, job classification reviews, separation of staff members, training etc., consistently applying UN rules, regulations, policies and procedures.
• Liaise with central administration/executive services as required; Maintains vacancy announcement files and updates track vacancy announcements; Prepares personnel actions through the UN's current electronic tools, e.g., MIS/Nucleus/Umoja; Advises staff on visa matters;
• Provide advice and answers general queries on classification procedures and processes; •Provides information and advice to staff/consultants with respect to conditions of service, duties and responsibilities, and privileges and entitlements under the Staff Rules and Regulations;
• Monitor assigned staffing tables for a variety of human resource activities, e.g., appointments, retirement, expiration of appointments, reassignments, transfer and movement of staff.
Budget and Finance:
• Provide assistance in the preparation and development of the office’s work programme and budget;
• Collects data from relevant databases and assist in preparation of financial reports;
• Provide assistance in the review, and preparation of the medium-term plan and its revisions; Review and assists in the finalization of cost estimates and budget proposals, in terms of staff and non-staff requirements for the mission including programmatic aspects;
• Assist in the preparation of budget performance submissions.
General Administration
• Provide guidance to subordinate staff;
• Prepare daily /weekly /monthly/ yearly reports and statistics as required;
• Identify and report issues/problems as they arise, and recommend appropriate actions;
• Coordinate regularly with service units and liaise as needed with internal team members both at the mission and in outstations;
• Perform other related administrative duties, as required (e.g., travel, monitoring accounts and payment to vendors and individual contractors for services, reviews physical space plans and assists in the identification of office technology needs, maintenance of equipment, software and systems, organizes and coordinate seminars, conferences and translations).

Compétences

Professionalism: Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Familiarity with provisions of United Nations Rules, Regulations, Manuals and Policies. Knowledge of the UN administrative electronic tools, such as Umoja or Enterprise Resource Planning (ERP). Solid computer skills including proficiency in word processing and spreadsheets. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.
•Communication: Speaks and writes clearly and effectively; listens to others, correctly interprets messages from others and responds appropriately; asks questions to clarify, and exhibits interest in having two-way communication; tailors language, tone, style and format to match audience; demonstrates openness in sharing information and keeping people informed.
•Planning & Organizing: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

Formation

High School diploma or equivalent is required. Technical training in Finance, Budget, Human Resources Management or Administration is highly desirable.

Expérience professionnelle

A minimum of five (5) years of progressively responsible experience in administration, finance, budget, accounting, audit, human resources or related area is required. Experience working at a UN field mission or UN Agencies is desirable.

Connaissances linguistiques

English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the position advertised, fluency in English (both oral and written) is required. Knowledge of another UN official language is desirable.

Méthode d'évaluation

Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise, which may be followed by competency-based interview.

Notice spéciale

Recruitment against this position is on a local basis; applicants in the General Service category shall meet the relevant employment requirements of the host country (Lebanon), including fulfilling visa or work permit stipulations. If you fulfill the visa and work permit stipulations for Lebanon, please specify in your cover letter and attach a copy of your visa and work permit under ‘attachments” of your application in Inspira.

Charte des Nations Unies

En vertu du paragraphe 3 de l'Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d'assurer à l'Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d'intégrité, notamment mais non exclusivement s’agissant du respect du droit international des droits de l’homme et du droit international humanitaire. Les candidats pourront faire l’objet d’une présélection sur la base de ces critères, notamment mais non exclusivement dans le but de vérifier s’ils ont commis ou sont soupçonnés d’avoir commis des infractions pénales ou des violations du droit international des droits de l’homme ou du droit international humanitaire.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils peuvent consulter le Guide rapide « Procédure de dépôt de candidature » et le manuel d'instructions pour le candidat (en anglais seulement), en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises relatives à leur qualification, notamment mais non exclusivement, à leur formation, leur expérience professionnelle et leurs compétences linguistiques, conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Les candidats seront exclus de la procédure d'examen s'il n'est pas démontré dans leur candidature qu'ils répondent à tous les critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation. Ils sont tenus de fournir des informations complètes et précises. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à minuit (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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